Für erfolgreiches Projektmanagement sollten Sie die Basics kennen. Eines davon ist der allgemeine Ablauf eines Projekts. Wir erklären Ihnen hier die wichtigsten Projektphasen.
Es gibt verschiedene Meinungen über die Anzahl an Phasen im Projektmanagement. McKinsey nutz manchmal fünf Phasen, bei KPMG sind es hingegen ab und zu vier Phasen. Im Kern sollte ein Projekt allerdings immer die folgenden vier grundlegenden Phasen durchlaufen:
- Idee
- Planung
- Umsetzung
- Closing
Dazwischen können beliebig viele Phasen eingeschoben werden. Die einzelnen Projektmanagement-Phasen erklären wir in diesem Artikel mit Beispielen und schaffen einen Überblick.
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1. Idee
In dieser Phase werden die Ziele des Projekts definiert, der Zeitrahmen und das Budget festgelegt, sowie eine grobe Projekt-Struktur für die Bearbeitung und Aufgaben in kleineren Teilen erstellt. Am Anfang eines jeden Projektes steht auch schon der Abschluss. Es geht darum, das Ziel des Projektes grob, aber dennoch belastbar zu definieren und einen Überblick zu erstellen, damit es alle Handlungsschritte im weiteren Projektverlauf motivieren kann und zu einem einfacheren Management führt.
Ein Beispiel:
- Mehr Umsatz als Ziel ist genauso schlecht wie:
- 103,45 € mehr Umsatz
- Besser ist: 10% mehr Umsatz
So ist das Ziel grob genug, um es zu verstehen, aber gleichzeitig genau genug, um grob überprüfbar zu sein. Das reicht.
Und noch ein Beispiel:
- Wir müssen wachsen, um im kompetitiven Umfeld mitzuhalten, ist besser als
- Wachsen ist gut, aber definitiv nicht so gut wie:
- In den nächsten 8 Monaten brauchen wir 10% mehr Umsatz - denn daraus resultiert 2% Liquiditätswachstum. Damit könnten wir endlich Maschine ABC kaufen.
Der Projektteilnehmer muss verstehen, was das Ziel ist und warum dafür extra ein Projekt mit unterschiedlichen Aufgaben ansteht. Nichts ist tödlicher als mangelndes Zielverständnis innerhalb verschiedener Projekte - denn nur damit können Projektteilnehmer eigenständig handeln. Gibt es kein einheitliches Zielverständnis, wird oft für nichts und wieder nichts gearbeitet. Dadurch werden keine Ergebnisse und kein ordentlicher Abschluss im Projektmanagement erreicht.
Ziele müssen:
- grob genug sein, dass jeder Projektbeteiligte sie verstehen kann
- genau genug sein, um überprüfbar zu sein
- einen zeitlichen Rahmen haben
2. Planung
In dieser Phase wird die Projekt-Struktur detailliert ausgearbeitet. Es werden Projekt-Bausteine (Maßnahmen) des Projekts entwickelt, die wiederum aus konkreten Einzelschritten (Aktivitäten/Aufgaben) bestehen. Dadurch steht fest, wer wann was macht. Außerdem wird ein Plan für das Projektmanagement erarbeitet, welche Kostenträger die einzelnen Maßnahmen des Projekts besitzen.
Am Beispiel: Für die Steigerung soll ein neuer Online-Shop her. Wir bezeichnen diese Ebene des Projektes in Falcon als Maßnahme. Die Maßnahme selbst erstellen Sie genauer in Einzelschritten (die sog. Aktivitäten/Aufgaben). Hier wird festgehalten, wer was wann macht, um den Online-Shop zu platzieren.
Wichtig ist: Nicht im Detail verzetteln und den Überblick verlieren! Meist reichen fünf bis zehn Aktivitäten oder Teilschritte pro Maßnahme vollkommen, um festzuhalten, was in der Phase an Management getan werden soll. Über den Projektverlauf können die Maßnahmen dann gerne fortlaufend detaillierter werden. Hier kommen übrigens auch Methoden wie Scrum und Agile ins Spiel, um das Projektmanagement zu erleichtern. Dazu später mehr.
