Phase 3 & 4 im zielgerichteten Projektmanagement

Einstieg ins Projektmanagement: Wie geht man vor, wenn die Planung abgeschlossen und es an die Umsetzung geht? Wie wichtig ist der Projektzyklus und warum ist ein gutes Debriefing wichtig? Wann ist ein Projekt überhaupt zu Ende? In diesem Kapitel betrachten wir, worauf es in der Umsetzungsphase ankommt, und wie wichtig der richtige Abschluss eines Projektes ist.

Im zweiten Teil unseres Projektmanagements 101 haben wir über die ersten beiden Phasen eines jeden Projektes, die sinngebende Zielsetzung und eine zielführende Planung, gesprochen. Sind diese Phasen abgeschlossen, liegt ein Maßnahmenkatalog vor und es soll mit der Umsetzung der definierten Maßnahmen losgehen. Doch worauf ist dabei zu achten? Und wann ist der Zeitpunkt erreicht, an dem ein Projekt beendet ist?

Phase 3: Die Umsetzung

Ist der Plan fix, geht es schließlich an die Umsetzung. Endlich ranrauschen - die Ärmel hochkrempeln und loslegen. Aber das Ganze ergibt nur dann Sinn, wenn nachgehalten werden kann, wie gut es nun klappt. Daher wieder der gute alte, aber im besten Fall genügend grob gehaltene Plan. Als Benchmark quasi. Es gibt zig Varianten, die Umsetzung gegen den Plan zu halten. Zum Beispiel der PDCA-Zyklus, der auch als Demingkreis bezeichnet wird, oder die DMAIC-Methodik. Gerne mal googlen, was sich genau hintern diesen Methoden der Prozessmanagements verbirgt - das ist schnell gelesen.

PDCA-Zyklus oder Demingkreis

Besteht aus vier Phasen:

  • Plan
  • Do
  • Check
  • Act

Die Schritte sind als iterativer Kreis zu betrachten, der einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess darstellt.

DMAIC-Methodik

Setzt sich aus fünf Phasen zusammen:

  • Define
  • Measure
  • Analyse
  • Improve
  • Control

Ziel dieser Methode ist es, einen Verbesserungszyklus mit Daten zu untermauern.

Wie man das Benchmarking betreibt, ist letztlich egal. Wichtig ist nur, dass das Projekt einen gewissen unterjährigen Zyklus haben sollte. Zum Beispiel monatlich: Drei Wochen am Projektfortschritt arbeiten und dann in der vierten Woche alles auf Halt und checken, wie Plan und Realität zueinander stehen. Wo gibt es zeitliche Abweichungen und warum? Wie sieht's mit dem Budget aus? Gibt es strukturelle Probleme? Haben wir vielleicht vergessen, dass im Juli die Sommerferien anstehen und das Tech-Nik Vaterschaftsurlaub hat? Was auch immer. Jetzt kann entschieden werden, was getan wird.

Oft kommen hier neue Sachen dazu und alte fliegen raus. Manchmal wird auch der Plan angepasst - da sollte man sich aber halbwegs sicher sein, dass der Plan "falsch" ist und nicht die Umsetzung hapert. Jeden Monat einen neuen Plan zu implementieren ist nervig und meist eher kontraproduktiv. Das ein oder andere Projekt fliegt jetzt vielleicht auch wieder in Phase 1 und bekommt eine neue Zielsetzung. Kein Problem. Hauptsache man merkt, dass was getan werden muss. Denn nichts ist weniger effektiv, als Dinge effizienter zu machen, die nicht gebraucht werden.

In größeren Projekten kann diese Zeit auch genutzt werden um eventuell finanzierende Institute oder Gesellschafter zentral und strukturiert über den Projektfortschritt zu informieren. Das Ganze passiert meist sehr oft, denn diese schöne Schlüsselphase umfasst meist mehr 90 Prozent des Projektzeitraums.

In späteren Beiträgen werden wir hier auf viele Aspekte der Projektumsetzung eingehen und Ihnen Ressourcen zeigen, die bei der Optimierung helfen. Demnächst finden Sie hier die Pros und Contras eines Projektmanagement Office - auch PMO genannt - und Tipps, wie Maßnahmen und ihre Umsetzung in Falcon überprüft werden können. Auch zur Messbarkeit von Effekten oder den Top 7 Gratis Tools für Projektmanager erwarten Sie spannende weiterführende Posts, die dieser wichtigen Phase und der Bewältigung ihrer Herausforderungen gerecht werden.

Phase 4: Am Ende folgt das Closing & Debriefing und guter Kaffee

Wie bereits im ersten Teil beschrieben, hat ein Projekt zwangsläufig ein Ende. Irgendwann muss man einen Schlussstrich ziehen. Entweder, weil das Projekt zum Erfolg geführt hat oder aufgrund definitiven Misserfolgs zum Erliegen gekommen ist, oder weil es einfach nicht weitergeht. Jedes Projekt kann mal einschlafen oder in den Wirren des Tagesgeschäfts versanden. Das ist alles andere als gut, passiert aber - und das erschreckend häufig. McKinsey zeigt zum Beispiel in einer großen Studie, dass nur knapp ein Drittel der geplanten Initiativen zur echten Umsetzung kommt.

Nur ist es wichtig, das Projekt dann ganz aktiv ad acta zu legen. Gerne kann das dann "pausieren" heißen. Aber um Learnings aus dem Projekttod zu ziehen, muss zwingend ein Debriefing folgen. Was hat geklappt, was nicht? Warum? Was war gut, was war schlecht? Nur so erfolgt ein kollektiver Lernerfolg. Deswegen sollten auch alle Projektbeteiligten dabei sein. Ein gut strukturiertes Debriefing ist manchmal wichtiger als das Projekt. Ein schlechtes Projekt mit einem nicht vorbereiteten Debriefing zu beenden, kann es aber noch schlimmer machen.

Nachdem wir uns ausführlicher mit den Phasen eines jeden Projektes befasst haben, blicken wir im nächsten Kapitel die Vorteile einer Härtegrad-Systematik und auf verschiedene Projektmanagement-Methoden. Denn es gibt Umstände unter denen es auch für Sie Sinn macht, vom klassischen Projektmanagement abzuweichen.