Wissen Sie, was ein Gantt-Diagramm ist? Ein Gantt-Diagramm kann ein nützliches Tool zur Projektplanung sein. Dabei werden alle geplanten Aufgaben in einer Übersicht dargestellt, sodass für alle Beteiligten ersichtlich ist, welche Arbeiten bis zu welchem Zeitpunkt erledigt sein müssen. Doch so gut sich Gantt-Charts als leistungsfähige Tools für das Ihr Projektmanagement eignen, umso mehr Probleme bereiten sie bei den meisten PMOs. Woran liegt das?
Es gibt ein paar Anwendungsmöglichkeiten für Gantt-Charts. Die Punkte gegen sie sind allerdings in der Überzahl:
- Gerade bei komplexen Projekten werden Gantt-Charts schnell unübersichtlich
- Bei vielen Projekten ergibt eine lineare Darstellung keinen Sinn
- Wenn nicht mit einer Software gearbeitet wird, müssen die Diagramme ständig angepasst werden
- Sobald mehrere Teilnehmende die Diagramme anpassen können, ist das Chaos vorprogrammiert
- Gerade bei großen Projektportfolios ist die Lesbarkeit gering und Änderungen werden kaum wahrgenommen
Die Erklärungen zu den einzelnen Punkten sowie Alternativen finden Sie in diesem Artikel.
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Woher kommen Gantt-Charts?
Erfunden wurde das Gantt-Diagramm um 1890 von Karol Adamiecki, einem polnischen Ingenieur, der ein Stahlwerk im südlichen Polen betrieb. Kurze Zeit später wurde der Balkenplan erstmals von Hermann Schürch (1881–1957) für Konstruktionsprojekte eingesetzt.
Was sind Gantt-Charts?
Ein Gantt-Diagramm, auch Balkenplan genannt, ist ein Instrument des Projektmanagements, das die zeitliche Abfolge von Aktivitäten grafisch in Form von Balken abbildet, wobei dieser das Startdatum, die Dauer und das Enddatum repräsentiert.
Erfunden wurde diese Darstellungsweise 1890 von Karol Adamiecki (auch wenn sie dann nach Herrn Gantt benannt wurde). Seitdem werden Gantt Diagramme gemeinhin im Projektmanagement sowie im Projektportfoliomanagement eingesetzt. Sie gelten als effektive Methode, um Aktivitäten (Aufgaben und Ereignisse) und Abhängigkeiten zeitbezogen anzuzeigen... und sie haben auch einige Vorteile.
Wo liegen die Vorteile?
Gantt-Diagramme sind besonders gut für die sequenzielle und parallele Darstellung von Fortschritten in einem Projekt geeignet. Übersichtlichkeit ist einer der wichtigsten Vorteile: So bieten sie für kleine bis mittelgroße Projekte einen guten grafischen Überblick und eine schnelle Orientierung. Die Dauer von einzelnen Aktivitäten ist leicht erkennbar, solange sie eine bestimmte Länge nicht überschreitet. Das gibt oft erste Ideen zur Problemlösung. An sich ist das Gantt-Diagramm zudem leicht zu verstehen und die Vorgehensweise sehr intuitiv. Doch gilt dies nur für Projekte, die per sé einfach zu verstehen sind und bei denen die Abhängigkeiten schön linear und Schritt für Schritt aufeinander folgen. Dies kann bei Maschinenbauprojekten der Fall sein – doch bei den meisten Projektportfolios ist dem nicht so.
Was sind die Nachteile?
So gut sich Gantt-Diagramme für kleinere Projekte eignen, umso weniger eignen sie sich für die Darstellung von komplizierten Abhängigkeiten und Verflechtungen. Das hat einige Gründe:
1. Komplexität
Die für kleinere Projekte gelobte Übersicht geht bei komplexeren Projektportfolios leicht verloren. Bei Projekten mit vielen Mitarbeitern und verschiedenen involvierten Teams, kann das Gantt-Diagramm schnell zu umfangreich werden. Die Darstellung von vielen Aufgaben, mit unterschiedlicher Länge, ist schnell kompliziert und schwer verständlich.
Die Darstellbarkeit ist somit für viele Vorgänge begrenzt und das Gantt-Diagramm nur hilfreich für kleinere bis mittelgroße Projekte, mit nicht mehr als 30 Tätigkeiten.
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2. Linearität
Um Gantt-Diagramme erfolgreich nutzen zu können, braucht man schon vor dem Projektstart eine Vorstellung darüber, wie die Endergebnisse ausfallen sollen. Außerdem sollten alle nötigen Schritte bekannt sein. Die feste Terminierung aller Vorgänge mag dann logisch klingen, wenn man ein Haus baut. Sie ist aber wesentlich schwieriger zu bewerkstelligen, wenn man sich in einem Team von Webentwicklern befindet, die an einem Auftrag arbeiten, für den es kein spezifisches Endergebnis gibt.
3. Arbeitsaufwand
Vor allem komplexere Projektportfolios haben selten einen linearen Verlauf und müssen daher stetig angepasst werden. Dadurch müsste der zuständige Projektleiter das Gantt-Diagramm laufend aktualisieren und verändern – eine Aufgabe, die mit einem Tool für Ihr Projektportfoliomanagement deutlich leichter fällt.
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4. Multi-User-Freundlichkeit
In einem Projekt nimmt der Arbeitsaufwand überproportional mit jedem weiteren Teilprojekt zu. Und selbst der beste Projektmanager kann nicht alle Projektbestandteile im Kopf haben und die Abhängigkeiten immer perfekt planen. Das Ganze wird nicht einfacher, wenn mehrere Projektteilnehmer gleichzeitig an einem Projekt mit Gantt-Charts arbeiten. Multi-User-Projektmanagement ist mit Gantt-Charts nämlich kaum zu bewerkstelligen, da eine Änderung an einer Stelle schnell das ganze Diagramm verschiebt, ohne dass dies gewollt war.
