Hervorragendes Projektmanagement ist entscheidend für alle Produktentwicklungen und die sonstigen Leistungen von Unternehmen. Die entscheidenden Kenngrößen im Management von Projekten sind hierbei Effektivität und Effizienz.
Aufgrund globaler Wandlungen, der steigenden Zahl beteiligter Stakeholder und regulatorischer Vorgaben wird die Projektsteuerung und -umsetzung in Unternehmen zunehmend komplexer. Die Berechnung von Kenngrößen wird schwieriger, und die volatilen Anspruchshaltungen von Kunden erhöhen das Projektrisiko. Zur Bewältigung dieser Problematiken wurden professionelle Vorgehensweisen und Methoden entwickelt, welche sich in klassische und agile Projektmanagement Ansätze unterscheiden lassen. Hierbei zeigt sich, dass beide Ansätze zwar ihre Stärken haben, aber dennoch anspruchsbedingt nicht immer erfolgreich eingesetzt werden konnten, weshalb aus den beiden Methoden hybride Formen gebildet wurden, die deutlich zeitgemäßer und effektiver sind. Im Folgenden wird dargestellt, welche Vor- und Nachteile die herkömmlichen Management-Methoden haben und welche Vorteile die Einführung der hybriden Methode als Kombination mit sich bringt.
Die klassische Projektmanagement Methode: Das Wasserfall-Modell
Auch heute sind viele Projektmanagement Methoden, die in Projekten Anwendung finden, nach wie vor eher klassisch. Im traditionellen Projektmanagement ist ein direktes Wasserfall-System üblich, welches oft in klassischen, konservativen Unternehmen mit hierarchisch-geprägten Strukturen und Anforderungen eingesetzt wird. Hierbei werden große Projekte im Unternehmen in mehrere Phasen unterteilt, die aufeinander aufbauen. Entscheidend ist hier, dass jede Phase erst nach Beendigung der vorherigen gestartet werden kann. Durch die transparente Übersicht von Abhängigkeiten können klare Verantwortlichkeiten verteilt werden und die Budgetplanung gestaltet sich einfach. Die einzelnen Projektphasen werden im Anschluss in Abhängigkeit voneinander zeitlich geplant, sodass auch bei der initialen Planung des Projekts schon eine Prognose für das Projektende definiert werden kann. Diese kann bei Bedarf auch den Stakeholdern unterbreitet werden. Gerade in den aktuell unsicheren Zeiten ist es jedoch sehr schwer, Phasen, die noch weit in der Zukunft liegen, zeitlich präzise zu planen. Denn wenn eine Projektphase doch nicht nach Plan abgeschlossen werden kann, verschieben sich direkt alle darauffolgenden. Somit ist man unflexibel gegenüber Anpassungen im Projekt und bei der Reaktion auf die klassischen Fehler.
Vorteile der Methode:
Die transparente Übersicht von Abhängigkeiten schafft klare Verantwortlichkeiten. Die Budgetplanung gestaltet sich einfach. Prognosen lassen sich bei der initialen Planung aufstellen.
Nachteile der Methode:
Unflexibel gegenüber Anpassungen im Projekt und bei der Reaktion auf die klassischen Fehler.
Zusammenfassend ist Spontanität in diesem Modell sehr beschränkt, weil wie bei einem Wasserfall nur ein lineares Vorgehen existiert; es besteht eine chronologische (wenn/dann) Reihenfolge.
Agiles Projektmanagement: Der Agile Cycle
Die agile Projektmanagement Methode ist darauf ausgelegt, agil zu bleiben und laufend Flexibilität gegenüber Anpassungen gewährleisten zu können. Die vordefinierten Teilprojekte und Arbeitspakete werden dabei in Sprints geplant und in einem Zyklus abgearbeitet. Je nach Ausgestaltung dauern diese Sprints in der Regel 2–4 Wochen. Für diese Methode eignen sich besonders überschaubare Projekte mit abschätzbarem Aufwand und wenigen involvierten Parteien. Die Idee der agilen Methode ist es, den Projektplan nach und nach anhand der vorhandenen Daten zu evaluieren und bei Bedarf zu überarbeiten. Die Umsetzungsfähigkeit kann nach jeder Iteration neu bewertet und das weitere Vorgehen auf die dann vorliegende Situation ganz agil angepasst werden. Dadurch bleiben die Projekte laufend sehr flexibel gegenüber Anpassungen im Plan und gleichzeitig sehr transparent. Fehler sind bei diesem agilen Vorgehen nicht selten, aber auch eingeplant. Der Fokus wird eher darauf gelegt, schnell erste agile Ergebnisse zu erzielen, als zu viel Zeit in eine akribische Planungsphase zu investieren. Dank des flexiblen Vorgehens kann auf Fehler immer reagiert werden. Dennoch ist das Projektende kaum oder gar nicht vorherzusagen und die nächsten Schritte sind oft unklar, wodurch teils Unübersichtlichkeit innerhalb des Projekts ausgelöst werden kann. Einige der bekanntesten agilen Methoden im Projektmanagement sind unter anderem Scrum und Kanban.
