Der Königsweg zum starken Meeting

Jeder kennt diese Meetings, die wertvolle Zeit fressen und dabei noch nicht mal produktiv sind. Die Gedanken sind schon lange nicht mehr beim Meeting, sondern nur noch bei den Aufgaben, die eigentlich noch zu erledigen sind. Wir haben ein paar nützliche Tipps parat, die Ihnen helfen, das nächste Meeting erfolgreicher zu strukturieren. So wird aus der lästigen Pflicht ein Austausch mit Mehrwert.

Die 3 Grundregeln

Warum bin ich schon wieder pünktlich erschienen, wenn ich doch auf die anderen warten muss? Und…worum geht es in diesem Meeting überhaupt? Ok, und wer soll die Aufgaben übernehmen?
Um diese Fragen aus der Welt zu schaffen, gibt es 3 einfache Regeln, die bei jedem Meeting befolgt werden sollten:

1. Die Agenda

Der erste Punkt wirkt zwar trivial, wird aber oft nicht beherzigt. Stellen Sie sicher, dass jeder die Tagesordnung vor sich hat. Im besten Fall ist sie immer sichtbar, z.B. auf einem Whiteboard, einem großen Display oder einer Flipchart. Ein einfaches Handout tut es natürlich auch.
Durch die Agenda kann man direkt ins Gespräch starten und findet den Faden deutlich schneller wieder, sollte die Diskussion doch einmal ausufern. Am besten schicken Sie allen Teilnehmern die Agenda einen Tag vor dem Meeting, damit jeder die Möglichkeit hat sich gut vorzubereiten.

2. Pünktlich beginnen und aufhören

Wenn die versammelte Mannschaft auf eine verspätete Person wartet, ist das meist ein denkbar schlechter Start ins Meeting. Besonders wenn der Chef zu spät kommt ist die Stimmung gedämpft. Warum kommt er zu spät? Er sollte doch mit gutem Vorbild voran gehen. Außerdem ist Zeit Geld. Je mehr Leute warten, desto mehr Geld…
Genauso sollten Sie darauf achten, das Gespräch pünktlich zu beenden. Eine definitive Endzeit trägt dazu bei, dass Sie das erreichen, was auf Ihrer Agenda steht, und die Leute schnell wieder an ihre Arbeit zurückkehren.

3. Zuständigkeiten festlegen

Die letzten Minuten jedes Meetings sollten reserviert sein für die Diskussion wer wann was tut. Ohne diesen Schritt sollte kein Meeting enden! Andernfalls könnte die Besprechung umsonst gewesen sein.

Das Meeting leiten, nicht beherrschen

Das Ziel eines Meetings sollten bestmögliche Entscheidungen sein, auf Grundlage des vorangegangen Meinungs-, Ideen- und Faktenaustauschs. Um sicherstellen zu können, dass alle zu Wort kommen und nicht mit ihrer Meinung hinterm Berg halten, müssen Sie die Diskussion leiten. Das kann schwierig sein, wenn eine forsche Person auf einen zurückhaltenden Charakter trifft. Es ist aber die Arbeit wert.

Hören Sie zu

Wenn die Eckpunkte der Agenda besprochen sind und die Diskussion beginnt, halten Sie sich einfach zurück und lassen die anderen sprechen. Wenn Sie zu Beginn des Gesprächs mit Ihrer Meinung vorangehen, werden Sie eher Zustimmung und keine anderen Meinungen und Perspektive erhalten. Damit geht der Mehrwert des Meetings verloren.

Spinnen Sie!

Zeigen Sie Ihren Kollegen durch verrückte Vorschläge, dass jede Idee willkommen ist. Oft sind die abwegigen Gedanken, die wertvollsten, weil sie neue Perspektiven eröffnen und von ausgetretenen auf neue Pfade führen. Damit jeder weiß, dass es in Ordnung ist unkonventionelle Vorschläge zu machen, müssen Sie es vormachen.

Stimmen Sie ab

Verteilen Sie zu Beginn des Meetings Stimmzettel. Jeder bekommt 3 Karten, auf denen „Super!“, „ganz nett“ und „Egal“ steht. Wenn sich eine Idee entwickelt hat, wird abgestimmt und jeder hebt gleichzeitig einen Zettel. Auf diese Weise können Sie ehrliche Meinungen sammeln und zurückhaltende Personen miteinbeziehen. Außerdem haben Sie schnell einen Überblick, ob sich eine weitere Diskussion lohnt - gerade dann, wenn die Meinungen weit auseinander gehen.

Brauchen wir das Meeting oder kann das weg?

Mit der Zeit füllt sich der Terminplan mit wiederkehrenden Meetings, die schnell zur Gewohnheit werden. Viele sind wichtig, aber einige sind irgendwann nicht mehr sinnvoll. Deshalb sollten Sie sich regelmäßig fragen: Muss ich noch an diesem Meeting teilnehmen? Ist vielleicht sogar das ganze Meeting überflüssig? Wenn Sie ab und zu Ihre Meetings auf den Prüfstand stellen, bleibt ihr Kalender sauber und Sie haben mehr Zeit sich auf das Wesentliche zu konzentrieren.

Weitere Tipps:

Aufstehen – so hält man das Meeting kurz und knapp
Keine Telefone – keine Ausnahme
Eine Person führt Protokoll – alle anderen sind weniger abgelenkt
Zusammenfassung ASAP – versenden Sie das Protokoll nach dem Meeting so schnell wie möglich - natürlich inklusive der beschlossenen Aufgaben und Zuständigkeiten
Glühbirne & Blitz – Sie arbeiten gern am Whiteboard oder Flipchart? Markieren Sie eindeutig Ideen (Glühbirne) und Aufgaben (Blitz)

Viel Erfolg und – ja wirklich – viel Spaß beim nächsten Meeting!