7 Gründe gegen Projektmanagement mit Excel

Nicht nur die Auswahl einer geeigneten Software ist wichtig für ein erfolgreiches Projektmanagement. Ebenso wichtig sind die Strukturen und Arbeitsmethoden, die, wenn sie vernachlässigt werden, zu großen Problemen und sogar zum Scheitern der Projekte führen können. Gemeinsam mit unseren Projektmanagement-Experten haben wir eine Checkliste erstellt, die wir Ihnen gerne kostenlos zur Verfügung stellen. Sie wird Ihnen helfen, Ihr Projektmanagement zu analysieren und Probleme rechtzeitig anzugehen.

Step by Step – Was macht Excel eigentlich so erfolgreich?

Excel ist mit geschätzten 750 Mio. Usern das am meisten verbreitete Tabellenkalkulationsprogramm weltweit. Doch was macht das Tool so beliebt? Excel ist in der Lage zahlreiche Datentypen zu verarbeiten, diese anschließend in einer Vielzahl an Grafiken und Statistiken darzustellen und interagiert ganz nebenbei noch als Input- oder Output-Format mit vielen anderen Softwarelösungen. Schon eine ziemliche Leistung!

Das Erfolgsrezept des Alleskönners auf einen Blick:

1. Erreichbarkeit: Auf nahezu jedem Computer ist Excel zu finden
2. Vorgeprägtes Know-How: ein Grundverständnis über Excel gehört in der heutigen Zeit zum Repertoire jedes Schülers
3. Popularität: Alternativen sind oft noch unbekannt
4. Ersparnis: Es fallen keine zusätzlichen Kosten für Programme oder Schulungen an
5. Customization: Man kann das Programm individuell den eigenen Vorstellungen anpassen

Sowohl privat als auch beruflich lässt sich Excel somit fast in allen Bereichen anwenden. Aufgabenlisten, Checklisten, Tabellenkalkulationen und Reporting gehören mit zu den Hauptfunktionen der Software. Doch im Projektmanagement stößt Excel häufig an seine Grenzen.

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Mit Excel Projekte planen? Bitte nicht!

Bei den Erfolgen ist es kaum verwunderlich, dass Excel auch für das Projektmanagement besonders beliebt ist. Doch genau das ist der entscheidende Fehler. Denn Excel ist echt super - keine Frage. Aber Excel ist nicht für Projektmanagement gemacht! Wir zeigen Ihnen warum ein Projektmanagement-Tool in diesem Fall die bessere Wahl ist:

Excel war nie für Projektmanagement gedacht

Selbst Hersteller Microsoft hat das anerkannt und bietet eine eigene, von Excel losgelöste Projektmanagement-Software an. Wer Excel im Projektmanagement zweckentfremdet, verkompliziert die Administration und erhöht die Fehleranfälligkeit im Projekt.

1. Excel macht Fehler

Rund 94 % aller Excel Arbeitsblätter enthalten Fehler. Es ist also nicht die Frage, ob man einen Fehler macht, sondern eher wie viele. Diese Fehler können sehr gravierend sein, wie prominente Beispiele zeigen:

• Durch einen Formatierungsfehler wurden die Falschen Geräte von einem Geheimdienst abgehört.
• Durch einen Vorzeichenfehler wurde aus $1,3 Milliarden Verlust ein Gewinn.
• Die Ergebnisse einer bekannten Studie sind falsch, da für die Berechnung ein falscher Datenbereich gewählt wurde.

Die Hintergundstories zu den kleinen Beispielen (und noch viele mehr) finden Sie hier.

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2. Excel ist unsicher

Legt man seine Daten in Dateiformation ab, macht man sich leicht angreifbar. Wissentlich oder unwissentlich können Daten verfälscht, gestohlen oder gelöscht werden. Kontrollen sind systemisch bei Excel nicht vorgesehen und eine manuelle Prüfung übersteigt die Kapazitäten eines jeden Mitarbeiters. Mit Hilfe von verschiedenen User-Rechten und einer Wiederherstellungsfunktion beugen Management-Tools diesen Problemen vor.

3. Excel wird schnell unübersichtlich

Komplexe oder parallellaufende Projekte sind mit Excel kaum zu bewältigen. Informationen müssen immer wieder neu einzeln beschafft, zusammengesucht und interpretiert werden. Somit ist es nicht verwunderlich, dass Excel im Projektmanagement bei den beteiligten Personen schnell für Verwirrung sorgt und man den Überblick komplett verliert. Im Gegensatz dazu sind Projektmanagement-Tools genau dafür entwickelt Ordnung und Struktur zu schaffen.

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4. Keine Multiuser-Fähigkeit

Wenn dann noch Ressourcen projektübergreifend an verschiedenen Stellen eingesetzt werden, bedeutet das die Verknüpfung von mehreren möglicherweise unterschiedlich formatierten Excel-Dateien. Sofern sich die Beteiligten überhaupt des Einsatzes in mehreren Projekten bewusst sind. Wenn zwischen den Projektleitern nicht effektiv kommuniziert wird, kann es mit Excel als Verwaltungsinstrument auch zum unbemerkten mehrfachen Verplanen einer Person kommen. Für Kollegen, die an mehr als einem Projekt arbeiten, bedeutet das händische Erstellen einer To Do-Liste in der Datei des entsprechenden Projektes außerdem, dass sie mehrere dieser Listen an verschiedenen Speicherorten pflegen müssen. Ein unnötiger und zeitfressender Aufwand, wenn eine geeignete Lösung eine projektübergreifende Auflistung aller anstehenden Aufgaben sowie ihrer Dringlichkeit wäre.

5. Kein Rechte-Management

In vielen umfangreichen Projekten, gerade in sensiblen Bereichen wie der Restrukturierung, M&As oder anderen Transformationsprojekten, umfasst ein Projekt zudem viele Planschritte, Maßnahmen, Effekte und Forecasts, die nicht für jeden Projektmitarbeiter einsehbar sein sollen. Eine gezielte Steuerung, wer auf welche Informationen zugreifen darf, ist ohne eine zeitraubende Versionierung von Dateien nicht machbar.

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6. Arbeit benötigt spezielle Excel-Kenntnisse

Nicht jeder Projektteilnehmer ist ein Excel-Experte. Das Programm enthält viele Funktionen, die auf ihren ursprünglichen Einsatz als Analyseinstrument ausgelegt sind und kann in der Bedienung kompliziert sein. Besonders wenn viele Informationen in verschiedenen Formen von Kollegen unterschiedlichen Excel-Niveaus über mehrere Tabellenblätter hinweg nachgehalten werden. Bei unerwarteten Fehlern oder Problemen im Einsatz steht bei Microsoft kein Excel-Ansprechpartner zu Verfügung, der gezielte Fragen zur Anwendung beantworten kann.

7. Versteckte Kosten sind hoch

Excel selbst ist pro User sehr günstig. Allerdings werden die Kosten übersehen, die schnell durch fehlerhafte Bedienung oder Fehler in der Software entstehen können. Die größten Kostenträger sind dabei die Suche und Interpretation von Daten sowie das Aufspüren und die Beheben von Fehlern.

Also nie wieder Excel?

Excel hat auf jeden Fall seine Daseinsberechtigung. Wir nutzen es selbst täglich! Denn für Tabellenkalkulationen und Berechnungen ist Excel ein sehr mächtiges Tool. Wir raten Ihnen allerdings sehr davon ab, Excel als Projektmanagement Tool zu missbrauchen! Wir wissen aus Erfahrung, dass das Chaos groß ist und Projekte deswegen scheitern.