Ob strategische Projekte, Unternehmenstransformationen oder komplexe Projektportfolios – eine gute Planung ist der Grundstein für langfristigen Erfolg. Wir sind sicher: ohne Planung geht es nicht – und je besser die Planung, desto einfacher gehen Ihre Projekte von der Hand. In diesem Artikel beleuchten wir die Planung von komplexen Projektportfolios und die Schritte, die eine erfolgreiche Durchführung sicherstellen.
Hier einmal die wichtigsten Punkte im Überblick:
- Unterteilen Sie Projekte in einzelne Teile
- Verteilen Sie frühzeitig Verantwortlichkeiten
- Schützen Sie sensible Informationen
- Machen Sie Ihre Projekte messbar
- Bringen Sie alle Stakeholder an einen Tisch
- Arbeiten Sie in einem fest definierten Projektzyklus
Setzen Sie bei der Ausarbeitung des Projektplans auf das Knowhow Ihres Teams
Weitere kurze Erläuterungen zu den einzelnen Punkten finden Sie in diesem Artikel
Zusammen mit unseren Experten für Projektportfoliomanagement haben wir für Sie einen Leitfaden erstellt, der auf die einzelnen Punkte detailliert eingeht. Laden Sie Ihren Leitfaden jetzt kostenlos herunter!
Projektstruktur
Eine sinnvolle Strukturierung Ihrer Projekte ist einer der wichtigsten Schritte für eine erfolgreiche Durchführung. Die Struktur hängt dabei maßgeblich von den Zielen Ihres Projekts bzw. der Problemstellung ab, die damit gelöst werden sollen, ab. Sie kann sich an Unternehmensbereichen, Projektphasen oder anderen Kriterien orientieren und sorgt für Transparenz und Überblick.
Pakete und Maßnahmen richtig schnüren
Besonders strategische Projekte sind so komplex, dass man nicht einfach mit einer simplen ToDo-Liste drauflosarbeiten kann. Nach dem Motto „divide and conquer“ ist eine sinnvolle Unterteilung des Projektes zu Beginn besonders wichtig. Auch ermöglicht dies eine Zuweisung von Verantwortlichkeiten für die einzelnen Projektteile.
Renommierte Unternehmensberater teilen ihre Projekte in Maßnahmenpakete und – wie der Name schon vermuten lässt – darunter liegende einzelne Maßnahmen. Dabei werden die Pakete so geschnürt, dass sie thematisch zusammenpassende Maßnahmen bündeln. Wichtig ist, dass ein Paket nicht zu viele Maßnahmen enthält. Als Daumenregel gilt, Maßnahmenpakete sollten
- möglichst weniger als 20% vom Gesamtprojekteffekt ausmachen,
- nicht länger als 1/3 der Zeit des Gesamtprojekthorizontes andauern und
- innerhalb der ersten 2-4 Reportzyklen evaluierbar sein.
Wie geht man mit sensiblen Bereichen um?
Die einzelnen Projektteile sollten so früh wie möglich konkreten Personen zugeordnet werden, die für die weitere Definition der darunterliegenden Details verantwortlich sind. Die Zuordnung von Personen stellt uns in der Projektplanung regelmäßig vor eine Herausforderung: In vielen Strategie- und Transformationsprojekten gibt es beispielsweise heiklere Projektbereiche mit Bezug zu Organisations- und Personalentscheidungen, innovativen Produkten oder M&A-Szenarien. In diesen Fällen ist die Projektleitung bemüht, größte Vertraulichkeit herzustellen, während in anderen Projektbereichen möglichst gemeinschaftlich und offen gearbeitet werden soll. Hier kann eine Projektportfoliomanagement Software glänzen, die ein differenziertes Rechtemanagement bietet.
Aktivitäten
Wenn die Grundstruktur des Projektes mit Paketen und Maßnahmen steht, können die einzelnen Arbeitsschritte für jede Maßnahmen definiert werden. Hier lassen sich idealerweise bereits die Projektbeteiligten aus den Fachabteilungen einbeziehen. Schließlich ist Ihr Detailwissen von Nöten und außerdem sind sie später für die Ausführung der Aufgaben verantwortlich.
Effekte
Effekte sind das Mittel zur Wahl, wenn es um die quantifizierbare Messung des Projekterfolgs geht. Für jede Maßnahme sollten finanzrelevante Werte oder andere KPI gemessen werden. Um den Aufwand zu reduzieren, ist ein konsolidiertes Tracking der sich aus dem Projekt ergebenden quantitativen Effekte auf Maßnahmenebene sinnvoll, auf Paket und Projektebene sollte eine Aggregation der Effekte stattfinden.
Kick-off
Zu Beginn ist es wichtig, einmal alle Stakeholder im Projekt zusammenzubringen. Hier können das Projekt, die einzelnen Teile und die Verantwortlichkeiten vorgestellt und besprochen werden. Dieses Vorgehen zielt darauf ab, alle Beteiligten mit ins Boot zu holen und eine hohe Akzeptanz, Motivation und Engagement sicherzustellen. In unserem Artikel zum Kick-Off-Meeting erfahren Sie mehr.
Zyklus und Reporting
Der Mensch ist ein Gewohnheitstier. Machen Sie sich dies zunutze und etablieren Sie einen klar definierten Zyklus für Projektarbeit und Reporting. Wir empfehlen den bewährten einmonatigen Projektzyklus. Etwa drei Wochen davon wird aktiv am Projekt gearbeitet. Die letzte Woche wird dann für Analyse, Reporting, Projektmeetings und Steuerung des Projektes genutzt. Am besten lassen sich diese Aufgaben in einer PPM Software erledigen.
Bottom Up oder Top Down
Eine häufige Frage ist die Aufgabenverteilung und der Führungsstil, der im Zuge der Projektplanung die besten Ergebnisse bringt. Aus unserer Erfahrung ist eine Mischung aus „Bottom Up“ und „Top Down“ besonders effektiv. Was meinen wir damit? Die Grundstruktur, wie Projektteile und Ziele, wird vom Management und der Projektleitung vorgegeben. Das kleinteilige Ausarbeiten des Projektplans wird wiederum Bottom-up ausgeführt. Das gilt insbesondere für die oben angesprochene Planung von Aktivitäten und Effekte auf Maßnahmenebene. Diese Mischung schafft den idealen Zusammenschluss von klarer Projektausrichtung und ambitionierten Zielen der Führung mit der Fachexpertise und einer hohen Projektidentifikation seitens der Projektteilnehmer.
Der Planung Ihres Projektportfolios stellt die Weichen für einen späteren Projekterfolg. Um unseren Blogpost knackig zu halten, haben wir uns auf ausgewählte, wesentliche Punkte konzentriert. Um Ihnen die Planung zu erleichtern, haben unsere Projektportfoliomanagement Experten einen Leitfaden erstellt, der detaillierter auf die einzelnen Punkte eingeht. Laden Sie diesen jetzt kostenlos herunter!