Projektmanagement mit Excel - Keine gute Idee!

Der Mensch ist ein Gewohnheitstier – selbst im Office. Nachdem wir uns Montag morgens unseren ersten Kaffee an den Schreibtisch geholt haben, gehört dieser Schritt häufig zu unseren ersten Aktivitäten: Wir öffnen Excel. Das ist auch verständlich, denn schließlich setzt sich die Software seit mehr als 30 Jahren erfolgreich gegen ihre Konkurrenten durch.
Doch ist Projektmanagement mit Excel der Weg zum Erfolg? Wir haben das Tool für Sie unter die Lupe genommen…



Step by Step – Was macht Excel eigentlich so erfolgreich?

Excel ist mit geschätzten 750 Mio. Usern das am meisten verbreitete Tabellenkalkulationsprogramm weltweit. Doch was macht das Tool so beliebt? Excel ist in der Lage zahlreiche Datentypen zu verarbeiten, diese anschließend in einer Vielzahl an Grafiken und Statistiken darzustellen und interagiert ganz nebenbei noch als Input- oder Output-Format mit vielen anderen Softwarelösungen. Schon eine ziemliche Leistung!

Das Erfolgsrezept des Alleskönners auf einen Blick:

  1. Erreichbarkeit: Auf nahezu jedem Computer ist Excel zu finden
  2. Vorgeprägtes Know-How: ein Grundverständnis über Excel gehört in der heutigen Zeit zum Repertoire jedes Schülers
  3. Popularität: Alternativen sind oft noch unbekannt
  4. Ersparnis: Es fallen keine zusätzlichen Kosten für Programme oder Schulungen an
  5. Customization: Man kann das Programm individuell den eigenen Vorstellungen anpassen

Sowohl privat als auch beruflich lässt sich Excel somit fast in allen Bereichen anwenden. Aufgabenlisten, Checklisten, Tabellenkalkulationen und Reporting gehören mit zu den Hauptfunktionen der Software. Doch im Projektmanagement stößt Excel häufig an seine Grenzen.

Mit Excel Projekte planen? Bitte nicht!

Bei den Erfolgen ist es kaum verwunderlich, dass Excel auch für das Projektmanagement besonders beliebt ist. Doch genau das ist der entscheidende Fehler. Denn Excel ist echt super - keine Frage. Aber Excel ist nicht für Projektmanagement gemacht! Wir zeigen euch warum ein Projektmanagement-Tool in diesem Fall die bessere Wahl ist:

1. Excel macht Fehler

Rund 94 % aller Excel Arbeitsblätter enthalten Fehler. Es ist also nicht die Frage, ob man einen Fehler macht, sondern eher wie viele. Diese Fehler können sehr gravierend sein, wie prominente Besipiele zeigen:

  • Durch einen Formatierungsfehler wurden die Falschen Geräte von einem Geheimdienst abgehört.
  • Durch einen Vorzeichenfehler wurde aus $1,3 Milliaden Verlust ein Gewinn.
  • Die Ergebnisse einer bekannten Studie sind falsch, da für die Berechnung ein falscher Datenbereich gewählt wurde.

Die Hintergundstories zu den kleinen Beispielen (und noch viele mehr) finden Sie hier.



2. Excel ist unsicher

Legt man seine Daten in Dateiformation ab, macht man sich leicht angreifbar. Wissentlich oder unwissentlich können Daten verfälscht, gestohlen oder gelöscht werden. Kontrollen sind systemisch bei Excel nicht vorgesehen und eine manuelle Prüfung übersteigt die Kapazitäten eines jeden Mitarbeiters. Mit Hilfe von verschiedenen User-Rechten und einer Wiederherstellungsfunktion beugen Management-Tools diesen Problemen vor.

3. Excel wird schnell unübersichtlich

Komplexe oder parallellaufende Projekte sind mit Excel kaum zu bewältigen. Informationen müssen immer wieder neu einzeln beschafft, zusammengesucht und interpretiert werden. Somit ist es nicht verwunderlich, dass Excel im Projektmanagement bei den beteiligten Personen schnell für Verwirrung sorgt und man den Überblick komplett verliert. Im Gegensatz dazu sind Projektmanagement-Tools genau dafür entwickelt Ordnung und Struktur zu schaffen.



4. Keine Multiuser-Fähigkeit

Das Arbeiten im Team kann mit Excel zu der reinsten Qual werden. Eine Datei kann immer nur von einer Person zur Zeit bearbeitet werden, da die Daten nicht in Echtzeit synchonoisiert werden. Die Gefahr sind verschiedenen Stände, die nur mit großem Aufwand konsolidiert werden können. Auch die Kommunikation unter den Beteiligten ist mit Excel nur schlecht realisierbar. So ist es z.B. nicht möglich den aktuellen Projekt Status zentral für alle Sichtbar festzuhalten..

5. Versteckte Kosten sind hoch

Excel selbst ist pro User sehr günstig. Allerings werden die Kosten übersehen, die schnell durch fehlerhafte Bedienung oder Fehler in der Software enstehen können. Die größten Kostenträger sind dabei die die Suche und Interpretation von Daten sowie das Aufspüren und die Beheben von Fehlern.

Also nie wieder Excel?

Excel hat auf jeden Fall seine Daseinsberechtigung. Wir nutzen es selbst täglich! Denn für Tabellenkalkulationen und Berechnungen ist Excel ein sehr mächtiges Tool. Wir raten Ihnen allerdings sehr davon ab, Excel als Projektmanagement Tool zu missbrauchen! Wir wissen aus Erfahrung, dass das Chaos groß ist und Projekte deswegen scheitern.



Projektmanagement mit Falcon

Wir entwickeln die Projektmanagement Software Falcon und lösen damit Excel ab. Dadurch sparen Sie viel Zeit und können sich auch auf Ihre Aufgaben konzentrieren.
Falcon schafft klare Verantwortlichkeiten und eine einfache Übersicht über das Gesamtprojekt, die Ziele und den Fortschritt. Sie haben alle Informationen an einem Ort und können von überall darauf zugreifen.

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