7 Gründe, warum Emails jedes Projekt sabotieren

Wie oft haben wir schon nach Infos gesucht, die irgendwo in Emailverläufen vergraben waren? Richtig! Viel zu oft…
Das ist nicht nur nervig, sondern kann auch einen flüssigen Projektverlauf torpedieren. Wie exzessiver Emailverkehr unsere Projekte und unseren Arbeitsalltag ins Stocken bringen, haben wir im folgenden Artikel zusammengefasst.

1. null Überblick

Ähh…Wer macht denn was? Es ist nur eine Frage der Zeit bis die Emailkommunikation unübersichtlich wird, selbst wenn nur zwei Leute beteiligt sind. CCs, Anhänge, Signaturen, unpassende Betreffe… Das alles macht es nicht besser.
In diesem Informationswust findet niemand mehr schnell wichtige Informationen wie Zuständigkeiten, Prioritäten oder Deadlines. Wenn nicht nur 2 Personen an dem Emailverkehr teilnehmen, sondern 5 oder 10, kommen wir direkt zum nächsten Punkt:

2. Emails als Teamchat!

Es antwortet nicht mehr nur eine Person auf die versendete Mail, sondern mehrere Kollegen. Die erste Reaktion bezieht sich noch auf die eigene Mail, nächste schon nicht mehr. Die übernächste aber doch wieder… Manche Mails bestehen nur noch aus einigen Worten. Spätestens jetzt wird es unmöglich den Überblick zu behalten.
Das Postfach explodiert. 3, 2, 1…

3. Emailanhänge vs zentrale Dateiablage

Das Versenden von Präsentationen oder Spreadsheets per Mail mag funktionieren, wenn sich zwei Personen die Datei hin und her spielen. Sobald aber mehr Beteiligte im Spiel sind, kommt es schnell zu Versionskonflikten. Welche Datei ist denn nun die aktuellste? Um dieses Problem zu umschiffen, ist eine zentrale Datenablage nötig. So kann sichergestellt werden, dass alle Beteiligten auf dem aktuellen Stand sind.

Emailflut

Der durchschnittliche Mitarbeiter verbringt schätzungsweise 28 Prozent der Arbeitszeit mit der Bewältigung von E-Mails und fast 20 Prozent mit der Suche nach internen Informationen oder der Suche nach Kollegen, die bei bestimmten Aufgaben helfen können.
McKinsey

4. Stress

Wenn man morgens am Arbeitsplatz von 93 neuen Emails im Postfach begrüßt wird, steigt direkt das Stresslevel. Denn um bloß keine wichtigen Neuigkeiten des Projekts zu verpassen, bleibt nichts anderes übrig als alle Nachrichten zu lesen. Dabei ist noch so viel Anderes zu erledigen. Die Zeit fehlt später an anderer Stelle und führt zu weiteren Strapazen.

5. Resignation

Vor dem überfüllten Posteingang zu resignieren und ihn links liegen zu lassen, ist zwar keine Lösung, kommt aber viel zu oft vor. Das ist nur menschlich.
Im Hinterkopf bleibt allerdings das schlechte Gefühl, Infos verpasst zu haben. Das nagt an der Motivation und lenkt ab. Die Produktivität sinkt und Fehler sind vorprogrammiert.

6. Informationen erreichen den Empfänger nicht

Durch die schiere Menge an Emails kommt es leider vor, dass wichtige Informationen am Empfänger vorbeigehen. Entweder sortiert man eine wichtige Mail versehentlich aus oder der Absender vergisst eine Emailadresse in CC zu setzen. Je mehr Mails versendet und empfangen werden, dosto höher wird das Risiko, dass wichtige Informationen nicht dorthin gelangen, wo sie benötigt werden um das Projekt voranzutreiben.

7. Verbrannte Zeit

Dieser Punkt war schon Teil aller bereits erwähnten Probleme. Weil er so eklatant ist, muss er noch einmal erwähnt werden: Emails verbrennen unsere kostbare Zeit.
Einerseits geht viel Zeit verloren, wenn man das volle Email-Postfach nach Nachrichten durchsucht, die einen als Empfänger tatsächlich betreffen. Andererseits dauert es ewig Emails nach wichtigen Informationen zu durchforsten.
Außerdem ringen eingehende Emails um unsere Aufmerksamkeit. Wenn wir von ihnen abgelenkt werden, vergehen bis zu 20 Minuten, bis wir uns wieder voll auf unsere Arbeit konzentrieren können.
Schwer vorstellbar noch unproduktiver im Projekt zu kommunizieren.

Fazit

Natürlich ist die Kommunikation über Email wichtig und nützlich. Gerade bei langen Nachrichten, die an EINE Person gerichtet sind, ist die Email die richtige Wahl. Doch sie ist nur ein Werkzeug unter vielen, auf die man für die Kommunikation im Berufsalltag zurückgreifen kann. Für kurze Nachfragen in die Runde eignen sich Chatdienste wie z.B. Slack deutlich besser.

Um wichtige Informationen zu verteilen, wie Projektstatus, Zuständigkeiten oder Maßnahmendetails ist die Email denkbar ungeeignet. Hier wird ein zentraler Ort zur Zusammenarbeit benötigt, um schnellen Informationsfluss zu ermöglichen. Ein sogenannte „Single Point of Truth“.
Mit Falcon bieten wir das passende Werkzeug, um selbst bei sehr komplexen Projekten immer den Überblick zu behalten.