Projektfortschritt visualisieren - 5 Möglichkeiten in der Übersicht

Jona Prodöhl

Es gibt viele Möglichkeiten, Ihren Projektfortschritt zu visualisieren. Einige Varianten eignen sich vor allem für Projekte einer gewissen Größe, andere wiederum für bestimmte Arten von Projekten. Wir stellen Ihnen in diesem Artikel die verschiedenen Möglichkeiten und die damit verbundenen Aufgaben vor.

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1. Gantt-Charts

Ein Gantt-Diagramm, auch Balkenplan genannt, ist ein Instrument des Projektmanagements, mit dem Sie die zeitliche Abfolge von Aktivitäten grafisch in Form von Balken erstellen, wobei dieser das Startdatum, die Dauer und das Enddatum repräsentiert. Für kleinere und wenig komplexe Projekte können Gantt-Diagramme funktionieren, um den zeitlichen Überblick zu garantieren. Bei Großprojekten mit vielen Mitarbeitern und verschiedenen involvierten Teams, kann das Gantt-Diagrammen schnell zu umfangreich,unübersichtlich und schwer zu verfolgen werden. Aus diesem Grund spielen Gantt-Diagramme in Falcon selbst keine ausschlaggebende Rolle.

2. Burn-Up-Chart

Das Burn Up Chart ist ein Linien- oder Flächendiagramm, das Ihnen einen Überblick gibt, wie viele Aufgaben bereits erledigt ist und wie viel insgesamt noch zu tun ist. Da das Diagramm sehr agil ist und die Veränderlichkeit des Umfangs berücksichtigt, eignet sich das Burn Up Chart zur Steuerung des gesamten Projekts. Besonders wenn das Projekt noch in der Schwebe ist und sich die Dinge ändern, ist das Burn Up-Diagramm großartig.



3. Kanban

Kanban hat in den letzten Jahrzehnten sehr viel Popularität gewonnen. Die Methode hat ihren Ursprung in der Fertigung bei Toyota, bis sie später hauptsächlich von Software-Entwicklern eingesetzt wurde. Aufgrund seiner großen Vorteile wird Kanban jedoch seit einiger Zeit in verschiedenen Geschäftsbereichen zum Erstellen unterschiedlichster Projekte eingesetzt, da auch der visuelle Überblick überzeugt.

Die einfachste Kanban-Tafel hat drei Spalten - "Zu erledigen", "In Bearbeitung" und "fertig". Zusätzliche Spalten können bei Bedarf leicht hinzugefügt werden. Die verschiedenen Aufgaben bewegen sich dann durch den Workflow. Die Visualisierung des Arbeitsablaufs sorgt für Klarheit und mögliche Engpässe und Probleme werden schnell sichtbar. Der Vorteil von Kanban besteht auch darin, dass es leicht in jedes Projekt eingeführt werden kann und sehr agil ist. Dadurch sind keine umfangreichen Änderungen notwendig. Dies macht Kanban besonders nützlich für paralleles Arbeiten, wie es heute in Projekten üblich ist.



4. Tabellen mit Aggregation

Bei vielen Projekten kann auch auf die bewährte Tabelle, in der der Projektstatus und die Aktivitäten festgehalten werden, zurückgegriffen werden. In dieser Tabelle können Sie leicht herausfinden, wer verantwortlich ist, welche Termine, Prioritäten und welcher Projektstatus vorliegt. Die Möglichkeit, die Tabelle mit wenigen Klicks an den aktuellen Projektstatus anzupassen, sowie die Multi-User-Freundlichkeit, die im Gegensatz zum Gantt-Diagramm geboten wird, macht die Tabelle im Projekt besser als ihren Ruf. Bei der Strukturierung von Projekten in verschiedene Ebenen ist besonders die Aggregation von unten auf überliegende Ebenen ein hilfreiches Mittel, um den Überblick zu behalten und Aufgaben zu verteilen. Dadurch kann der Fortschritt einzelner Projektteile betrachtet und bei Bedarf die Quelle untersucht werden.

5. Statusberichte und Dashboards

Gantt-Diagramme und Kanban sind gute Werkzeuge, um Ihre Projekte zu verfolgen, aber nicht unbedingt, um Ihren Projektstatus an Ihre Stakeholder zu kommunizieren. Wenn Sie Ihren Fortschritt oder anderes Wissen mit einem Kunden, Ihrem Projektsponsor oder anderen Teammitgliedern kommunizieren müssen, ist ein leicht verständlicher Statusbericht die beste Wahl. Darüber hinaus können Echtzeit-Dashboards Ihnen helfen, den aktuellen Status Ihres Projekts aus verschiedenen Ansichten zu erfassen und auch dem Team einen Überblick zu geben. Mit der richtigen Projektmanagementsoftware können Statusberichte und Dashbaords mit wenigen Mausklicks erstellt werden und Ihnen wertvolle Zeit und Energie sparen.



Fazit

Welche Möglichkeit der Fortschrittsvisualisierung für Ihre Projekte am besten geeignet ist, hängt stark von der Art des Projekts und die jeweilige Größe, sowie den Aufgaben ab. In jedem Fall sollten Sie auf eine Projektmanagementsoftware setzen, mit der Ihre Visualisierungen automatisch erzeugt werden. Um Chaos zu vermeiden, lassen Sie besser die Finger von Projektmanagement mit Excel. Für Transformationsprojekte und andere Strategieprojekte empfehlen wir Ihnen und Ihrem Team Tabellen mit Aggregation im Zusammenspiel mit Statusberichten und Dashboards! Dieser Mix hilft Ihnen am besten den Überblick auch über komplexe Projekte zu behalten. Deswegen gehören diese Möglichkeiten zum Standard unserer Projektmanagement Software Falcon und Sie können dieses Setting in nur wenigen Schritten erstellen. Lernen Sie Falcon und die Vorteile für Ihr Projektmanagement kennen.

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