Schon ein Projekt zu managen kann eine wahre Herausforderung sein. Ein ganzes Projektportfolio mit unterschiedlichen Zielen, Projektteams, Reporting- und Meeting-Zyklen in Schach zu halten erfordert bisweilen höchste Drahtseilakrobatik. In diesem Artikel geben wir nützliche Tipps, die Ihnen beim Managen eines Projektportfolios - einem sogenannten Programm - helfen.
Hier die wichtigsten Punkte zusammengefasst:
- Behalten Sie den Überblick, in dem wichtige Daten in einem System zusammenfließen
- Effiziente Kommunikation zwischen den Stakeholdern sichert den Fluss von wichtigen Informationen
- Standards für die Planung und Durchführung von Projekten steigern die Erfolgsaussichten und ermöglichen die Vergleichbarkeit
- Ein PMO hilft beim Aufbau und Einhaltung der Standards und kann als Service-Dienstleister Programmteilnehmer begleiten
Die jeweiligen Tipps erklären wir in diesem Artikel.
Sie sind auf der Suche nach einer Software, mit der Sie mehrere Projekte gleichzeitig verwalten können?
Dann ist Falcon genau die Lösung, die Sie gesucht haben!
Überblick behalten
Gerade für Projektverantwortliche ist eine Übersicht über alle laufenden Projekte essenziell. Dadurch kann der jeweilige Projektstatus jederzeit kontrolliert werden und Fortschritte sowie Probleme erkannt werden. Um dieses zu gewährleisten, bedarf es eines Systems, in dem alle Daten zentralisiert zusammenlaufen. Dadurch sind die Informationen schnell verfügbar und müssen nicht aus verschiedenen Quellen zusammengesucht werden. Zusätzlich ist eine Visualisierung z.B. mittels Messen Sie Projekterfolg quantitativ, sehr hilfreich.
Kommunikation und Stakeholder
Viele Projekte erhöhen die Anforderungen an Kommunikation und Stakeholder Management drastisch. Oft sind Mitarbeiter aus verschiedenen Abteilungen oder sogar aus anderen Unternehmen beteiligt. Die Kommunikation zwischen den Stakeholdern kann da schnell zur Mammutaufgabe werden. Doch ist sie bei guter Planung und effizienter Umsetzung maßgeblich für den Erfolg verantwortlich. Am wichtigsten ist, dass Probleme und Verspätungen frühzeitig kommuniziert werden, damit rechtzeitig Maßnahmen ergriffen werden können.
Für eine effiziente Gestaltung der Kommunikation sind langwierige und häufige Meetings eine hohe Belastung für alle Stakeholder. Eine digitale Lösung, in der alle Projektinformationen festgehalten werden, erhöht die Effizienz enorm. Wir empfehlen die regelmäßige Nutzung von Statusberichten für einzelne Maßnahmen. Gepaart mit einer Übersicht zu Projektmeilensteinen und Effekten können sich so Projektteilnehmer dezentral über die Entwicklungen und den aktuellen Zustand aller Projektbereich informieren ohne dafür regelmäßig auf Meetings, Flurfunk, Emails und Telefonate zurückgreifen zu müssen.
Projektübergreifende Standards
Schon bei einem Projekt ist eine ausführliche Planung und Strukturierung des Projekts empfehlenswert. Bei mehreren Projekten ist diese eine absolute Notwendigkeit. In unsererem kostenlosen Leitfaden geben wir detaillierte Tipps für eine erfolgreiche Projektplanung. Zu den wesentlichen Bestandteilen gehören die folgenden projektübergreifenden Standards, die Projektvegleichbarkeit und operative Effizienz sicherstellen:
- Stukturieren Sie Ihre Projekte nach einem einheitlichen Schema
- Messen Sie Projekterfolg quantitativ, heruntergebrochen auf einzelne Meilensteine
- Etablieren Sie einen wiederkehrenden Zyklus für Reporting und Analyse
PMO als zentrale Projektverwaltung
Gerade wenn über einen längeren Zeitraum mehrere Projekte gleichzeitig laufen, kann die Einführung eines Projektmanagement Office (PMO) die richtige Wahl sein. Das PMO ist eine zentrale Anlaufstelle für die Projektteilnehmer und ist verantwortlich für die Etablierung und Einhaltung von projektübergreifenden Standards. Dadurch können Systeme aufgebaut und eingeführt werden, die ihr Projektmanagement unternehmensweit verbessern. Zusätzlich kann das Know-how aus Projekten internalisiert und für andere wiederverwendet werden. Mehr zum Projektmanagement Office finden Sie in unserem Artikel "Zentrales Projektmanagement".
Multiprojektmanagement Software
Unseren besten Tipp, der Ihnen hilft, alle oberen Punkte effizient umzusetzen, geben wir zum Abschluss: Führen Sie eine geeignete Multiprojektmanagement Software ein! Natürlich - Sie können wertvolle Stunden, Tage und Wochen investieren und ein eigenes System zusammenbasteln, um mehrere Projekte zu verwalten. Die Wahrscheinlichkeit, dass dabei wichtige Informationen verloren gehen, Fehler entstehen und Chaos resultiert, ist jedoch sehr hoch. In unserem Artikel zu "Projektmanagement mit Excel" erfahren Sie am Beispiel von Microsofts Tabellenkalkulation - einer häufig genutzten adhoc-Antwort für Projektsteuerung - mehr dazu.
Für die Herausforderungen von Projektleitern und PMOs in der Steuerung von komplexen Projektprogrammen haben wir Falcon entwickelt. Falcon bildet komplexe Projekte in einer sinnvollen Struktur ab, ohne sich im Detaillierungsgrad zu verlieren. Planen und tracken Sie quantifizierbare Ziele für einzelne Meilensteine und profitieren Sie von der automatischen Aggregation auf überliegende Teilprojektebenen. Jederzeit können Statusberichte hinterlegt werden oder einzelne Aktivitäten von Maßnahmen kommentiert werden. Dadurch können die Informationen stets den betreffenden Projektteil zugeordnet werden. Und das ist noch längst nicht alles...!