Projektstrukturplan erklärt

Bevor Sie mit der Umsetzung Ihrer Projekte beginnen, sollten Sie das Projekt gründlich planen. Die Projektphase, in der Sie sich gerade befinden, wird daher auch als Planungsphase bezeichnet. Die erste Aufgabe besteht darin, einen Projektstrukturplan zu erstellen. In diesem Artikel erklären wir Ihnen, was Sie wissen müssen.

Projektstrukturplan

Der Projektstrukturplan ist das Rückgrat des gesamten Projekts

Der Projektstrukturplan ist ein fundamentaler Teil der gesamten Planungsphase Ihres Projekts. Der Projektstrukturplan ist so wichtig, weil er entscheidet, wie Sie das Projekt später umsetzen werden. In Kurzform ist der Projektstrukturplan eine übersichtlich strukturierte Ansammlung aller Aufgabenpakete und Meilensteine, die für Ihr Projekt notwendig sind. Er wird zusammen mit allen Projektbeteiligten erstellt und folgt einer von Ihnen festgelegten Struktur. Diese gliedert sich in immer detaillierter werdende Einzelaufgaben und zeigt Ihnen die Beziehung der verschiedenen Aufgaben an. Die Aufgabenpakete werden hierarchisch in eine Baumstruktur aufgelistet, beinhalten aber noch keine zeitliche Struktur.

Projektschritte übersichtlich darstellen

In einem Projektstrukturplan können Sie alle Arbeitsschritte übersichtlich überblicken. Er soll Ihnen helfen nicht die Übersicht in der detailreichen Planung des Projektes zu verlieren. Er verringert gewissermaßen die Komplexität des Gesamtprojekts und ermöglicht es Ihnen, große Projekte in kleinen Schritten zu bewältigen. Die Struktur wird Ihnen außerdem helfen, die anstehenden Aufgaben auf weitere projektbeteiligte Mitarbeiter zu verteilen. Notwendig ist der Projektstrukturplan vor allem auch, um später einen Projektzeitplan zu erstellen.

Das Projekt wird als Baum mit Paketen und Maßnahmen unterteilt

Der Projektstrukturplan teilt das Projekt in Teilprojekte, Teilaufgaben und Arbeitspakete ein. Arbeitspakete stellen hier die kleinste Einheit des Projektstrukturplanes dar und können später idealerweise leicht delegiert werden. Schließlich wollen Sie ja nicht alles alleine machen. Außerdem beinhaltet der Projektstrukturplan eine spezielle Orientierung, diese kann entweder objekt-abhängig oder funktions-abhängig sein und bestimmt wie Ihre Baumstruktur am Ende aussehen wird. Welche Ausrichtung Sie für Ihren Projektstrukturplan wählen steht Ihnen frei.

Objektabhängige Strukturplanung

Sie möchten mehrere Bauobjekte gleichzeitig bauen? Dann eignet sich für Sie die objektorientierte Struktur Planung am meisten! Vor allem wenn Ihre Planung beinhalten muss, dass eine Bauobjekt unter sehr speziellen Bedingungen entstehen muss. Ihre Baumstruktur ordnet sich nicht nach dem Ihnen zur Verfügung stehenden Personal, sondern beschreibt Planungsschritte für das jeweilige Objekt. So können Sie die Planung an die Begebenheiten des Objektes bestens anpassen, denn das jeweilige Objekt steht im Zentrum Ihres Strukturplans.

Funktionsorientierter Strukturplan

Falls Sie jedoch ein Abteilungsübergreifendes Projekt durchführen, sollten Sie einen funktionsorientierten Projektplan in Erwägung ziehen. Mit dieser Art des Projektstrukturplans orientiert sich Ihre Planung nämlich nicht nach dem Objekt, sondern an Hand der unterschiedlichen Abteilungen. Sie können die einzelnen Äste leicht in Logistik, Vertrieb und Marketing unterteilen und haben damit auch direkt die Verantwortungen geklärt. Ein funktionsorientierter Projektstrukturplan erspart Ihnen also gleich einen weiteren Arbeitsschritt.

Wann wird ein Projektstrukturplan erstellt

Der Projektstrukturplan kann zu unterschiedlichen Zeitpunkten erstellt werden. Es ist zwar üblich ihn direkt am Anfang der Projektplanung zu erstellen, um sich eine Übersicht über alle Aufgaben zu schaffen, doch in manchen Fällen müssen erst andere Aspekte geklärt werden die dann Rahmenbedingungen für den Projektstrukturplan stellen. So kann die Erstellung des Projektstrukturplans abhängig von der Bereitstellung gewisser Ressourcen sein – z.B. Mitarbeiter, Räumlichkeiten, Produktionskapazitäten oder Budgets. Wenn diese nicht zur Verfügung stehen, kann das die Aufgabenpakete des Projektes erheblich verändern oder vollkommen neu bestimmen. Wichtig ist nur, dass der Projektstrukturplan vollendet ist, sobald es an die eigentliche Umsetzung des Projektes geht. Alle darauffolgenden Änderungen sollten klar und deutlich mit dem Team kommuniziert werden.

