Zeitmanagement Methoden: Welche ist die Beste?

Schnell den Schreibtisch aufräumen, bevor es losgeht und dann - oh ein Anruf! Zurück zum Schreibtisch und huch, plötzlich ist Mittag? Okay, jetzt starten wir aber durch, nur noch schnell ein paar E-Mails beantworten und dann ist auch schon Feierabend? Theoretisch müssten wir jetzt nach Hause, doch wirklich geschafft haben wir heute nichts. Zeitmanagement ist ein großes Thema am Arbeitsplatz. Wir haben drei moderne Zeitmanagement-Methoden für Sie getestet.

Zeitmanagement Methoden

Methode 1: Eat that frog (Iss den Frosch)

Bei dieser Zeitmanagement-Methode konzentriert man sich vorwiegend auf die Auswirkungen einer Aufgabe. Sie funktioniert folgendermaßen:

  1. Überlegen Sie sich zuerst Ihr großes Ziel, das Sie erreichen möchten.
  2. Setzen Sie sich hierfür eine Frist.
  3. Anschließend fertigen Sie eine Liste mit allen Dingen an, welche zum Erreichen des Zieles erforderlich sind.
  4. Setzen Sie nun Prioritäten. Die höchsten Prioritäten sind Ihre Frösche.
  5. Sofort loslegen! Küssen oder „essen“ Sie immer den hässlichen Frosch zuerst, dann haben Sie es hinter sich.
  6. Identifizieren Sie jeden Tag neue Frösche und küssen Sie am Morgen als erstes den hässlichsten. So kann der Tag für Sie nur besser werden und ganz gleich was passiert, das Wichtigste ist erledigt.

Bei dieser Methode waren wir im Office sehr unterschiedlicher Meinung. Schon Mutti zwang uns zuerst zu den Hausaufgaben, bevor wir spielen gehen durften und auch ein Sprichwort rät uns „Erst die Arbeit, dann das Vergnügen“.
Doch leider ist es oft so: Wenn der Tag gleich mit dem Schlimmsten startet, sinkt die Laune oft sehr schnell und die Motivation schwindet, bevor sie überhaupt aufkommen konnte. Manchmal braucht man einfach kleinere Aufgaben, die einem vielleicht sogar Spaß machen, damit ein guter Start in den Tag gelingt.



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Methode 2: Die Pomodoro-Technik

Pomodoro ist italienisch und bedeutet Tomate. Namensgebend für diese Methode war die Eieruhr in Form einer Tomate, welche der Italiener Francesco Cirillo beim Entwickeln der Technik verwendete. Die Methode funktioniert folgendermaßen:

  1. Notieren Sie sich, welche Aufgaben oder Teilaufgaben Sie in den kommenden 25 Minuten erledigen möchten.
  2. Stellen Sie Ihren Wecker auf 25 Minuten und arbeiten Sie währenddessen konzentriert und fokussiert. Lassen Sie sich nicht ablenken!
  3. Sobald die 25 Minuten um sind, streichen Sie die abgeschlossene Aufgabe und nehmen sich 5 Minuten Pause.
  4. Wiederholen Sie die Vorgänge 1 bis 3 insgesamt viermal und nehmen Sie sich anschließend eine 30-minütige Pause, bevor Sie erneut starten.

Ja, in dieser Methode steckt tatsächlich ein sinnvoller Kern. Es ist unglaublich hilfreich regelmäßig Pausen einzulegen, um während der eigentlichen Arbeit konzentrierter zu sein. Jedoch ist es denkbar schwierig, die Zeit genau so einzuteilen, dass der Plan tatsächlich aufgeht. Dauert eine Aufgabe deutlich länger oder wesentlich kürzer als geplant, gerät man schnell aus dem Rhythmus und gibt direkt wieder auf. Sinnvoller wäre es wohl, die Grundidee beizubehalten und seinen eigenen Rhythmus für seine Aufgaben so zu finden.

Methode 3: Not-To-Do-Liste

Diese Methode dient in erster Linie dem Zweck sich selbst vor Ablenkungen zu schützen. Auf eine solche Liste kommen alle Aufgaben, die nicht nötig sind oder man delegieren kann sowie schlechte Angewohnheiten, welche man während der Arbeit vermeiden will. Eine Not-To-Do-Liste könnte beispielsweise wie folgt aussehen:

  1. CandyCrash am Handy spielen
  2. Auf Mittagspause verzichten
  3. Akten abheften
  4. Private Social Media Nutzung
  5. Tägliche Überstunden

Sich mit seinen eigenen schlechten Angewohnheiten und Schwächen auseinander zu setzen und daraus Ziele zu formulieren, ist an sich sehr empfehlenswert. Allerdings tritt dabei schnell der Neujahrs-Effekt auf und gute Vorsätze werden schnell gebrochen. Zudem können nicht alle Aufgaben delegiert oder ganz vernachlässigt werden, selbst wenn sie kein direktes Ergebnis liefern. Wir sehen diese Methode daher eher im Mittelfeld als ganz weit oben.



Fazit

Wie Sie sicher bereits bemerkt haben, gibt es für uns keinen perfekten Fahrplan für ein optimales Zeitmanagement. Hier heißt es wohl, die richtige Mischung finden. Probieren Sie einfach ein paar Methoden für sich aus und ziehen Sie aus jeder das Beste heraus.

Hier ein paar Tipps, die wirklich helfen:

  1. To-Do-Listen anfertigen, um jederzeit den Überblick zu behalten
  2. Ideen immer sofort notieren
  3. Ziele und Prioritäten setzen
  4. Große Projekte in Teilaufgaben oder Meilensteine unterteilen, um Erfolge messen zu können
  5. Sagen Sie ruhig auch mal Nein zu einer Aufgabe
  6. Eigene Ansprüche auch mal herunterschrauben
  7. Nicht aufschieben, sondern lieber sofort angehen
  8. Pausen ernst- und wahrnehmen!
  9. Gehirnleistungen aktiv unterstützen (durch gesunde Ernährung, ausreichend Schlaf, frische Luft, Bewegung u.Ä.)