Projektmanagement Tipps

In einem früheren Artikel haben wir bereits verschiedene Strategien für erfolgreiches Projektmanagement und deren Anwendung beschrieben. Doch je kürzer der Abstand zum finalen Termin wird, desto höher ist der Druck. In dieser Zeit können praktische Tipps die Arbeitszeit deutlich reduzieren, die effektivsten stellen wir Ihnen hier vor.

Kommunikation

Gute Kommunikation ist extrem wichtig für Projektmanagement. Nur durch transparentes arbeiten und kommunizieren können sie wirklich sicherstellen, dass alle die Aufgaben richtig verstanden haben. Versuchen Sie daher im regen Austausch mit Ihren Mitstreitern zu bleiben. Doch auch Feedback sollte schon zu Beginn der Arbeitsphase konstanter Teil des gegeben werden, nur so können Sie Problemen vorbeugen. Gehen Sie nicht davon aus, dass Arbeitsanweisungen auf Anhieb verstanden werden, sondern fragen Sie nach ob offene Fragen noch ausstehen. Für eine übersichtliche und gut strukturierte Arbeitsplanung sollten Sie sich auch unser Produkt Falcon angucken.

Shrink it down

Reduzieren Sie große und komplexe Aufgaben zu kleineren Einheiten. Dies kann helfen, einzelne Arbeitsschritte besser zu bewältigen und aufzuteilen. Außerdem führt es zu einem gesteigerten Produktivitätsgefühl und vermeidet Frustration über nicht zu enden wollende Aufgaben.

Aufschieben ist auch keine Lösung

Beenden zuerst komplizierte Aufgaben zuerst, damit komplexe Sachverhalte nicht anstehen, wenn Ihnen die Zeit davonläuft. Schwierige Aufgaben aufschieben hat in den seltensten Fällen zu weniger Problemen geführt und endet meist in chaotischen Situationen.

Fudge-Faktor

Die größte Schwierigkeit bei der Projektplanung besteht darin, auf Dinge zu reagieren, die man nicht planen kann. Achten Sie auf solche Möglichkeiten und planen Sie extra Zeit ein. In diesen zeitfenstern können Sie sich um alles kümmern was sich über den Tag verteilt angehäuft hat. Zusätzlich kann vorab auch eine Risikomanagementstrategie erstellt werden, auf die Sie dann zurückgreifen können, wenn eine Krise entstanden ist.

Keep the big picture in mind

Lassen Sie sich nicht von kleinen Themen aus der Ruhe bringen oder ablenken. Es ist wichtig immer das Endziel im Auge zu behalten, um zu verhindern, dass sich das Projekt in eine andere Richtung entwickelt als geplant. Wöchentliche Auswertungen des Arbeitsprozesses und neue Meilensteine können Ihnen dabei helfen.

Persönliche Bewertung

Achten Sie auch auf persönliche Schwächen, die schon in früheren Projekten aufgetreten sind. Notiere sie diese, um vorbeugende Taktiken zu finden. Andere Aspekte wie die Stressmanagementfähigkeiten des Teams können durch etliche Maßnahmen reduziert werden, bspw. tägliche Stand-Up-Meetings. Fragen Sie sich selbst, was Ursache für Verzögerungen in der letzten Woche war und finden Sie die dahinter verborgenen Probleme.

You got mail

Da Mails viel Zeit in Anspruch nehmen können helfen gute Bearbeitungsstrategien bei der Arbeit. Am effizientesten ist es genaue Zeitrahmen festzulegen, in denen Sie Emails strategisch abarbeiten. Am besten öffnen Sie jede Mail nur einmal und beantworten direkt alle offenen Fragen. Unnötige Mail Abos sollten gelöscht werden, um die Anzahl der eingehenden Mails zu reduzieren. Sparen Sie sich inhaltslose Dankeschön-E-Mails oder einfache Bestätigungen. Darüber hinaus kann die Verwendung standardisierter Antworten auch die Zeit reduzieren.

Projekte erfolgreich mit Falcon umsetzen

Die von uns entwickelte Projektmanagement Software Falcon wurde speziell für die Umsetzung von Strategieprojekten entwickelt. Mit intelligenten Werkzeugen und smarten Funktionen erleichtert Ihnen die Software Ihnen auf intuitive Weise die Planung, Fortschrittskontrolle und das Reporting. Dadurch sparen alle Beteiligten wertvolle Zeit und können sich auf ihre Aufgaben konzentrieren. Mit Falcon erhält jedes Mitglied eine einfache Übersicht über das Gesamtprojekt, die Ziele und den Fortschritt.

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