Vorteile der Methode:
Die Projekte bleiben laufend sehr flexibel gegenüber Anpassungen und gleichzeitig sehr transparent. Auf Fehler kann immer reagiert werden.
Nachteile der Methode:
Das Projektende ist kaum oder gar nicht vorherzusagen. Nächste Schritte sind oft unklar → Unübersichtlichkeit innerhalb des Projekts
Die hybride Projektmanagement Methode: Die Kombination aus klassisch und agil
Die hybride Methode ist die Zusammenführung einzelner komplementärer Teile, um die Stärken der klassischen und der agilen Methoden zu verbinden. Hierbei können die verschiedenen Ansätze individuell kombiniert und auf das Projekt angepasst werden. Der Wasserfall-Methode folgend können die groben Projektmeilensteine im Voraus geplant werden, vor allem dort, wo klare Verantwortlichkeiten im operativen Geschäft bestehen, wie z. B. in der Produktplanung. In der folgenden Phase der Produktentwicklung überschneiden sich hingegen viele Fachbereiche und Organisationsebenen. In diesem Schritt sollten die entstandenen Arbeitspakete agil abgearbeitet werden. Die Produkteinführung hat dann wiederum eine deutlich bessere Planbarkeit, was bedeutet, dass hier im Wasserfall geplant werden kann.
Folgende Faktoren spielen eine Rolle im hybriden Projektmanagement:
- Der Organisationstyp
- Größe des Projekts
- Beteiligte Stakeholder im Projekt
- Erfahrung der Teamleitung im Management von Projekten
- Projektmanagement und Methoden Know-How der Teammitglieder
Schaut man sich zum Beispiel den Bau eines Fertigteilhauses an, eignet sich die Wasserfall-Methode deutlich besser als die agile, da es sich um ein prozessstabiles Projekt mit klaren Rollenverteilungen handelt. Die agile Methode bietet sich jedoch eher bei der Entwicklung einer Software an, da hier Anpassungsfähigkeit und stetige Verbesserung im Fokus stehen.
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Vorteile der Methode:
Optimale Balance zwischen Stabilität und Agilität
Nachteile der Methode:
Das Team sollte Erfahrung mit PM Methoden und digitalen Tools haben.
Hybrides Projektmanagement – warum die Kombination eine sinnvolle Methode darstellt
Das hybride Projektmanagement versucht somit die optimale Balance zwischen Stabilität und Agilität zu finden und erlaubt die Integration von verschiedenen Projektmanagementmethoden, um die Effektivität zu steigern. Hybrides Projektmanagement erfordert jedoch auch entsprechende Kompetenzen und Fähigkeiten von Projektmanagern und dem Team. Neben fundierten Kenntnissen im klassischen Projektmanagement und agilen Methoden, wie Scrum oder Kanban, müssen sie in der Lage sein, die richtigen Projektmanagement Ansätze auszuwählen, zu kombinieren und an die spezifischen Anforderungen des Projekts anzupassen. Einige Anforderungen sollten folglich im Team erfüllt und etabliert sein, u. a. eine hohe Flexibilität, Anpassungsfähigkeit und kontinuierliches Lernen.
Ein weiterer wichtiger Aspekt im Bereich des hybriden Projektmanagements ist die Nutzung von Technologie und digitalen Tools, die speziell auf Projektmanagement zugeschnitten sind. Diese unterstützen Kommunikation, Zusammenarbeit und Dokumentation in verteilten und virtuellen Teams, die alle an dem gleichen Projekt arbeiten. Durch den Einsatz von Projektmanagement-Software, Kollaborationstools und Echtzeit-Datenanalyse können Projekte effizienter gesteuert und überwacht werden.
Fazit:
In diesem Artikel wird die Bedeutung von effektiven Projektmanagement Methoden für Unternehmen hervorgehoben und die Herausforderungen im klassischen und agilen Projektmanagement erläutert. Der Artikel betont die Vorteile der hybriden Projektmanagement-Methode, die eine Kombination aus beiden Ansätzen - dem agilen und dem klassischen - darstellt, um die Stabilität und Agilität in Projekten zu optimieren. Dabei wird betont, dass die Wahl und Anpassung der Methoden an die Projektanforderungen sowie der Einsatz von digitalen Tools und Technologie entscheidend sind.
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