PMO – die ultimative Entscheidungsgrundlage

Jona Prodöhl

Das PMO hat im Grunde immer dieselbe Aufgabe: Es unterstützt die Projektteilnehmer bei Planungs-, Erfassungs- und Informationsaufgaben, deckt alle entwicklungsflankierenden und -betreuenden Aufgaben ab und bewahrt damit den Gesamtblick auf das Projekt oder die Projekte. Lesen Sie weiter um zu erfahren, ob sich ein PMO für Sie lohnt und was Sie erwarten können!



Was ist ein PMO?

PMO steht für Project Management Office und ist in der Regel als zentral und unternehmensübergreifend angeordnete Stabsstelle organisiert.

PMO Aufgaben und Ziele

  • Ein PMO hat für Projekte eine Querschnittsfunktion, die besonders dann zum Tragen kommt, wenn mehrere Projekte gleichzeitig laufen oder in einem Projekt mehrere Teilbereiche von Relevanz sind.
  • Die Mitarbeiter des PMO leisten strategische und operative Unterstützung bei allen Projekten, um durch projektübergreifendes Wissens- und Ressourcenmanagement zur Effizienzsteigerung und Qualitätssicherung beizutragen.
  • PMOs arbeiten methodisch strukturiert und geben allen Beteiligten ein bewährtes System für ihre Projekte an die Hand.

PMO aufbauen/ einführen

Das PMO im Gegensatz falschen Annahmen kein Framework, sondern sollte eher als eine Art Organ betrachtet werden. Es sitzt über allen Projekten und ist Dienstleister (Reporting, Analyse... usw. das macht das PMO). Doch kann es gut und kann schlecht laufen. Das sind unsere top Pros und Cons, die wir über die Jahre gesammelt haben:

Was spricht für ein PMO?

  • Kann Projekte effizienter machen und damit Geld und Zeit sparen
  • Kann Projekte in eine Standardform bringen und somit Vergleichbarkeit schaffen
  • Könnte Vortrieb schaffen und Probleme zentral aufdecken/kommunizieren
  • Kann zentral und schnell Entscheidungen treffen

Was spricht gegen ein PMO?

  • Kostet oft Geld und Zeit
  • Manchmal mehr administrativer Aufwand als Nutzen
  • Kann Prozesse langsam machen
  • Oft nur neben dem Projekt und mit wenig inhaltlicher Expertise ausgestattet

Die kleine Liste zeigt das Problem. Kann. Könnte. Manchmal. PMOs können Sinn bringen - manchmal sind sie aber auch Sand im Getriebe. Der Hase liegt in der Art und Weise im Pfeffer. Traditionelles, steifes und starres Top Down-Projektmanagement findet seine Kulmination häufig in einem PMO, das Projekte, Innovation und Kreativität oft mehr einschränkt, als vorantreibt. Dem muss aber nicht so sein. Man kann agil und leichtfüßig Projekte managen - trotz oder gerade wegen eines PMOs.

Größe und Komplexität

Zunächst ergeben PMOs Sinn, wenn das Projekt "groß genug" ist - oder mehrere Projekte gleichzeitig laufen. Denn bei einem Projekt mit zwei Beteiligten und vier Wochen Laufzeit braucht es keine Stabsstelle mit drei Mitarbeitern. Den Überblick über ein oder mehrere Projekte zu halten, die an verschiedenen Stellen im Unternehmen laufen, ist aber ohne zentrale Stelle schon etwas schwieriger.

Reporting

Unternehmen können ebenfalls von einem PMO profitieren, wenn jedes Projekt von einer neuen Konstellation des Projekt-Teams geprägt ist. Um hier nicht jedes Mal aufs Neue wertvolle Ressourcen in die Wahl einer passenden Projektmanagement-Methode und die Entwicklung eines Controllings und Berichtswesens zu investieren, kann ein PMO hier mit Standardabläufen und Dokumentvorlagen Zeit sparen und dem Team den Fokus auf den Projektinhalt ermöglichen.

Administrative Entlastung

Bei Projekten, an denen Mitarbeiter beteiligt sind, die ihre Projektaufgaben neben dem Tagesgeschäft schultern, aber aufgrund ihrer fachlichen Expertise unabdingbar für den Projekterfolg sind, können die PMO-Mitarbeiter außerdem entlasten. Sie übernehmen zeitintensive Aufgaben in der Planung, Abstimmung, Berichterstattung und Effektmessung, um die ins Tagesgeschäft eingebundenen Projektbeteiligten für fachliche Aufgaben freizuhalten.

PMO Best Practices und Tools

Bei der Begleitung von zahlreichen Transformationsprojekte hat sich herausgestellt, dass es ein paar Strukturpunkte gibt, auf die es sich lohnt, besonders zu achten.

Richtiges Team

Die guten PMOs zeichnen sich dadurch aus, dass die jeweiligen Mitarbeiter tief und dennoch halbwegs unabhängig im Projekt mit eingebunden sind. Daher setzt sich ein gutes PMO meist aus Mitarbeitern zusammen, die allen Aufgaben gerecht werden können:

  • Mitarbeiter aus dem Controlling, die Erfahrung mit Planung und Effektüberprüfung haben
  • Mitarbeitern aus Strategie- und Business-Development-Abteilungen, die Erfahrung mit Projekten und der Unternehmensausrichtung haben
  • Experten, die Erfahrung mit der spezifischen Projektmaterie haben

Ein echter Auftrag hilft

Damit ein PMO dazu auch noch richtig agieren kann, braucht es außerdem einen offiziellen Auftrag. Dabei kann es Sinn machen, dass die Geschäftsführung diesen Auftrag direkt erteilt und auch kommuniziert oder eben direkt Mitglied des PMO ist. Noch schöner ist es aber, wenn die Projektteilnehmer das PMO als das verstehen was es eigentlich ist: Eine zentrale Anlaufstelle bei Problemen, Entscheidungsbedarf - aber vor allem auch Ideen. Denn dann ist der Weg zu agilen Projektmanagement nicht mehr weit. Mehr zu diesen agilen Methoden lesen Sie in einem späteren Beitrag.

Die richtige PMO Software

Im besten Fall ist das PMO also ein Projektdienstleister. Es soll administrative Aufgaben genauso bewältigen wie informative. Ein gutes PMO schafft Flexibilität und Freiraum für das eigentliche Ziel: Das Projekt zum Erfolg führen. Das ist viel Arbeit und bei dem einem oder anderen Projekt auch schnell ein Bottleneck. Daher ist für ein zentrales Projektmanagement oft eine gute Projektmanagement Software hilfreich. Wir empfehlen Ihnen dafür Falcon, eine speziell auf strategische Projekte ausgerichtete Software, die mit smarten Funktionen besonders PMOs unter die Arme greift.

Neben der Organisation gibt es noch weiter Punkte, die für erfolgreiche Projekte wichtig sind. Laden Sie unsere ausführliche Checkliste herunter für den Test Ihrer Projektstrukturen.

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