Das Wichtigste in jedem Projekt ist die Definition von geeigneten Maßnahmen. Unabhängig vom Inhalt haben gute Maßnahmen immer dieselbe Struktur. Denn aus der Maßnahme wird ersichtlich, worum es geht. Wir gehen mit Ihnen Schritt für Schritt durch die erfolgreiche Definition umsetzbarer Maßnahmen.
Aus der Maßnahme muss ersichtlich sein:
- was das Ziel ist
- warum das Ziel verfolgt wird
- wer an der Maßnahme beteiligt ist
- was genau passieren soll
- wer dafür verantwortlich zeichnet
- welche Effekte erwartet werden
- wann die Effekte eintreten
Das Wichtigste ist dabei vielleicht, dass alle Komponenten der Maßnahme so festgehalten werden müssen, dass ein sachkundiger Dritter - also jemand der zwar Erfahrung mit der Materie, aber nicht mit der Maßnahme selbst hat - ohne große Probleme den Sinn, Zweck und Stand der Maßnahme identifizieren kann.
Beschreibung der Maßnahme
Zunächst empfiehlt es sich die Maßnahme zu beschreiben. Das kann im ersten Schritt ruhig in Prosa und beliebig lang vorgenommen werden. Steht ein gemeinsames Verständnis, ist es eine gute Übung, die Maßnahmenbeschreibung möglichst kurz mit den Kernbestandteilen festzuhalten. Unsere Erfahrung zeigt, dass 400-600 Zeichen dafür reichen müssen. Denn nur, wenn die Beschreibung kurz und knackig ist, erlaubt sie einem Dritten die Kernbestandteile auf einen Blick zu erfassen. Denken Sie dabei daran, dass die Beschreibung im besten Fall den Zeitrahmen, die Beweggründe und das Ziel der Maßnahme beinhaltet.
To Dos und Verantwortlichkeiten festlegen
Im nächsten Schritt legen Sie die Verantwortung fest. Dabei stellen Sie sicher, dass genau eine Person für die Maßnahme verantwortlich zeichnet. Dies ist enorm wichtig und kann gerne mit der Beschreibung der Maßnahme einhergehen. Vielmehr empfiehlt es sich, die Beschreibung der Maßnahme gemeinsam mit dem Verantwortlichen vorzunehmen, denn die Identifikation mit der Aufgabe steigt dann enorm.
Ist die Hauptverantwortung geklärt, gilt es, den Kreis der Beteiligten und deren Aufgaben festzustellen. Meist gibt es ein paar Mitarbeiter, die aufgrund ihrer Tätigkeit sofort zum Kreis der Verdächtigen gehören. Doch gilt es auch, den erweiterten Kreis der Beteiligten festzuhalten. Gehört zur Maßnahme zum Beispiel eine Freigabe der Geschäftsführung oder gibt es - wie so oft - eine IT-Komponente, so sollte dies möglichst früh für alle Beteiligten bekannt sein. Am einfachsten können Sie den Kreis der Beteiligten bestimmen, in dem Sie die Maßnahme nun detailliert planen. Wer macht wann was? Diese Frage ist die Basis Ihrer Maßnahme.
Sollten Sie mehrere Maßnahmen planen, ist es wichtig zu identifizieren, welche Aktivitäten kollidieren oder zeitgleich ablaufen. Denken Sie daran, dass Projekte neben dem Tagesgeschäft laufen. Einerseits empfiehlt es sich, genügend Freiraum für das Tagesgeschäft zu lassen. Anderseits sollte zwischen den Aktivitäten möglichst wenig Zeit verstreichen. Unsere Projekterfahrung zeigt, dass in Abhängigkeit von Brisanz Ihres Projektes drei bis fünf Aktivitäten je Woche und Projektteilnehmer angemessen sein können.
Effekte bestimmen
Sind die Aktivitäten festgelegt, gilt es, die Effekte der Maßnahme zu bestimmen. Legen Sie dazu zunächst die Zielposition fest, die Sie mit Ihrer Maßnahme beeinflussen möchten (zum Beispiel Umsatz, Durchlaufzeiten, Lagerbestände usw.). Oft ist dieser Schritt nicht einfach, denn manchmal legen Sie ein Ziel fest, das sich schwierig messen lässt. In einem späteren Beitrag werden wir ausführlicher erklären, was man in diesen Situationen machen kann. Doch ist das Ziel erstmal klar, gilt es zu bestimmen, wann welche Effekte bei Ihrer Maßnahme anfallen.
Nehmen Sie sich die Aktivitäten der Maßnahme vor und versuchen Sie abzuschätzen, welche Aktivität welche Effekte nach sich zieht. Oft ist es so, dass die ersten Aktivitäten Aufwände verursachen und erst spätere zu Erträgen beitragen. Sollte dies der Fall sein, ist es besonders wichtig, die Aufwände möglichst genau festzuhalten.
Die beschriebene Detaillierungsphase ist die Grundlage für den nächsten und letzten Schritt. Bestimmen Sie den Start- und Endzeitpunkt der Maßnahme. Liegt noch etwas Zeit zwischen Ihnen und dem Maßnahmenstart, empfiehlt es sich, einen kurzen Kick Off-Termin zum Start der Maßnahme zu organisieren. Gehen Sie mit dem Kreis der Beteiligten erneut die Maßnahme durch - und ändern Sie bei Bedarf den Projektplan.
Erfolgreiche Projekte planen
Wie plane ich eigentlich die optimalen Projekte? Auf der Grundlage ihrer Erfahrungen haben unsere Projektmanagement-Experten bei der Unterstützung zahlreicher Projekte einen Best-Practice-Leitfaden erstellt. Er hilft, strategische Projekte richtig zu planen und damit bereits einen wichtigen Schritt zum Erfolg zu machen.