Der Projektplan steht und es fehlt nur noch der richtige Startschuss? Dann sind Sie hier genau richtig! Denn eine gelungene Kick-Off-Veranstaltung ist grundlegend für Ihren Projekterfolg.
Doch was genau ist ein Kick-Off?
Ein Kick-Off ist ein erstes Meeting von allen Teammitgliedern, Mitarbeitern, Partnern, Kunden, Unternehmen, Sponsoren und sonstigen Stakeholdern, die am Projekt beteiligt sind. Dieses erstmalige Zusammentreffen, welches circa 60 bis 90 Minuten Zeit benötigt, setzt den Grundstein für die darauffolgende Zusammenarbeit. Aber Achtung! Es sollten „überflüssige“ Personen bei der Einladung vermieden werden. Diese haben wahrscheinlich dringendere Aufgaben, denen sie sich in der Zeit widmen können. Damit bleibt die Runde übersichtlich und effektiv.
Zweck einer Kick-Off-Veranstaltung ist es, gemeinsame Ziele, Erwartungen und den Zeitplan zu kommunizieren, um das Team mental auf das Projekt vorzubereiten. Das schafft Motivation bei den Beteiligten. Sind diese Bausteine für eine reibungslose Projektzusammenarbeit erstmal gelegt, wird der gesamte Projektverlauf davon profitieren.
Wie wird diese positive Aufbruchstimmung beim Kick-Off erreicht?
Eine gute Vorbereitung zahlt sich aus! Deshalben haben wir für Sie einen 6-Step Leitfaden zum erfolgreichen Kick-Off entwickelt.
Begrüßung (~5 Minuten)
Starten Sie die Kick-Off-Veranstaltung mit einer kurzen Begrüßung und einem Blick auf die Agenda, damit allen Beteiligten klar ist, was sie in dem Meeting erwartet. Idealerweise stellt sich die Geschäftsleitung oder ein anderes „hohes Tier“ vor, um dem Kick-Off die nötige Wichtigkeit zu verleihen. Dann sind die Ohren der Teilnehmer gespitzt und bereit, die folgenden Informationen gut aufzunehmen.Stakeholder (5-10 Minuten)
Nach der Vorstellung der Projektleitung stellen sich die verschiedenen Interessengruppen vor. Dabei positionieren sie sich in der strategischen Planung des Projekts und geben an, welchen Teil des Projekts sie einnehmen. Falls externe Stakeholder und Unternehmen anwesend sind, können diese ebenfalls kurz vorstellen, wer sie sind und in welcher Verbindung sie zum Projekt stehen.Projektübersicht (5-10 Minuten)
Als nächstes ist es wichtig, dem Team eine Projektübersicht vorzustellen. Welche Ziele sind gesetzt? Warum ist das Projekt relevant für das Unternehmen und die Stakeholder? Was sind die verschiedenen Projektphasen und wie sieht der Projektzeitplan aus? Einen klaren Projektstrukturplan am Anfang zu präsentieren, schafft Motivation für die Projektarbeit.Aufgabenverteilung (10-15 Minuten)
Dies ist der wichtigste Schritt des Kick-Offs. Hier werden die einzelnen Aufgabenbereiche besprochen. Wer sind die Verantwortlichen des Bereichs? Welche Aufgaben stehen an? Wer übernimmt was? Dazu wird noch ein Projektzeitplan vorgestellt, damit alle Beteiligten einen Überblick behalten. Je nach Größe des Projekts sollte jedes Projektteam noch ein separates Kick-Off-Meeting mit Zielen und konkreten Aufgaben für ihr Gebiet veranstalten.Fragen & Antworten (~15 Minuten)
Bevor die Kick-Off-Veranstaltung zum Ende kommt, ist es wichtig, alle offenen Fragen, inhaltlich wie technisch, zu klären. An dieser Stelle wird wahrscheinlich nach z.B. den Aufgabenstellungen gefragt. Fragen zum allgemeinen Projektmanagement sollten an diesem Punkt des Kick-Offs schon in den vorherigen Schritten geklärt worden sein. Sind alle offenen Fragen geklärt? Sehr gut, dann kann das Kick-Off-Meeting zu einem Ende kommen!Abschluss (~5 Minuten)
Nun ist es Zeit für die letzten motivierenden Worte. Hierzu können z.B. Erfolge aus vergangenen Projektarbeiten genannt werden. Und auch wenn das Projekt anspruchsvoll scheint, ist es mit dem richtigen Team und guter Zusammenarbeit zu meistern.
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