Der Projektplan steht und es fehlt nur noch der offizielle Startschuss des Projekts? Dann sind Sie hier genau richtig! Denn eine gelungene Kick-Off-Veranstaltung ist grundlegend für Ihren Projekterfolg und sollte zum Repertoire eines guten Projektportfoliomanagements gehören.
Doch was genau ist ein Kick-Off?
Sie stehen bereits kurz vor dem Kick-off Meeting und möchten wissen, ob Sie für Ihren Projektstart an alles gedacht haben?
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Ein Kick-Off ist ein erstes Meeting von allen Teammitgliedern, Partnern, Kunden, Unternehmen, Sponsoren und sonstigen Stakeholdern, die am Projekt beteiligt sind. Initiiert, vorbereitet und durchgeführt wird es typischerweise von den Projektleitern, den Sponsoren in Führungsrollen und idealerweise dem Projekt Management Office (PMO), welches sich um das gesamte Projektportfolio im Unternehmen kümmert. Dieses erstmalige Zusammentreffen, welches circa 60 bis 90 Minuten Zeit benötigt, setzt den Grundstein für die darauffolgende Zusammenarbeit und einen erfolgreichen Projektstart. Aber Achtung! Beweisen Sie Fingerspitzengefühl bei der Auswahl des Teilnehmerkreises und vergrößern Sie ihn nicht über Gebühr. So bleibt die Runde übersichtlich und effektiv.
Zweck einer Kick-Off-Veranstaltung ist es, gemeinsame Ziele, Erwartungen und den Zeitplan des Projektes zu kommunizieren und das Team mental auf das Projekt einzustimmen. Das schafft Motivation bei den Beteiligten. Sind diese Bausteine für eine reibungslose Projektzusammenarbeit erstmal gelegt, wird der gesamte Projektverlauf davon profitieren.
Wie wird diese positive Aufbruchstimmung beim Kick-Off erreicht?
Eine gute Vorbereitung zahlt sich aus! Deshalben haben wir für Sie einen 6-Step Leitfaden zum erfolgreichen Kick-Off entwickelt.
Begrüßung (~5 Minuten)
Starten Sie die Kick-Off-Veranstaltung mit einer kurzen Begrüßung und einem Blick auf die Agenda des Meetings, damit allen Beteiligten klar ist, was sie im Meeting erwartet. Idealerweise stellt ein Projektsponsor auf Führungsebene in aller Kürze den Hintergrund und die wesentlichen Ziele des Meetings vor und bettet das Projekt in das sonstige Unternehmensgeschehen und das Projektportfolio ein. So kennen alle den Kontext, die Ohren der Teilnehmer sind gespitzt und bereit die folgenden Informationen gut aufzunehmen.Stakeholder (5-10 Minuten)
Nach der Vorstellung der Projektleitung und des PMOs stellen sich die verschiedenen Interessengruppen vor und geben an, welche Aspekte des Projekts sie vertreten. Falls externe Stakeholder und Unternehmen anwesend sind, können sich diese ebenfalls kurz vorstellen und ihre Rolle im Projekt erläutern.Projektübersicht (5-10 Minuten)
Als Nächstes ist es für ein erfolgreiches Kick-off-Meeting essentiell, dem Team eine Projektübersicht vorzustellen. Welche Ziele sind für das Projekt gesetzt? Warum ist das Projekt relevant für das Unternehmen und die Stakeholder? Was sind die verschiedenen Projektphasen und wie sieht der Projektzeitplan aus? Einen klaren Projektstrukturplan am Anfang zu präsentieren, schafft Transparenz und Motivation für die Projektarbeit.Aufgabenverteilung und Governance (10-15 Minuten)
Dies ist der wichtigste Schritt des Kick-Offs. Hier werden die einzelnen Aufgabenbereiche des Projekts besprochen. Wer sind die Verantwortlichen des Bereichs? Welche Aufgaben stehen an? Wer übernimmt was? Tipp für Profis: Idealerweise kann Ihr PMO an dieser Stelle des Meetings grundlegende Spielregeln und Prozesse des Projektmanagements in Form einer sog. Governance bereitstellen. Daneben wird noch ein Projektzeitplan vorgestellt, damit alle Beteiligten einen Überblick behalten, wie es weitergeht. Je nach Größe des Projekts sollte jedes Projektteam noch ein kleineres, separates Kick-Off-Meeting mit Zielen und konkreten Aufgaben für ihren Projektbereich veranstalten.Fragen & Antworten (~15 Minuten)
Bevor die Kick-Off-Veranstaltung zum Ende kommt, ist es wichtig, alle offenen Fragen - inhaltlich wie technisch – zu klären. Seien Sie dabei vorsichtig, falls gewisse Teilnehmer und Fragen Grundsatzdebatten heraufbeschwören. Ein klares zeitliches Limit, ein Verweis auf das im bisherigen Meeting Vorgestellte und auch das bewusste “Parken” von Ideen für ein späteres Gespräch im kleineren Kreis sind probate Mittel, Ihr Kick-Off-Meeting auf Kurs zu halten. Sind alle offenen Fragen geklärt? Sehr gut, dann kann das Kick-Off-Meeting zu einem Ende kommen!Abschluss (~5 Minuten)
Zum Abschluss ist es Zeit für einen kurzen Ausblick auf die nächsten, konkreten Schritte und finale, motivierende Worte. Auch wenn das Projekt anspruchsvoll scheint: Mit Ihrem Team und guter Zusammenarbeit ist es ganz sicher zu meistern!
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