Worauf sollten Sie beim Erstellen des Projektstrukturplans achten?

Beim Projektstrukturplan gilt – wie auch an anderer Stellung – „Planung ersetzt Unwissenheit durch Irrtum“. Sie sollten sich bewusst sein, dass Sie ex-ante nie genau wissen können, ob Sie alle Arbeitspakete erwischt haben oder alle Eventualitäten berücksichtigen. Darum geht es in dieser Phase auch gar nicht.

Kommunikation hilft Probleme zu vermeiden

Dennoch sollten Sie Maßnahmen treffen, die das Risiko dafür vermindern. Beispielsweise sollte während der Erstellung des Projektstrukturplans besonders stark auf eine sinnvolle Einbindung zentraler Projekt-Stakeholder geachtet werden. Durch klare Kommunikation mit ausgewählten Beteiligten können Sie nicht nur kontrollieren, dass das Team die einzelnen Arbeitspakete verstanden hat, sondern auch dass alle wesentlichen Arbeitspakete im Plan inkludiert sind. Außerdem kann es helfen, mit Experten abseits des Projekts zu sprechen, die schon mal ein ähnliches Projekt geplant haben oder sich in dem entsprechenden Fachgebiet gut auskennen. Niemand sagt, dass Sie alle Informationen selber im Kopf haben müssen. Manchmal empfiehlt es sich sogar, andere Teammitglieder zu beauftragen, Entwürfe von Projektstrukturplänen zu erstellen und die daraus entstandenen Projektstrukturplans im Team zusammenfügen.

Zeitverzögerungen einplanen

Nicht nur bei Großprojekten wie dem Flughafen Berlin-Brandenburg kommt es zu Verzögerungen. Kleine und große Krisen gehören einfach zur Projektarbeit. Also sollten auch Sie diese mit einplanen. Es werden immer wieder Sachen vorfallen, die Sie nicht vorhergesehen haben. Dieses Risiko steigt naturgemäß mit der Komplexität des Projektes. Daher ist es hilfreich ein wenig Spielraum in puncto Zeit und Ressourcen zu haben, um nicht unnötig in Stress zu kommen und auftretende Projektprobleme wirklich nachhaltig bewältigen zu können. Und wenn es am Ende doch nicht zur Projektkrise gekommen ist? Umso besser, dann steht ihr Projekt noch besser da!

Der Projektleiter sollte an der Erstellung beteiligt sein

Eine klare Verantwortlichkeit für den Projektstrukturplan ist nicht genau festgelegt, denn jedes Projekt ist anders und aus unterschiedlichen Begebenheiten entstehen. Doch generell lässt sich sagen, dass die Person, die den Projektstrukturplan erstellt am besten auch für die Umsetzung des Projektes mitverantwortlich ist. Wenn nicht alle umsetzenden Personen in der Planung involviert sind, sollten sie sich dennoch gut mit dem Projektstrukturplan auskennen, um keine wichtigen Arbeitsschritte zu übersehen. Wie viele Personen sich im Projekt involvieren, ist bedingt durch die Größe und Art des Projektes und der Verfügbarkeit von Mitarbeitern und Ressourcen. Nicht empfehlenswert ist es, die Verantwortlichkeit für die Erstellung des Projektstrukturplans während seiner Erstellung zu ändern.

Projektstrukturplan erstellen

Durch diesen Artikel haben Sie breits viel über den Projektstukturplan gelernt. In nächsten Schritt geht es um die Erstellung eines Strukturplanes. Dafür müssen Sie sich für eine Gleiderung sowie ein passendes Format entscheiden. Am besten orientieren Sie sich dabei an die Schritte aus unserem Artikel Projektstrukturplan erstellen.

Projekte planen und umsetzen mit Falcon

Sie haben verschiedene Möglichkeiten, den Projektstrukturplan umzusetzen. Ihnen stehen dabei Stift und Zettel, Word, Powerpoint oder auch Excel-Listen zur Auswahl. Wir empfehlen Ihnen jedoch für die Planung und Umsetzung Ihrer Projekte eine professionelle Projektmanagement Software einzusetzen. Die von uns entwickelte Software Falcon wurde speziell für Strategieprojekte konzipiert. Erstellen Sie ganz einfach eine Projektstruktur direkt in Falcon und legen Sie fest, wer was sehen oder bearbeiten darf. Die Struktur ist dabei flexibel und jederzeit anpassbar.
Mit intelligenten Werkzeugen und smarten Funktionen erleichtert IhnenFalcon auf intuitive Weise die Projektsteuerung, Fortschrittskontrolle und das Reporting. Falcon schafft klare Verantwortlichkeiten und, gerade bei komplexen Projekten mit großen Teams, eine einfache Übersicht über das Gesamtprojekt, die Ziele und den Fortschritt.

Wir stellen Ihnen Falcon gern persönlich vor!

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