Aufgaben richtig erledigen

Für viele ist die konstante Informationsüberflutung und der steigende Zeitdruck schon fast zum Normalfall geworden. Doch dieser Druck stellt ein Problem für die erfolgreiche Projektplanung dar. Letztendlich muss jeder Projektmanager einen Weg finden mit Kostenfaktoren, Umfang des Projektes und zeitlichen Begrenzungen umzugehen. Doch mit den richtigen Management Strategien können die Rahmenbedingungen eines erfolgreichen Projektes gelegt werden.


Pareto-Strategie

Diese Zeitmanagementstrategie basiert auf dem wirtschaftlichen Prinzip der Pareto-Effizienz. Pareto effizient ist jedes Ergebnis, das nicht optimiert werden kann, ohne dabei eine Variable zu verringern. Für das Projektmanagement sind diese beiden Variablen Aufwand und Ergebnis, nach dem Pareto-Prinzip sollte der Manager eine Situation anstreben, in der Aufwand und Ergebnis stagnieren. Theoretiker haben herausgefunden, dass achtzig Prozent des Ergebnisses von ca. zwanzig Prozent der Arbeit produziert werden, wodurch eine 20/80-Regel entstanden ist. Für Ihr persönliches Zeitmanagement und das allgemeine Projektmanagement bedeutet dies, dass Sie sich auf zwanzig Prozent der Aufgaben konzentrieren sollten. Denn dieses Teil, der Aufgaben entscheiden letztlich über den Hauptteil des Gesamtergebnisses. Das 20/80 Prinzip ist die einzig effiziente Art zu arbeiten, es erhöht die Qualität des Ergebnisses und vermindert Stress.



Wasserfallstrategie

Die Wasserfallstrategie ist eine klassische Projektmanagementmethode, die das gesamte Projekt in verschiedene Phasen unterteilt. Das Projekt als Ganzes umfasst die Initiierungs-, die Planungs-, die Analyse-, die Ressourcenplanungs-, die Durchführungs-, die Überwachungs-, die Controlling- und die Finalisierungsphase. Wendet man die Wasserfall strategie an, so sollten neue Aufgaben nur dann gestartet werden, wenn vorherige abgeschlossen sind. Dies ist keine flexible Projektplanungsmethode und daher nicht offen für Änderungen oder Feedback nach Projektbeginn. Die Methode ist daher ideal für kurze und einfache Projekte, bei denen jede Aufgabe von der vorherigen abhängig ist. Sie sollte allerdings nicht für komplexe Projekte verwendet werden, bei denen sich viele Aufgaben während des gesamten Prozesses noch ändern können.

Agile Projektstrategie

Diese Strategie stellt das herkömmliche Projektmanagement in Frage, da sie flexible, innovative Prinzipien beinhaltet, die das Kundenerlebnis in den Mittelpunkt stellen. Eines der Leitmotive ist die direkte und offene Kommunikation. Breite und kurze Kommunikationswege sollen jedes Teammitglied über alle wichtigen Themen informieren. Des Weiteren werden im agilen Projektmanagement häufig kurzfristige Änderungen vorgenommen. Dies ist auf einen konsequenten Feedbackprozess zur Optimierung des Projekts zurückzuführen. Schließlich versucht man mit besonders flacher Hierarchie, eine gemeinschaftliche Atmosphäre zu schaffen und die Arbeitsmotivation zu erhöhen. Steife Hierarchien behindern oft schnelle und flexible Reaktionen auf Veränderungen.

Eisenhower-Strategie

In dieser Strategie leiten vier Kategorien und drei Prioritäten den gesamten Projektmanagement Prozess. Ziel ist es, ein optimales Verhältnis zwischen Aufwand und Ergebnis des Projekts zu erreichen. Jede Aufgabe wird priorisiert und einer bestimmten Kategorie zugeordnet. Die erste Kategorie mit Priorität A umfasst wichtige und dringliche Aufgaben. Dies ist die höchste Prioritätsstufe und bedeutet, dass erforderliche Ressourcen und Know-how bereitzustellen sind, damit die Aufgabe erledigt werden kann. Die zweite Kategorie ist für Aufgaben, die wichtig, aber nicht dringlich sind, daher haben sie Priorität B. Diese Art von Aufgabe hat noch Zeit und dient eher als Leitfaden für spätere Handlungen. Die dritte Kategorie umfasst Aufgaben, die dringend, aber nicht relevant sind. Sie haben Prioritätsstatus C, weil sie eigentlich nicht aufgeschoben werden sollten, aber auch nicht wichtig sind, dazu gehört beispielsweise die Beantwortung von E-Mails. Schließlich finden sich in der vierten Kategorie Aufgaben, die weder wichtig noch dringend sind, und daher keine Priorität haben.



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