5. Lesbar- und Interpretierbarkeit
Auf den ersten Blick sind Gantt-Charts doch super lesbar, oder? Doch stimmt dies nur, wenn alle Projektteile ungefähr den gleichen Umfang haben. Wenn ein Projektteil sehr viel länger braucht (z. B. 10-12 Monate) und alle anderen Projektteile nur ein paar Wochen, gehen Unterschiede verloren und Verschiebungen der kleinen Projekteteile sind kaum einsehbar. Zudem können aus Verschiebungen der Balken nur bedingt Schlüsse gezogen werden. Spätestens dann muss der Projektmanager doch den Hörer in die Hand nehmen und herausfinden, warum welche Aktivitäten zu Verspätungen führen.
Was wir aus der Praxis gelernt haben
So sehr wir Gantt-Charts auch mögen, wir mussten lernen, dass die lustigen und oft bunten Diagramme super zum einmaligen Planen von Projekten sind. Doch nach kurzer Zeit verstauben sie im Projektordner und werden nie wieder angefasst. Denn meistens sind die Veränderungen schnell so gravierend, dass das initiale Chart komplett überholt ist.
Welche Alternativen gibt es?
Da sich das Gantt-Diagramm nur für weniger komplexe Projekte eignet, haben wir hier für Sie Alternativen für die Darstellung von komplizierten Abhängigkeiten und Verflechtungen zusammengetragen.
Burn-Up-Chart
Das Burn Up Chart ist ein Linien- oder Flächendiagramm, das Ihnen zeigt, wie viel Arbeit bereits fertiggestellt ist und wie viel insgesamt zu tun ist. Weil die Darstellung die Veränderlichkeit des Umfangs bzw. den Scopes einbezieht, eignet sich das Burn Up Chart für die Kontrolle des gesamten Projektportfolios. Gerade wenn das Projekt noch in der Schwebe ist und sich Dinge ändern, ist das Burn Up Chart super. Denn es berücksichtigt diesen Umstand mühelos.
Kanban
Kanban hat in den letzten Jahrzehnten stark an Popularität gewonnen. Den Ursprung hat die Methode in der Fertigung bei Toyota, bis sie später vor allem von Software-Entwicklern genutzt wurde. Aufgrund seiner großen Vorteile wird Kanban seit einiger Zeit allerdings in verschiedenen Geschäftsbereichen für unterschiedlichste Projekte eingesetzt.
Das einfachste Kanban-Board hat dabei drei Spalten – „Zu erledigen“, „In Bearbeitung“ und „Erledigt“. Weitere Spalten können je nach Bedarf leicht hinzugefügt werden. Die verschiedenen Aufgaben wandern dann durch den Workflow. Durch die Visualisierung des Workflows wird Übersichtlichkeit gewährleistet und mögliche Engpässe und Probleme werden schnell sichtbar. Der Vorteil von Kanban ist zudem, dass es leicht in jedes Projekt eingeführt werden kann und keine umfassenden Änderungen nötig sind. Dadurch ist Kanban bei parallelen Arbeiten, wie es in großen Projekten mittlerweile üblich ist, besonders nützlich.
Die gute alte Tabelle samt Aggregation
Für kleinere Projekte reicht eventuell auch die altbewährte Tabelle, in welcher der Projektstand samt Aktivitäten festgehalten wird. In ihr können Verantwortliche, Fälligkeitstermine, Prioritäten und der Projektstatus leicht abgefragt werden. Die Möglichkeit, die Tabelle mit wenigen Klicks an den aktuellen Projektstand anzupassen, sowie die Multi-User-Freundlichkeit, die im Gegensatz zum Gantt-Chart gegeben ist, macht die Tabelle im Projektportfolio besser als ihren Ruf.
Status Reports und Dashboards
Gantt-Diagramme und Kanban sind gute Werkzeuge, um Ihre Projekte zu verfolgen, aber nicht unbedingt, um ihren Projektstand an ihre Stakeholder zu kommunizieren.
Ihr Zeitplan im Dashboard von Falcon
Wenn Sie Ihren Fortschritt, eine Frage oder anderes Wissen mit einem Kunden, Ihrem Projektsponsor oder einem anderen Kontakt kommunizieren müssen, ist ein leicht verständlicher Statusbericht die beste Wahl. Darüber hinaus können Echtzeit-Dashboards Ihnen helfen, den aktuellen Status Ihres Projekts aus verschiedenen Ansichten zu erfassen und auch dem Team einen Überblick zu geben.
Mit dem richtigen Tool für Projektportfoliomanagement können Statusberichte und Dashboards mit wenigen Mausklicks erstellt werden und Ihnen wertvolle Zeit und Energie für weitere Projekte sparen.
Wussten Sie schon? Seit Längerem bietet unsere Software Falcon unseren Nutzern per One-Click-Reporting strukturierte und einfache Berichterstattung im PowerPoint Format. Auf Knopfdruck können aus Ihren Daten klassische Management Reports erstellt werden – filterbar und in der gewünschten CI. Um Beratern, PMOs, Investoren und Geschäftsführern noch flexiblere, individuellere und interaktivere Reporting-Möglichkeiten zu bieten, haben wir seit 2023 die native Anbindung Falcons an Microsoft Power BI ermöglicht. Damit fließen Daten aus Falcon automatisch an Power BI und stehen dort dauerhaft aktuell und in Echtzeit zur Verfügung – ganz ohne regelmäßige und lästige Importe. Mit den vorliegenden Daten können Sie in Power BI individuelle Dashboards und Analysen ganz nach Ihrem Geschmack und in Ihrer CI kreieren.