Projekte steuern? Das müssen Sie wissen!

Projektmanagement ist nicht einfach. Die Ziele und Erwartungen sind hoch, Ihre Zeit und das Budget meistens zu gering. Mit der richtigen Herangehensweise und den richtigen Werkzeugen überlassen Sie den Erfolg der Projekte nicht dem Zufall und können Probleme vermeiden, die Ihre Projekt sonst zum Scheitern bringen. Was Sie für eine optimale Steuerung brauchen verraten wir Ihnen in diesem Artikel.

Die wichtigsten Punkte in der Übersicht:

  • Klar und einfach strukturierte Projekte erleichtern die Arbeit
  • Einbeziehen der Projektteilnehmer steigert die Qualität der Projekte
  • Ziele, Gründe und Aufgaben sollten allen Beteiligten klar sein
  • Projektinformationen sollten gesammelt an einem Ort vorliegen
  • Den Projektfortschitt zu visualisieren vereinfacht die Einschätzung des aktuellen Status
  • Den Projektstatus für Entscheider schriftlich festzuhalten erspart Meetings und hilft bei der Kommunikation
  • Reviews helfen auf Veränderungen zu reagieren
  • Ein regelmäßiges Reporting hält Stakeholder auf dem Laufenden
  • Eine geeignete Projektmanagement-Software hält alles zusammen und erleichtert die Steuerung

Die einzelnen Punkte erklären wir in diesem Artikel.

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Projekte klar und einfach strukturieren

Je einfacher und übersichtlicher Ihre Projektstruktur ist, umso weniger Rüstzeit brauchen Sie und andere Projektteilnehmer, um sich in das Projekt einzudenken. Wir empfehlen deswegen, das Projekt in drei Ebenen zu gliedern. Auf oberster Ebene das Projekt. Darunter verschiedene Maßnahmenpaketen, die wiederum jeweils zusammenhängende Maßnahmen in sich bündeln. Auf der Maßnahmenebene findet die eigentliche Arbeit mit einzelnen Aktivitäten statt. Weitere Informationen finden Sie in unserem Maßnahmen Best Practice.

Projektteilnehmer einbeziehen

Die Ziele und wesentliche einzelne Maßnahmen eines Projekts sollten von der Unternehmensführung und den Projektverantwortlichen vorgegeben werden (Top-Down). Gerade strategische Projekte sind das Ergebnis von Überlegungen und Analysen, inklusive teils kritischer Entscheidungen, die häufig im Aufgabenbereich von Führungskräften liegen.

Auf der anderen Seite ist es sehr wichtig, die Mitarbeiter mit in das Projekt einzubeziehen und so von ihrem Bottom-Up Feedback zu profitieren. Wer, wenn nicht die Mitarbeiter der jeweiligen Fachabteilungen, bringt das benötigte Know-How mit in das Projekt? Ihre Mitarbeiter können wertvolle Vorschläge zu Schritten oder Ziele für die einzelnen Maßnahmen unterbreiten, die wiederum von den Projektverantwortlichen in den Projektplan aufgenommen werden können.

Ein Kickoff bringt alle zusammen

Bevor es mit dem Projekt losgeht, sollte sichergestellt werden, dass alle Projektteilnehmer auf dem gleichen Stand sind. Aus unserer Erfahrung wissen wir, dass der Erfolg von Projekten auch von den Beteiligten abhängt. Wenn der Grund und die Ziele des Projekts nicht bekannt sind, steigt das Risiko für demotivierte Mitarbeiter, verfehlte Ziele und schlussendlich das Scheitern des gesamten Projekts. Wir empfehlen deswegen ein Kickoff-Meeting zu Beginn des Projekts mit allen Stakeholdern durchzuführen. In dem Meeting werden die Gründe, Ziele und Aufgaben besprochen und es können Fragen direkt am Anfang geklärt werden.

Informationen an einem Ort

Wie auch in anderen Bereichen sind Informationen im Projektmanagement Trumpf. Gerade wenn es sich um komplexe strategische Projekte handelt, müssen die wichtigen Informationen an einem Ort gesammelt vorliegen. In stressigen Situationen erst Informationen aus verschiedenen Dokumenten oder von Personen zusammenzusuchen, kann fatale Folgen für den Erfolg eines Projekts haben. Es sind bereits viele Projekte gescheitert, da für das Projektmanagement Excel verwendet wurde ... mit einem unvermeidlichen Chaos als Folge. Führen Sie deswegen einen zentralen Ort für alle wichtigen Informationen ein, der am besten von überall und für alle zugänglich ist.

Projektstatus übersichtlich visualisieren

Es gibt viele Möglichkeiten, den Projektstatus zu visualisieren. Wir empfehlen die Projektstatus Ampel, als besonders einfache und intuitive Art der Darstellung. Zu beachten ist jedoch, dass die Ampelfarben einer klaren Logik folgen, die auf den Erreichungsgrad der einzelnen Projektteile zurückzuführen ist. Dadurch werden Fakten geschaffen und subjektive Wahrnehmungen des Projektstatus verhindert.


Projekte steuern

Projektstatus kommunizieren

Eine weitere effektive Art, den aktuellen Projektstatus zu kommunizieren, ist der Statusbericht. Die Projektteilnehmer sollten regelmäßig den aktuellen Stand und aktuelle Entscheidungsbedarfe und Probleme sowie mögliche Risiken schriftlich festhalten. Dadurch können sich die Projektverantwortlichen ein Bild von der aktuellen Situation machen und gleichzeitig sparen alle Beteiligten Zeit, da langwierige Status-Meetings überflüssig werden.

Regelmäßige Reviews und Reportings

Regelmäßige Reviews des Projekts zum aktuellen Fortschritt oder auftretenden Problemen steigern die Qualität der Projektarbeit und halten das Projekt auf Kurs. Wenn nötig können so Strukturen oder der Projektplan auf die neuen Gegebenheiten angepasst werden. Die Projektarbeit sollte dafür zyklisch kurzzeitig unterbrochen werden, damit eine aktuelle Auswertung und ein Reporting erstellt werden kann.

Ein Reporting sollte es in jedem Projekt geben, damit die Führungsebene regelmäßig mit den aktuellen Projektstand versorgt werden kann. Das heißt natürlich nicht, dass das Reporting ausufernde Größen annehmen muss. Manchmal reicht ein Einseiter. Besonders relevant ist ein Reporting für Lenkungsausschüsse oder andere Stakeholder, die nicht regelmäßig den aktuellen Projektstand einsehen können. Zusätzlich ist ein Reporting zur Dokumentation des Projekts ein sinnvolles Werkzeug.

Geeignete Projektmanagement Software

Eine für Ihre Projekte geeignete Projektmanagement Software erleichtert Ihnen die Steuerung Ihrer Projekte maßgeblich. Wichtig dabei ist, dass die Funktionen der Software Ihren Projektanforderungen entsprechen. Eine Software zu nutzen, die zwar einige Anpassungsmöglichkeiten bietet, jedoch ein immenses Setup-Investment benötigt, ist meistens nicht sinnvoll. Gerade in Strategie- und Transformationsprojekten sind Einfachheit, Intuitivität und eine zügige und reibungslose Einführung extrem wichtig für Ihren Projekterfolg. In einem Projektmanagement Software Vergleich betrachten wir die gängigsten Tools und erklären, wofür diese geeignet sind.

Lernen Sie Falcon und die Vorteile für Ihr Projektmanagement kennen.

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