5 Dinge, die Sie über kontinuierliche Verbesserung im Unternehmen wissen müssen!

Eine fixe Idee ist schön und gut, doch was hilft sie uns, wenn wir diese nicht optimal umsetzen? Ein ständiges Streben nach Perfektion sollte nicht nur privat, sondern vor allem beruflich das Ziel einer jeden Führungskraft sein. Perfektion ist kein Zustand, sondern viel mehr ein Prozess. Dieser Beitrag gibt einen Einblick in die Methoden des kontinuierlichen Verbesserungsprozesses (KVP).

Kontinuierlicher Verbesserungsprozess

KVP als Antwort auf KAIZEN

Kontinuierlicher Verbesserungsprozess (KVP) oder Continual Improvement Process (CPI) genannt, ist ein wichtiger Bestandteil des Qualitätsmanagementsystems.
Der Begriff des kontinuierlichen Verbesserungsprozesses tauchte Ende der 80er-Jahre als Äquivalent zu dem japanischen Kaizen (KAI = ändern, ZEN = das Gute) in Deutschland auf. Sinngemäß beschreibt Kaizen den Vorgang etwas Gutes zum Besseren zu verändern. Vorreiter dieser Methode war die Automobilbranche - besonders Toyota und deren Produktionssystem in der Serienfertigung.

Kreislauf der Verbesserung

Zum KVP zählen sämtliche Maßnahmen, welche der Verbesserung von Produkten, Service, Prozessen oder einzelnen Tätigkeiten führen. Diese Maßnahmen werden geplant, umgesetzt, überprüft und schließlich verbessert. Dann startet dieser Kreislauf von Neuem.


Zyklus Kontinuierlicher Verbesserungsprozess

Dahinter verbirgt sich eine ganz einfache Philosophie: es werden keine sprunghaften Verbesserungen durch ständige Innovationen angestrebt, sondern vielmehr schrittweise eine stetige Perfektionierung des Altbewährten, beispielsweise der Produkt-, Prozess- und Servicequalität. Diese kontinuierliche Verbesserung wird konsequent in kleinen Schritten vollzogen, besitzt einen Startpunkt, jedoch kein Ende. Es handelt sich bei der kontinuierlichen Verbesserung immer um einen anhaltenden Prozess, frei nach dem Motto: es gibt nichts, was wir nicht noch verbessern könnten.

Ziele

Im Gegensatz zu den sonst oft angestrebten Zielen im Unternehmen, geht es bei der kontinuierlichen Verbesserung nicht primär um Kostensenkung. Im Fokus stehen eher Effektivität und Qualitätssteigerung im Unternehmen. Dabei wird vordergründig auf die Denkweisen der eigenen Mitarbeiter abgezielt. Ziel sollte eine ständig fortlaufende Überprüfung der eigenen Arbeit sein, um so immer neue Verbesserungspotenziale aufzudecken.

Um euch ein kleines Beispiel für Ansatzpunkte des kontinuierlichen Verbesserungsdenken zu geben, haben wir uns einmal unseren eigenen Büroarbeitsplatz vorgeknüpft und diesen für bessere Arbeitsprozesse optimiert:

  • Jeder Schreibtisch ist sauber, aufgeräumt und gut beleuchtet
  • Auf jedem Schreibtisch steht ein zweiter Bildschirm bereit, um das Arbeiten einfacher und übersichtlicher zu gestalten
  • Jeder Arbeitsplatz ist mit ausreichend Schreibmaterialien (Stifte, Papier, etc.) ausgestattet
  • Locher, Stempelkissen und ähnlich selten genutzte Arbeitsgeräte haben ihren festen Platz im Büro, wo sie von jedem Mitarbeiter nach Gebrauch zurückgelegt werden
  • Dokumente und Dateien werden eindeutig nach einem festen Schema benannt und ordentlich abgelegt, sodass sie schnell gefunden werden
  • Gegenstände, welche nicht mehr von Nutzen sind, werden aussortiert und entfernt
  • Für Routinearbeiten an Dokumenten oder Ähnliches gibt es Shortcuts, wodurch man mehrere Arbeitsschritte mit einem Tastenbefehl ausführen kann

Nicht mit Erfindungen, sondern mit Verbesserungen macht man Vermögen - Henry Ford

Stellschrauben im Unternehmen

Nun stellt sich die Frage, wie man die Denkweisen der kontinuierlichen Verbesserung im Unternehmen implementiert. Voraussetzung für Veränderungen ist das Aufdecken von Potenzialen. Diese Potenziale generiert man am besten von Mitarbeitern, welche tagtäglich mit verschiedenen Problemen und Prozessen konfrontiert werden und eigene Ideen entwickeln. Die eigentliche Herausforderung für Unternehmen ist häufig, die Mitarbeiter zu motivieren und diese in ihren Ideen zu bestärken. Mit Hilfe von Schulungen und Unterweisungen kann man die Ideenfindung der Mitarbeiter aktivieren. Zusätzliche Motivatoren extrinsischer Natur können betriebliche Anreize wie interne Wettbewerbe, Auszeichnungen oder finanzielle Belohnungen sein.

Im besten Fall erkennt man kontinuierlichen Verbesserungt an folgenden Merkmalen:

  • Jeder einzelne Mitarbeiter trägt selbst durch Anmerkungen und Ideen zu Verbesserungen bei
  • Es gibt eine Vielzahl von Maßnahmen im Unternehmen, welche schnell und unbürokratisch im Alltag umgesetzt werden
  • Der Prozess des kontinuierlichen Verbesserns ist nicht auf bestimmte Anwendungsbereiche, wie Services oder Arbeitsplatz, beschränkt
  • Für den Prozess existiert kein Ende, sondern es wird als kontinuierliche Maßnahme im Unternehmen angenommen
  • Der Weg ist NICHT das Ziel. Entscheidend ist die Wirkung, nicht die Vorgehensweise
  • Wichtige Prinzipien wie (Aus-)Sortieren, Vermeiden, Ordnung, Klarheit, Standardisierung, Regelungen und Einfachheit sind fest in den Alltag integriert

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