Arbeitspakete sind die Grundbausteine einer Unternehmenstransformation. Wenn diese Pakete schlecht definiert sind, ist der Transformationserfolg nahezu ausgeschlossen. Doch wann ist ein Paket gut definiert? Es gibt einige Faustregeln, die Ihnen bei Ihrer Transformation helfen können!
Projekte werden in aller Regel nach dem Verfahren Divide and Conquer aufgesetzt. Also: Teile und herrsche. Der Gedanke ist dabei ganz einfach: ein komplexes Projekt in handhabbare Teilprojekte zerteilen und diese Schritt für Schritt umsetzen. Dabei gibt es ein paar Prinzipien, die sich im Projektalltag bewährt haben. Wir zeigen Ihnen was Sie beachten sollten!
Ein Arbeitspaket
- Ist die Summe aller Einzelmaßnahmen einer Initiative (z.B. alle Maßnahmen zur Umsatzsteigerung)
- hat einen Start- und Endzeitpunkt, sowie einen klar definierten Inhalt/Umfang und eine Kostenschätzung.
- wird einer Person zugewiesen (die das Paket zwar verantwortet, aber nicht zwingend alleine bearbeiten muss).
- sollte mit den anderen Paketen des Projekts vergleichbar sein.
Definition nach Inhalt
Die absolute Basisregel ist, dass ein Arbeitspaket inhaltlich konsistent sein sollte. So könnten Sie z.B. alle Maßnahmen zur Umsatzsteigerung in ein Paket zusammenfassen. Dabei gilt, dass der Fokus nicht zu weit sein sollte. Alle Maßnahmen zur Kostenreduktion könnten sowohl Working-Capital-Maßnahmen als auch Personalaufwandsmaßnahmen umfassen. In diesen Situationen ist es oft sinnvoll, mehrere Pakete zu schnüren. Die nächsten Regeln erlären wieso.
Definition nach Größe
Es gibt keine perfekte Größe. Jedes Projekt ist ein wenig anders. Allerdings gibt es schon eine Art Best Practice. Denn ein Arbeitspaket sollte möglichst nicht mehr als 20% des Gesamtprojekteffektes ausmachen. Wenn Sie also 500.000 Euro Kosten einsparen wollen, sollte ein Arbeitspaket nicht viel mehr als 100.000 Euro Effekt mit sich bringen. Natürlich gibt es Ausnahmen. Dennoch ist die Regel ein guter Indikator. Denn Studien (wie diese hier zum Beispiel) zeigen, dass gerade große Initiativen meist scheitern, während mehrere kleine häufiger zum Erfolg geführt werden.
Definition nach Reportingzyklus
Transformationsprojekte haben in aller Regel einen definierten Reportingzyklus. Häufig wird monatlich über den Projektfortschritt in einem Lenkungsausschuss berichtet und Neues wird entschieden. Auf dieser Periodik baut eine weitere Faustregel mit viel praktischem Wert auf: ein Arbeitspaket sollte in den ersten 3 bis 5 Reportingzyklen evaluierbar sein. Das heißt, nach 3 bis 5 Berichterstattungen sollte klar sein, ob das Paket weiterverfolgt wird. Dabei gilt, je kürzer das Gesamtprojekt, desto schneller sollten Sie an den Punkt gelangen, an dem eine Entscheidung möglich ist.
Definition nach Zeit
Auch die Gesamtprojektlänge spielt eine Rolle. Denn ein Arbeitspaket sollte nicht viel länger als 33% des Gesamtprojekthorizontes andauern. Angenommen Sie planen ein Projekt über 2 Jahre, dann sollte ein Paket also nicht viel mehr als 8 Monate andauern. Denn je länger ein Arbeitspaket geplant ist, desto schwieriger ist es die Motivation der Projektteilnehmer aufrechtzuerhalten.
Was ist also ein gutes Arbeitspaket?
Ein gutes Paket muss nicht alle Faustregeln sklavisch verfolgen. Doch für sich allein genommen helfen die Faustregeln sehr. Schon der Prozess der Überprüfung anhand dieser Regeln wird Ihnen etwas bringen. Denn Sie werden Abweichungen von den Regelen begründen können und alleine dadurch wird das Paket geschärft!
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