Phase 1 & 2 eines erfolgreichen Projektes

Einstieg ins Projektmanagement: Welche Phasen hat ein erfolgreiches Projekt und wie geht man in jeder Phase vor? In diesem Kapitel befassen wir uns mit den Phasen der Zieldefinition als Basis und der Planung zur Realisierung dieser Ziele. Wir geben konkrete Beispiele für einen zielführenden Einstieg in das Projektmanagement und helfen Ihnen, sich nicht in Details zu verzetteln.

Im ersten Teil unseres Projektmanagements 101 konnten wir sehen, dass ein jedes Projekt einen Anfang und ein Ende hat. Doch fangen wir mal am Anfang an. Darum geht es hier!

Phase 1: Der gute alte Anfang - Ziel, Zeitrahmen, Budget & Struktur als Basis

Am Anfang eines jeden Projektes steht auch schon gleich das Ende. Es geht darum, das Ziel des Projektes grob, aber dennoch belastbar zu definieren, damit es alle Handlungsschritte im weiteren Projektverlauf motivieren kann. "Was soll passieren, wie lange haben wir dafür Zeit, was wird es uns ungefähr kosten und bringen?", sind in dieser Phase typische Leitfragen.


Ein Beispiel:

  • Mehr Umsatz als Ziel ist genauso schlecht wie:
  • 103,45 € mehr Umsatz
  • Besser ist: 10% mehr Umsatz

So ist das Ziel grob genug, um es zu verstehen, aber gleichzeitig genau genug, um grob überprüfbar zu sein. Das reicht.


Und noch ein Beispiel:

  • Wir müssen wachsen, um im kompetitiven Umfeld mitzuhalten ist besser als
  • Wachsen ist gut aber definitiv nicht so gut wie:
  • In den nächsten 8 Monaten brauchen wir 10% mehr Umsatz - denn daraus resultiert 2% Liquiditätswachstum. Damit könnten wir endlich Maschine ABC kaufen.

Warum ist das so? Jeder Projektteilnehmer muss verstehen, was das Ziel ist und warum dafür extra ein Projekt ansteht. Nichts ist tödlicher als mangelndes Zielverständnis - denn nur damit können Projektteilnehmer eigenständig handeln. Gibt es kein einheitliches Zielverständnis, wird oft für nichts und wieder nichts gearbeitet. Es gibt zig Varianten ein Ziel zu definieren und auch festzustellen. Dazu gerne mehr in anderen Posts.

Ziele müssen:

  • grob genug sein, dass jeder Projektbeteiligte sie verstehen kann
  • genau genug sein, um überprüfbar zu sein
  • einen zeitlichen Rahmen haben

Ist das Ziel definiert, gilt das Motto "Divide and Conquer". Dazu macht man sich am besten eine grobe Projektstruktur: Was muss ganz grob wann gemacht werden und wer zeichnet sich wohl dafür verantwortlich?

Um im Beispiel zu bleiben: Für 10% mehr Umsatz wollen wir schnell die Produktqualität verbessern (Susanne), im nächsten Halbjahr Staus in der Logistik aufheben (Michael), noch dieses Jahr einen Onlineshop implementieren (Gabi) und ein neues Marketingkonzept erstellen (Jochen). In Falcon nennen wir diese Ebene die Maßnahmenpakete. Wichtig ist, dass man spätestens jetzt Susanne, Michael, Gabi und Jochen dazu holt, um das eigene Verständnis mit den Hauptverantwortlichen abzustimmen.

Auch das Budget, was für das Projekt ungefähr bereitsteht oder benötigt wird, muss nun festgelegt werden. Das ist der sogennante Ballpark-Estimate. Denn jeder, der zu diesem Zeitpunkt sagen kann: "Wir brauchen 123.467,37 €", ist entweder verdammt gut unterwegs, oder unterschätzt, wie schnell sich Dinge ändern.

An dieser Stelle merkt man auch, wie groß das Projekt ist. Ist nur eine Person für wenige Tage beschäftigt, ist es vielleicht eher eine Aufgabe. Sind es mehrere Personen, die mehr oder weniger unabhängig voneinander über einen längeren Zeitraum (z.B. ein paar Wochen oder manchmal eben auch Monate bis Jahre) an einem Strang ziehen sollen, dann ist es sicherlich ein Projekt.

Phase 2: Ein bisschen Planung ist selten falsch

Gibt es eine erste Struktur aus Projektbereichen, gilt es genauer zu planen, was wann geschehen soll und wer das ganze macht. Doch wie nervig ist planen?! Und am Ende ist der Plan sowieso egal. Aber wir meinen: Planung ersetzt Unwissenheit durch Irrtum. Ein kleiner Plan hilft bei der Umsetzung Annahmen aufzudecken, die nicht richtig waren und diese zu korrigieren. Es wird dann leichter zu identifizieren, was falsch läuft und was man besser machen kann.

Am Beispiel: Für die Steigerung soll ein neuer Online-Shop her. Wir bezeichnen diese Ebene des Projektes in Falcon als Maßnahme. Die Maßnahme selber detaillieren Sie genauer in Einzelschritten (die sog. Aktivitäten). Hier wird festgehalten wer was wann macht um den Online-Shop zu platzieren.

Wichtig ist: Nicht im Detail verzetteln! Meist reichen fünf bis zehn Aktivitäten oder Teilschritte pro Maßnahme vollkommen, um festzuhalten, was passieren soll. Über den Projektverlauf können die Maßnahmen dann gerne fortlaufend detaillierter werden. Hier kommen übrigens auch Methoden wie Scrum und Agile ins Spiel. Dazu später mehr.

Neben der zeitlichen Struktur sollte an dieser Stelle auch festgehalten werden, welche Ressourcen finanzieller und sonstiger Natur über den Projektverlauf benötigt werden - aber auch, was wann dadurch rausspringen soll. Mit dem Aktivitätenkatalog lässt sich bestimmen, welche personellen Ressourcen für wie lange gebunden sind, welche externen Dienstleister ggf. an Bord geholt werden müssen, welche Geräte oder Räumlichkeiten zum Einsatz kommen und welche Anschaffungen zu welchem Preis nötig sind und zu welchem Ergebnis der Einsatz dieser Ressourcen führen soll.

Übrigens: Meistens wird hier vergessen, dass es zentrale Schlüsselpersonen und -funktionen gibt. Ist beispielsweise die IT-Abteilung für 39 Aktivitäten im März eingeplant und Tech-Nik in der IT ist schon kurz vor einem Nervenzusammenbruch, macht es vielleicht Sinn vorher mal zu checken, was wer genau zu tun hat und ob das überhaupt neben dem Tagesgeschäft leistbar ist.

Haben alle Projektteilnehmer festgehalten, was wann durch wen passieren soll und was wann wieviel grob kostet und bringt, geht's zurück zum Anfang. Die nun detaillierte Struktur muss mit Ziel, Zeitrahmen und Budget abgeglichen werden. An diesem Punkt kommen in aller Regel ein paar Schleifen, die gedreht werden, bis ein einheitliches Verständnis gefunden ist.

Im nächsten Teil der Serie Projektmanagement 101 erfahren Sie, was in den Phasen der Umsetzung und zum Abschluss des Projektes besonders wichtig ist.