7 wichtige Erfolgsfaktoren im Projektmanagement

Wie so oft im Leben gibt es für einen Erfolg im Projektmanagement keine Garantie. Trotzdem zeigt die Erfahrung, dass einige Faktoren unmittelbar mit einem erfolgreichen Projektabschluss korrelieren. In diesem Artikel stellen wir Ihnen die Erfolgsfaktoren vor und erklären Ihnen, wie Sie diese für sich nutzen können.

Erfolgsfaktoren Projektmanagement

Was ist ein Projekterfolg?
Ein Projekt gilt als erfolgreich, wenn die vorher festgelegten messbaren Ziele erreicht oder übertroffen wurden. Neben den objektiven Kriterien hängt die Beurteilung des Projekterfolgs auch von den jeweiligen Stakeholdern ab.

1. Definition von Zielen

Ziele sollten klar definiert werden! Von Beginn an muss im gesamten Team durchgehend Klarheit über Projektziele und Zielvereinbarungen herrschen. Die Anzahl der Ziele pro Projekt ist abhängig von dessen Umfang. Grundsätzlich sollten mehrere Unterziele immer zu einem Gesamtziel führen. Ein festgelegter Prozess für Zielvereinbarungen der Projektmitarbeiter kann hier hilfreich sein. Stimmen Sie Anforderungen des Projektes zwischen Projektleiter und Management ab und kommunizieren Sie diese stets dem Projektteam. Die Zielkontrolle durch einen konsequenten Change-Request Prozess wird empfohlen.

Zielsetzung erfüllt drei Hauptfunktionen:

  • Orientierungsfunktion: Mithilfe von Zielen fällt es leichter, Aktivitäten auf das Projektergebnis auszurichten.
  • Koordinationsfunktion: Das Gesamtziel wird in mehrere Teilziele ausgeteilt, wodurch die Koordination notwendiger Tätigkeiten erleichtert wird.
  • Selektionsfunktion: Ziele erleichtern den Auswahlprozess für verschiedene Lösungsalternativen.

Bei der Definition von Zielen empfiehlt sich die Anwendung der SMART Formel. Demnach sollten Ziele Spezifisch, Messbar, Aktionsorientiert, Realistisch und Terminiert sein.

2. Management aller Beteiligten

Stellen Sie sich direkt am Anfang die Frage, wer alles in das Projekt involviert sein wird. Hierzu könnten neben dem Projektteam beispielsweise das Management, Mitarbeiter, externe Partner, Kunden, Zulieferer, andere Unternehmen oder die Öffentlichkeit zählen. Jede dieser Parteien hat ganz eigene Vorstellungen und Ziele für das Projekt. Damit das Projekt nicht völlig aus dem Ruder läuft, ist es extrem wichtig, alle betroffenen Personen zu identifizieren und aktiv zu managen. Faktoren, welche das Projekt stören oder gefährden könnten, sollten frühzeitig erkannt und neutralisiert werden. Projekte scheitern nicht selten, weil nicht alle Beteiligten richtig einbezogen wurden. Daher spielt das Management eine tragende Rolle für den Projekterfolg.

3. Teamwork

Selbst das tollste Projekt wird scheitern, wenn das Team nicht stimmt. Achten Sie bei der Zusammenstellung Ihres Teams stets darauf, dass Ihre Auswahl sowohl fachlich kompetent als auch sozial kompatibel ist. Die Teamgröße ist abhängig von Projektumfang. Halten Sie Ihr Team so klein wie möglich und nur so groß wie nötig. Die ermöglicht eine deutlich bessere Kommunikation, verschnellert sämtliche Entscheidungsfindungsprozesse und birgt weniger potenzielle Konflikte. Sobald das Team steht, sollten Rollen und Aufgaben klar definiert und kommuniziert werden.

4. Kommunikation

Laut einer Studie der GPM (Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement) lassen sich 60% aller Projektmisserfolge auf fehlende oder mangelhafte Kommunikation zurückführen. Mit Hilfe eines Kommunikationsplans, in dem regelmäßige Reportings an die Führungsebene eingeplant werden, kann dies vermieden werden! In einem Reporting werden alle Fortschritte, aktuelle Herausforderungen, mögliche Problemstellungen, Schwierigkeiten und Lösungsansätze zusammenfassend dargestellt. Eine klare, strukturierte Kommunikation zwischen allen Projektbeteiligten verbessert ihre Erfolgsaussichten ungemein.

5. Projektleitung

Jeder hat eine Chance verdient. Das ist zwar soweit richtig, sollte in Hinsicht auf die Wahl des Projektleiters genauer hinterfragt wird. Projektmanagement ist sehr komplex und benötigt Methodik, Sachkenntnisse und Führungserfahrung sowie Zeit und Fokussierung auf das Ziel. Wenn Sie keinen passenden Projektleiter zur Verfügung haben, denken Sie über einen Iterim Manager nach, anstatt aus Verzweiflung den falschen zu wählen.

Zu den Aufgaben eines Projektleiters gehört:

  • Zielabstimmung mit dem Management sowie internen und externen Kunden
  • Zeitplan, Kostenrahmen, Umfang und Qualität der zu erledigenden Aufgaben definieren
  • Führung des Projektteams
  • Verantwortlich für das Stakeholder Management, Risiko- und Konfliktmanagement innerhalb des Teams und nach außen

Erfolgreiche Projektleiter sind im Vergleich zu weniger erfolgreichen Kollegen:

  • Teamfähiger
  • Risikobereiter
  • Extrovertierter und
  • Emotional belastbarer

Der Rückhalt der Führungsebene ist ein wichtiger Faktor für den Erfolg des Projekts. Dementsprechend sollte die Projektleitung die Führungsebene stets über den Projektstand informieren und von Anfang an mit einbeziehen.

6. Konfliktmanagement

Je mehr Menschen an einem Projekt beteiligt sind, desto komplexer werden die Aufgaben und somit steigt der Leistungsdruck. Das wiederum birgt ein hohes Konfliktpotenzial. Personale Spannungen und Konkurrenzdenken können beispielsweise auftreten, es könnten Reibungen aufgrund von mangelnder oder fehlerhafter Kommunikation entstehen oder interkulturelle Differenzen stehen dem Projekt mitunter im Weg. Deshalb ist ein aktives Risikomanagement gefragt! Führungsstärke, Kreativität und Kommunikationsgeschick sind Grundvoraussetzungen, um solche Probleme zu vermeiden.

7. Risikomanagement

Es gibt viele Gründe warum Projekte scheitern können. Interne oder externe Gegner können beispielsweise das Projekt sabotieren, zwei Projekte innerhalb des gleichen Unternehmens können untereinander konkurrieren oder Projektziele stehen im Gegensatz zueinander. Genau aus diesen Gründen ist ein funktionierendes Risikomanagement so entscheidend für den Projekterfolg. Ziel ist es, potenzielle Risiken zu identifizieren und diese zu begrenzen oder ganz zu umgehen.

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