Aus diesen Gründen ist Excel nicht als Projektmanagement-Tool geeignet

Die Spreadsheet-Software Excel ist natürlich ein echter Alleskönner. Sie kann verschiedene Datentypen verarbeiten, großartige Grafiken generieren und ist als Input- oder Output-Format an viele andere Softwarelösungen angeschlossen. Doch ohne jemals dafür ausgelegt zu sein, ist Excel zum meistverwendeten Projektmanagement-Tool geworden. Wir erklären Ihnen, warum Excel dafür die falsche Wahl ist.

Projektmanagement Excel

Excel war nie für Projektmanagement gedacht

Selbst Hersteller Microsoft hat das anerkannt und bietet eine eigene, von Excel losgelöste Projektmanagement-Software an. Wer Excel im Projektmanagement zweckentfremdet, verkompliziert die Administration und erhöht die Fehleranfälligkeit im Projekt.

Informationen müssen zusammengesucht werden

Natürlich können Sie in Excel so ziemlich alles pflegen. Doch nutzt man Excel, um das ganze Projekt zu managen, ist es eine langwierige Aufgabe, die relevanten Informationen für den entsprechenden Stakeholder aus dem Dokument zu extrahieren und in einem ansprechenden Report aufzubereiten. Über den Projektfortschritt, eventuelle Verzögerungen und die Auswirkungen des Projektes (im Positiven wie im Negativen) gibt Excel selbst nicht automatisch Auskunft. Diese Informationen müssen händisch zusammengetragen und durch mehr oder weniger komplexe Bezugsformeln im Dokument berechnet werden, bevor sie im Report oder in der Projektauswertung verarbeitet werden können. Und die Angabe, wann und von wem eine Information das letzte Mal aktualisiert wurde, ist dabei an keiner Stelle zu erkennen.

Nicht für Teamarbeit ausgelegt

Wenn dann noch gewisse Ressourcen projektübergreifend an verschiedenen Stellen eingesetzt werden, bedeutet das die Verknüpfung von mehreren möglicherweise unterschiedlich formatierten Excel-Dateien. Sofern sich die Beteiligten überhaupt des Einsatzes in mehreren Projekten bewusst sind. Wenn zwischen den Projektleitern nicht effektiv kommuniziert wird, kann es mit Excel als Verwaltungsinstrument auch zum unbemerkten mehrfachen Verplanen einer Person kommen. Für Kollegen, die an mehr als einem Projekt arbeiten, bedeutet das händische Erstellen einer To Do-Liste in der Datei des entsprechenden Projektes außerdem, dass sie mehrere dieser Listen an verschiedenen Speicherorten pflegen müssen. Ein unnötiger und zeitfressender Aufwand, wenn eine geeignete Lösung eine projektübergreifende Auflistung aller anstehenden Aufgaben sowie ihrer Dringlichkeit wäre.

Kein Rechte-Management

In vielen umfangreichen Projekten, gerade in sensiblen Bereichen wie der Restrukturierung, M&As oder anderen Transformationsprojekten, umfasst ein Projekt zudem viele Planschritte, Maßnahmen, Effekte und Forecasts, die nicht für jeden Projektmitarbeiter einsehbar sein sollen. Eine gezielte Steuerung, wer auf welche Informationen zugreifen darf, ist ohne eine zeitraubende Versionierung von Dateien nicht machbar.

Dateien-Konflikte und -Chaos

Das bringt uns zum nächsten Problem. Diese Versionierung verursacht nicht nur eine schnell wachsende Datenmenge, die im Unternehmen nachgehalten werden muss und für chaotische Archive sorgt, sondern kann auch zu schwerwiegenden Synchronisierungsfehlern führen. Sie kennen dieses Szenario mit Sicherheit und finden vielleicht auch die ein oder andere in Konflikt stehende Kopie auf Ihren Laufwerken, oder?

Arbeit benötigt spezielle Excel-Kenntnisse

Und zu guter Letzt ist nicht jeder Arbeiter ein Excel-Experte. Das Programm enthält viele Funktionen, die auf ihren ursprünglichen Einsatz als Analyseinstrument ausgelegt sind und kann in der Bedienung kompliziert sein. Besonders wenn viele Informationen in verschiedenen Formen von Kollegen unterschiedlichen Excel-Niveaus über mehrere Tabellenblätter hinweg nachgehalten werden. Bei unerwarteten Fehlern oder Problemen im Einsatz steht bei Microsoft kein Excel-Ansprechpartner zu Verfügung, der gezielte Fragen zur Anwendung beantworten kann.

Eine Projektmanagement-Software ist die Lösung!

Setzen Sie sich mit einer gezielten Projektmanagement-Software auseinander. Viele Lösungen wurden konkret als Alternative zu Excel oder Stift und Papier entwickelt, um große Teile des Projektmanagements zu automatisieren. Nach der Einführung einer Projektmanagement-Lösung haben Sie außerdem den Vorteil, dass sich die automatisierten und begleitenden Prozesse, die sich im Unternehmen etabliert haben, einfach auf das nächste Projekt übertragen lassen.

Doch Projektmanagement-Software ist oft auf eine bestimmte Branche ausgerichtet oder gezielt zur Lösung eines bestimmten Problems entwickelt worden. Machen Sie sich deshalb vor der Suche bewusst, was für Ihr Unternehmen und Ihre Projekte das ausschlaggebende Kriterium ist. Wenn Sie Synchronisierungsfehler durch lokal gespeicherte Dateien und Versionierungen vermeiden wollen, eignet sich zum Beispiel eine webbasierte Lösung wie unser digitaler Projektassistent Falcon.
Falcon ist eine Projektmanagement Software, die Ihnen bei der Umsatzung Ihrer Projekten hilft. Alle Beteiligten sparen wertvolle Zeit und können sich auf ihre Aufgaben konzentrieren. Falcon schafft klare Verantwortlichkeiten und, gerade bei komplexen Projekten mit großen Teams, eine einfache Übersicht über das Gesamtprojekt, die Ziele und den Fortschritt.

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