Projektorganisation

Die Projektorganisation definiert die Verantwortungsbereiche der verschiedenen Projektteilnehmer und sorgt für eine grobe Struktur des Projektplans. Welche verschiedenen Arten der Projektorganisation es gibt und welche wann vorteilhaft ist, erfahren Sie hier.


Was ist eine Projektorganisation?

Unter der Projektorganisation versteht man das Projektdesign, oder auch den Rahmen, in dem das Projekt abgewickelt wird. Dazu gehören insbesondere die Auswahl der Stakeholder, die jeweiligen Aufgaben und Verantwortungen sowie die Kommunikationswege zwischen ihnen. Ziel ist es, das Projekt entweder so zu organisieren, dass es sich in bestehende Unternehmensstrukturen einfügen lässt oder alternativ in neuen, parallelen Strukturen existieren kann. Die Wahl der Projektorganisation ist der erste Schritt des Projektstrukturplans. Sie ist auch der erste Schritt zu einer erfolgreichen Projektumsetzung und damit ein entscheidende Weichenstellung für den weiteren Weg.

Warum ist die Projektorganisation wichtig?

Die Projektorganisation ist entscheidend, da für Projekte nur in seltenen Fällen signifikante zusätzliche Mitarbeiterkapazitäten durch Einstellungen oder externe Kräfte ergänzt werden. Daraus folgt unmittelbar die Gefahr der Doppelbelastung für die projektbeteiligten Mitarbeiter. Eine klare Projektorganisation ist notwendig, um den Durchblick im Kompetenz-Wirrwarr zu wahren und - soweit möglich - eine Trennung der operativen- von den Projektaufgaben zu gewährleisten. Zusätzlich definiert man durch die Wahl der Projektorganisation die Hauptkommunikationswege und vereinfacht damit unnötige Stresssituationen. Auch die Rollenverteilung im Projekt ist ein Ergebnis eines guten Projektstrukturplans. Letztlich fördert eine klare Organisationsform auch das Gefühl von Transparenz innerhalb des Projektteams.

Bestandteile der Projektorganisation

Der Projektleiter

Die Aufgabe des Projektleiters ist die operative Planung und Steuerung des Projekts. Dazu gehört insbesondere eine konstante Termin- und Kostenkontrolle. Etwaige weitere Verantwortungen hängen vom konkreten Organisationstyp ab. Die Befugnisse des Projektleiters teilen sich grundsätzlich in fachliche Weisungsbefugnisse und disziplinarische Befugnisse. Unter fachlichen Weisungsbefugnissen versteht man das Direktionsrecht, Mitarbeitern fachliche Anweisungen und Handlungsempfehlungen zu geben. Die disziplinarischen Weisungsbefugnisse zielen darauf ab auch personal-politische Maßnahmen zu treffen.
Bei der Besetzung der Rolle des Projektleiters gibt es verschiedene Möglichkeiten; z.B. können die Aufgaben von einer Einzelperson oder von einer Gruppe übernommen werden. Zusätzlich kann die Position mit internen Mitarbeitern oder externen Personen besetzt werden. Der Vorteil bei der internen Besetzung ist, dass die Mitarbeiter das Unternehmen bereits kennen und daher weniger Eingewöhnungszeit benötigt. Auf der anderen Seite haben externe Personen einen frischen Blick auf die Dinge und können unbefangener arbeiten und womöglich auch heiklere Projektentscheidungen ohne politischen Ballast treffen.

Die Projektgruppe

Die Projektgruppe ist verantwortlich für die inhaltliche Umsetzung der Aufgaben, die innerhalb des Projektes anstehen. Auch sie kann in Abhängigkeit des Projekts verschiedene Größen annehmen. Meist kommen Personen unterschiedlicher Fachbereiche zusammen, um das Projekt umzusetzen. Einer der wichtigsten Aspekte bei der Auswahl der Projektgruppe ist daher, ob die Mitglieder teamfähig sind. Ansonsten kann es in der Umsetzung zu erheblichen Problemen kommen. Je nach Wichtigkeit und Intensität des Projektes empfiehlt sich daher zu Beginn das Teamgefühl durch gemeinsame Aktivitäten oder frühe Einbeziehung in die Projektplanung zu stärken.

Die Geschäftsleitung

Die Geschäftsleitung ist häufig als strategischer Impulsgeber, Sparringpartner und Kontrollinstanz an Projekten beteiligt. Manchmal geht die Beteiligung nicht über die Initiierungsphase hinaus. Ihre Rolle im Projekt kann stark variieren und ist nicht klar definiert.

Der Lenkungsausschuss

Der Lenkungsausschuss ist eine weitere Steuerungs- und Kontrollinstanz und widmet sich in als solches ausschließlich dem Projekt und nicht dem Tagegeschäft. Meist beinhaltet er Mitglieder der Geschäftsführung und anderer Auftraggeber des Projektes. Zusammen werden im Lenkungsausschuss in regelmäßigen Abständen aufkommende Entscheidungen getroffen, rechtliche und terminliche Vereinbarungen getroffen aber auch Kostenkontrollen durchgeführt.

Wann wird die Projektorganisation festgelegt?

Die Wahl der Projektorganisation wird zu Anfang der Erstellung des Projektstrukturplans gefällt. Denn nach ihr richtet sich die gesamte Projektstruktur – in ihrer Planung aber auch in ihrer späteren Umsetzung. Aufbauend auf der Projektorganisation können dann genauere Arbeitspakete und Maßnahmen definiert werden.

Welche Projektorganisationen gibt es?

