Aus diesen zwei Gründen ist Excel nicht als Projektmanagement-Tool geeignet

Die Spreadsheet-Software Excel ist natürlich ein echter Alleskönner. Sie kann verschiedene Datentypen verarbeiten, großartige Grafiken generieren und ist als Input- oder Output-Format an viele andere Softwarelösungen angeschlossen. Doch ohne jemals dafür ausgelegt zu sein, ist Excel zum meistverwendeten Projektmanagement-Tool geworden... und das ist eine der wenigen Dinge, die Excel wirklich nicht kann. Wir zeigen Ihnen warum!


Selbst Hersteller Microsoft hat das anerkannt und bietet eine eigene, von Excel losgelöste Projektmanagement-Software an. Wer Excel im Projektmanagement zweckentfremdet, verkompliziert die Administration und erhöht die Fehleranfälligkeit im Projekt. Denn:

1. Excel enthält zu wenig Informationen

Natürlich können Sie in Excel so ziemlich alles pflegen. Doch nutzt man Excel, um das ganze Projekt zu managen, ist es eine langwierige Aufgabe, die relevanten Informationen für den entsprechenden Stakeholder aus dem Dokument zu extrahieren und in einem ansprechenden Report aufzubereiten. Über den Projektfortschritt, eventuelle Verzögerungen und die Auswirkungen des Projektes (im Positiven wie im Negativen) gibt Excel selbst nicht automatisch Auskunft. Diese Informationen müssen händisch zusammengetragen und durch mehr oder weniger komplexe Bezugsformeln im Dokument berechnet werden, bevor sie im Report oder in der Projektauswertung verarbeitet werden können. Und die Angabe, wann und von wem eine Information das letzte Mal aktualisiert wurde, ist dabei an keiner Stelle zu erkennen.

Wenn dann noch gewisse Ressourcen projektübergreifend an verschiedenen Stellen eingesetzt werden, bedeutet das die Verknüpfung von mehreren möglicherweise unterschiedlich formatierten Excel-Dateien. Sofern sich die Beteiligten überhaupt des Einsatzes in mehreren Projekten bewusst sind. Wenn zwischen den Projektleitern nicht effektiv kommuniziert wird, kann es mit Excel als Verwaltungsinstrument auch zum unbemerkten mehrfachen Verplanen einer Person kommen. Für Kollegen, die an mehr als einem Projekt arbeiten, bedeutet das händische Erstellen einer To Do-Liste in der Datei des entsprechenden Projektes außerdem, dass sie mehrere dieser Listen an verschiedenen Speicherorten pflegen müssen. Ein unnötiger und zeitfressender Aufwand, wenn eine geeignete Lösung eine projektübergreifende Auflistung aller anstehenden Aufgaben sowie ihrer Dringlichkeit wäre.


Doch auf der Kehrseite der Informationsmedaille hat es einen weiteren Grund, warum Projektmanagement mit Excel nicht optimal läuft:

2. Excel enthält zu viele Informationen

In vielen umfangreichen Projekten, gerade in sensiblen Bereichen wie der Restrukturierung, M&As oder anderen Transformationsprojekten, umfasst ein Projekt zudem viele Planschritte, Maßnahmen, Effekte und Forecasts, die nicht für jeden Projektmitarbeiter einsehbar sein sollen. Eine gezielte Steuerung, wer auf welche Informationen zugreifen darf, ist ohne eine zeitraubende Versionierung von Dateien nicht machbar.

Diese Versionierung verursacht nicht nur eine schnell wachsende Datenmenge, die im Unternehmen nachgehalten werden muss und für chaotische Archive sorgt, sondern kann auch zu schwerwiegenden Synchronisierungsfehlern führen. Sie kennen dieses Szenario mit Sicherheit und finden vielleicht auch die ein oder andere in Konflikt stehende Kopie auf Ihren Laufwerken, oder?


Und zu guter Letzt ist nicht jeder Arbeiter ein Excel-Experte. Das Programm enthält viele Funktionen, die auf ihren ursprünglichen Einsatz als Analyseinstrument ausgelegt sind und kann in der Bedienung kompliziert sein. Besonders wenn viele Informationen in verschiedenen Formen von Kollegen unterschiedlichen Excel-Niveaus über mehrere Tabellenblätter hinweg nachgehalten werden. Bei unerwarteten Fehlern oder Problemen im Einsatz steht bei Microsoft kein Excel-Ansprechpartner zu Verfügung, der gezielte Fragen zur Anwendung beantworten kann.

Die Lösung?

Setzen Sie sich mit einer gezielten Projektmanagement-Software auseinander. Viele Lösungen wurden konkret als Alternative zu Excel oder Stift und Papier entwickelt, um große Teile des Projektmanagements zu automatisieren. Nach der Einführung einer Projektmanagement-Lösung haben Sie außerdem den Vorteil, dass sich die automatisierten und begleitenden Prozesse, die sich im Unternehmen etabliert haben, einfach auf das nächste Projekt übertragen lassen.

Doch Projektmanagement-Software ist oft auf eine bestimmte Branche ausgerichtet oder gezielt zur Lösung eines bestimmten Problemes entwickelt worden. Machen Sie sich deshalb vor der Suche bewusst, was für Ihr Unternehmen und Ihre Projekte das ausschlaggebende Kriterium ist. Wenn Sie Synchronisierungsfehler durch lokal gespeicherte Dateien und Versionierungen vermeiden wollen, eignet sich zum Beispiel eine webbasierte Lösung wie unser digitaler Projektassistent Falcon. Die Vorlagen in Falcon eignen sich besonders für Transformationsprojekte, wie Post Merger Integrationen, Wachstumsprojekte oder Carve Outs. Denn Falcon wurde speziell für Initiativen wie Restrukturierungen und Turnaround-Projekte konzipiert, bei denen neben dem Unternehmen selbst mehrere Parteien, wie Beratungen und Investoren beteiligt sind. Andere Anbieter haben ihren Fokus auf andere Nichen (z.B. Software-Entwicklung oder simple To Do-Listen) gelegt.

Wenn Sie Projektmanagement-Tools testen, können Sie diese Checkliste nutzen, um sicherzugehen, dass die Software Ihrer Wahl wirklich Ihren Bedürfnissen entspricht:

  • Ist die Lösung auf Ihre Form des Projektmanagement ausgerichtet?
  • Gibt es geeignete Projektvorlagen oder die Möglichkeit, eigene Vorlagen zu erstellen?
  • Gibt es ein Dashboard zur Projektübersicht oder Reportings auf Knopfdruck?
  • Ist das Produkt für meine Teamgröße geeignet?
  • Können alle Projektbeteiligten simultan an dem Projekt arbeiten, ohne unterschiedliche Dateien zu erzeugen?
  • Sind die Aufgaben und Verantwortungen einzelner Teammitglieder auf einen Blick erkennen?
  • Ist der technische Support in dem Umfang gegeben, den mein Team benötigt?
  • Kann die Struktur der Lese- und Schreibrechte an meine Bedürfnisse angepasst und ggf. im Laufe des Projektes verändert werden?
  • Kommt die Software für das firmenübliche Betriebssystem in Frage?
  • Werden Verzögerungen in einzelnen Projektschritten automatisch erkennbar gemacht?
  • Können Sie mit der Software die Auswirkungen Ihres Projektes messen?

Wenn Sie an einer Falcon-Demo Interesse haben, schicken Sie uns eine E-Mail an info@nordantech.com. Auf unserer Startseite können Sie außerdem in wenigen Klicks und ohne Angabe von Zahlungsdaten ein kostenloses Trial starten.