Projektstrukturplan

Leider kennen wir es doch alle: ein Projekt kann zur echten Herkulesaufgabe werden. Planung ist hier alles! Mit Pech steht man ansonsten vor einem Berg an Aufgaben und niemand weiß, wo angefangen werden soll. Doch hierfür gibt es eine einfache Lösung: den Projektstrukturplan (PSP).

Projektstrukturplan

Der Projektstrukturplan dient als Projektübersicht und enthält alle wichtigen Informationen

Der Projektstrukturplan wird häufig auch als Work Breakdown Structure (WBS) bezeichnet und wird in der Planungsphase des Projektmanagements erstellt. Dabei handelt es sich um eine vollständige Darstellung aller Elemente und deren Abhängigkeiten in einem Projekt. Ok… und was heißt das jetzt genau? In einem PSP werden sowohl Kosten, Termine und Ergebnisse als auch Informationen über Verantwortlichkeiten und Controllingdaten zu allen relevanten Größen, dargestellt. Kurz: alles, was mit dem Projekt zu tun hat, wird in diesem Plan abgebildet!
Ein Projektstrukturplan soll allen Beteiligten einen Überblick über Projekte verschaffen und hilft vorrangig bei der Orientierung. Er dient als Grundlage für Arbeitsteilung und Delegation in einem Projekt, sowie häufig auch als Basis für weitere Pläne. Professionals nutzen die Methode standardmäßig als ein wesentliches Element der Planung. Ein Projekt umfasst alle Prozesse von der Produktion eines Produktes bis zu seiner Auflieferung.

Beispiel-Aufbau in der Praxis

Ein solcher Plan ist hierarchisch gegliedert und wird durch eine Baumstruktur visualisiert. Hier mal ein kleines Beispiel:

Projektstruktur

Das gesamte Projekt wird in Ebenen mit deduktivem Vorgehen gegliedert. Das bedeutet, das Projekt wird immer weiter spezifiziert. Damit Sie sich nicht in der Struktur verzetteln, empfehlen wir nicht mehr als mit 4 Ebenen zu Planen. Der Best Practice ist die Projekt-Ebene gefolgt von der Maßnahmen-Paket-Ebene, der Maßnahmen-Ebene und schließlich die einzelnen Aktivitäten. Ziel ist es auf Maßnahmen-Ebene messbare Resultate zu erzielen, die auf die überliegenden Ebenen aggregiert werden können.

Um das Ganze ein wenig einfacher zu gestalten, haben wir Ihnen den Weg in 5 einfachen Schritten zusammengestellt.

In 5 Schritten zum Projektplan

Schritt 1: Brainstorming

Als erstes sollten Sie das Projekt definieren. Das geschieht am besten im Team! Dabei werden alle Aufgaben, welche bei dem Projekt anfallen (könnten), vollständig aufgelistet. Je mehr Köpfe zusammensitzen, desto genauer die Definition.
Tipp: Alternativ kann man statt Brainstorming auch Mind-Mapping oder ähnliche Verfahren nutzen…

Schritt 2: Clustern

Die gelisteten Aufgaben werden nach Themenbereichen oder zeitlichem Ablauf geclustert und anschließend in logische Arbeitspakete zusammengefasst. Arbeitspakete sind die kleinste Einheit im PSP und beschrieben in sich abgeschlossene und delegierbare Aufgaben. Welche Methoden für die Prozesse angewandt werden sollte, ist von Fall zu Fall je nach Projektinhalt unterschiedlich.
Tipp: Vorher informieren, welche Methoden für Ihr Projekt in Frage kommen und dann einfach mal ausprobieren, mit welcher Methode man am besten zurechtkommt! Mit der Zeit bekommt man ein Gefühl dafür und alles geht ein wenig schneller.

Schritt 3: Verantwortlichkeiten

Wer ist wofür verantwortlich? Diese Frage sollten Sie eindeutig klären! Am einfachsten und sichersten funktioniert das im Team. Alle Teammitglieder entscheiden gemeinsam, wer wofür geeignet ist und der jeweilige Verantwortliche gibt anschließend ein Commitment zu den Arbeitspaketen ab. Achten Sie bei der Aufteilung darauf, dass die Aufgaben einzelner Verantwortlicher nicht über deren Ressourcenkapazität hinaus gehen. Das heißt, wenn Person A zeitlich überstrapaziert wird und Person B noch freie Kapazitäten hat, müssen Aufgaben eventuell umverteilt werden.
Tipp: Vergeben Sie keine Doppel-Verantwortlichkeiten oder Vertretungen. Ansonsten ist die Verlockung schnell groß, sich aus der Affäre ziehen zu wollen und zu hoffen, dass andere schon den Job für einen übernehmen!

Schritt 4: Zeiten

Definieren Sie nun genaue Start- und Endtermine. Nehmen Sie dabei Rücksicht auf die Prioritäten und Abhängigkeiten der einzelnen Elemente. Welche Aufgabenpakete können parallel bearbeitet werden? Welche müssen nacheinander abgearbeitet werden? Eventuell können Sie Aufgaben nach hinten verschieben oder sogar ganz vernachlässigen und so Zeit und Geld sparen.
Tipp: Setzen Sie sich realistische Fristen, welche Sie trotzdem noch herausfordern werden. Holen Sie dafür Meinungen im Team ein. So maximieren Sie die Motivation aller Beteiligten.

Schritt 5: Dokumentation und Codierung

Der gesamte Projektstrukturplan wird dokumentiert. Zusätzlich werden jetzt die Arbeitspakete codiert. Eine Codierung ist die Vergabe einer Arbeitspaket-Nummer. Diese fixiert das Arbeitspaket im Plan und gewährleitet eine eindeutige Identifizierung der Arbeitspakete. Wählen Sie hierzu ein für Sie passendes System – alphabetisch, numerisch, eine Mischform oder ein eigenes System. Wir wählen für unser Beispiel eine Mischform, vergeben Buchstaben für die einzelnen Teilprojekte und absteigende Nummern für die Ebenen.

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