Es werden gewöhnlich drei verschiedene Projektorganisationstypen unterschieden. Diese sind unter anderem von den zur Verfügung stehenden Kapazitäten, der Projektdauer und von der Bedeutung des Projektes abhängig. Die Organisationstypen haben verschiedene Vor- und Nachteile, die sich auf den Projekterfolg auswirken könne. Daher sollte eine Organisation passend zum Projekt gewählt werden. Bei Projekten mit besonderen Bedingungen sind auch Mischformen oder Erweiterungen der Organisationstypen möglich.

Autonome Organisation (Task Force)

Eine autonome Projektorganisation entsteht, wenn sich die Projektmitarbeiter aus ihren ursprünglichen Tätigkeitsgebieten komplett rauslösen und nur an dem Projekt arbeiten. Der Projektleiter übernimmt hier eine dominantere Rolle, denn er verfügt über fachliche und disziplinarische Weisungsbefugnisse. Vorteilhaft ist hier, dass durch die enge Zusammenarbeit und den starken Fokus auf das Projekt eine hohe Identifikation der Beteiligten mit seinen Zielen entstehen kann. Auch die dadurch gebenden direkten Kommunikationswege vereinfachen den Arbeitsprozess. Allerdings sollte berücksichtigt werden, dass sowohl die Herauslösung der Projektteilnehmer aus ihren bisherigen Aufgaben also auch ihr späterer Wiedereinstieg in die ursprünglichen Arbeitsfelder mit einem hohen Zeitaufwand einhergehen können. Aus diesen Gründen wird eine autonome Organisation daher z.B. häufig bei komplexeren Groß- und Auslandsprojekten angewandt. Auch bei terminkritischen Projekten kann durch diese Art der Projekt Organisation die Effizienz des Arbeitens um einiges gesteigert werden.



Stablinienorganisation

Eine Stablinienorganisation beinhaltet, dass der Projektleiter eine der Unternehmensführung untergeordnete Stabstellung hat und damit keine Ergebnisverantwortung. Der Projektleiter, verfügt weder über fachliche noch über disziplinarische Weisungsbefugnisse. In den meisten Fällen hat er auch kein eigenes Projektteam zur Verfügung, sondern teilt sich seine Mitarbeiter mit anderen Abteilungen. Durch die Unterstützung der Unternehmensleitung und in vielen Fällen auch den jeweils involvierten Abteilungen kann er seine Meinung dennoch geltend machen. Die primäre Rolle des Projektleiters ist hier dennoch vor allem beratend und koordinierend. Im Kontrast zur autonomen Organisation wird bei einer Staborganisation somit die eigentliche Struktur des Unternehmens nicht verändert. Das Projektteam kann mit wenig Ressourcen und in kürzester Zeit ins Leben gerufen und später wieder aufgelöst werden. Allerdings sollte man auch in Betracht ziehen, dass durch die fehlenden Weisungsbefugnisse des Projektleiters die Abstimmung mit anderen Projektteilnehmern in der Regel recht aufwändig ist. Gerade weil die Linienarbeit während des Projektes meist Vorrang hat und das Projekt nebenbei gemacht wird, empfiehlt sich die Wahl einer Staborganisation vor allem bei kleineren Projekten, die abteilungsübergreifend durchgeführt werden.



Matrix Organisation

Diese Art der Organisation kann als eine Art Mischform zwischen Stab- und autonomer Organisation bezeichnet werden. Denn Projektmitarbeiter verbleiben in ihren Fachabteilungen und stehen dem Projekt nur zu einem gewissen Teil zur Verfügung. Während der Projektleiter die fachliche Weisungsbefugnis für das Projekt hat, behalten die jeweiligen Abteilungsleiter ihr disziplinarisches Weisungsrecht und die fachliche Befugnis für die projektbegleitenden Mitarbeiter. Vorteilhaft ist hier, dass Mitarbeiter in ihren eigenen Abteilungen bleiben, so dass eine Wiedereingliederung nach Projektende entfallen kann und das operative Geschäft stabil fortläuft. Außerdem können Mitarbeiter vom Wissen und Austausch in ihrer Fachabteilung profitieren und gegebenenfalls auf weitere Ressourcen in ihren Abteilungen zugreifen. Auf der anderen Seite kann es allerdings schnell zu Konflikten zwischen Projekt und Abteilungszielen kommen. Eine konstante Priorisierung der Aufgaben und ein Management der Stakeholder auf Projekt- und Abteilungsseite ist für den Projekterfolg in der Matrixorganisation daher essentiell. Der Zeitbedarf dieser Aufgabe sollte nicht unterschätzt werden. Besonders passend einzusetzen ist die Matrixorganisation in mittelgroßen bis großen Projekte, die wichtig oder terminkritisch sind und deren Stakeholder in Ihren Fachabteilungen nicht gänzlich abwesend sein dürfen.



Was sollten Sie bei der Auswahl der Projekt Organisation beachten?

Direkt die optimale Organisationsform zu finden ist nicht einfach, da viele Faktoren rund um das Unternehmen und das Projekt bedacht werden müssen. Wir empfehlen Ihnen die Projektorganisation gemeinsam mit einer Auswahl oder sogar allen Teambeteiligten zu klären – z.B. im Rahmen eines Workshops. Dadurch wird garantiert, dass alle Teilnehmer sich einbezogen fühlen, Fragen klären können und mögliche Probleme direkt aufgedeckt werden. So können Sie die kommenden Schritte der Projektstrukturplanung in dem Wissen angehen, dass die Projektorganisation Ihre Ziele bestmöglich unterstützt.

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