Neben der zeitlichen Struktur sollte an dieser Stelle auch festgehalten werden, welche Ressourcen finanzieller und sonstiger Natur über den Projektverlauf benötigt werden - aber auch, was dann die Ergebnisse sein sollen. (wann dadurch rausspringen soll). Mit dem Aktivitätenkatalog lässt sich bestimmen, welche personellen Ressourcen für wie lange gebunden sind, in welcher Phase innerhalb verschiedener Projekte diese benötigt werden, welche externen Dienstleister ggf. an Bord geholt werden müssen und welche Geräte oder Räumlichkeiten zum Einsatz kommen. Zudem werden außerdem die Informationen, welche Anschaffungen zu welchem Preis nötig sind und zu welchem Ergebnis der Einsatz dieser Ressourcen führen soll, in dem Aktivkatalog dokumentiert. Diese gebündelte Darstellung erlaubt einen detaillierten Überblick über die Durchführung und das Projektmanagement innerhalb der einzelnen Projektphase, wodurch auch Risiken vorgebeugt werden können.
Übrigens: Meistens wird bei dieser Planung vergessen, dass es zentrale Schlüsselpersonen und -funktionen innerhalb der einzelnen Phasen gibt. Ist beispielsweise die IT-Abteilung für 39 Aktivitäten im März eingeplant und Tech-Nik in der IT ist schon kurz vor einem Nervenzusammenbruch, macht es vielleicht Sinn vorher mal zu checken, was wer genau zu tun hat und ob das überhaupt neben dem Tagesgeschäft leistbar ist.
Haben alle Projektteilnehmer ihre Planung der einzelnen Projektphasen festgehalten, was wann durch wen passieren soll und was wann wie viel grob kostet und bringt, geht's zurück zum Anfang. Die nun detaillierte Struktur muss mit Ziel, Zeitrahmen und Budget abgeglichen werden. An diesem Punkt kommen in aller Regel ein paar Schleifen, die gedreht werden, bis ein einheitliches Verständnis im Team gefunden ist.
3. Umsetzung
In dieser Phase wird das Projekt von den Teilnehmern umgesetzt. Der Fortschritt wird dabei fortlaufend überwacht, um mögliche Probleme frühzeitig zu erkennen und Ziele im Auge behalten zu können. Bevor es allerdings für alle losgeht, sollten auch alle auf den gleichen Stand kommen und für das Projekt motiviert werden. Für einen guten Start in das Projekt und eine problemlose Durchführung empfehlen wir eine Kick-Off-Veranstaltung
Der wichtigste Teil bei der Umsetzung und der Durchführung ist das Benchmarking. Dabei wird der Ist-Zustand mit dem Plan verglichen. Es gibt viele Varianten, die Umsetzung gegen den Plan zu halten. Zum Beispiel der PDCA-Zyklus, der auch als Demingkreis bezeichnet wird, oder die DMAIC-Methodik. Gerne mal googlen, was sich genau hinter diesen Methoden des Prozessmanagements verbirgt - das ist schnell gelesen.
PDCA-Zyklus oder Demingkreis
Besteht aus vier Phasen:
- Plan
- Do
- Check
- Act
Die Schritte sind als iterativer Kreis zu betrachten, der einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess darstellt.
DMAIC-Methodik
Setzt sich aus fünf Phasen zusammen:
- Define
- Measure
- Analyse
- Improve
- Control
Ziel dieser Methode ist es, einen Verbesserungszyklus mit Daten zu untermauern.
Wie man das Benchmarking betreibt, ist letztlich egal. Wichtig ist nur, dass das Projekt einen gewissen unterjährigen Zyklus haben sollte. Zum Beispiel monatlich: Drei Wochen am Projektfortschritt arbeiten und dann in der vierten Woche eine Phase einbauen, alles auf Halt zu setzen und zu checken, wie Plan und Realität zueinander stehen. Wo und in welcher Projektphase gibt es zeitliche Abweichungen und warum? Wie sieht's mit dem Budget aus? Gibt es strukturelle Probleme? Haben wir vielleicht vergessen, dass im Juli die Sommerferien anstehen?
Oft kommen in den Projektphasen neue Sachen oder Aufgaben dazu und alte fliegen raus. Manchmal wird auch der Plan des Projekts angepasst - da sollte man sich aber halbwegs sicher sein, dass der Plan "falsch" ist und es nicht an der Umsetzung oder dem Management hapert. Jeden Monat einen neuen Plan zu erstellen ist nervig und meist eher kontraproduktiv. Das ein oder andere Projekt fliegt jetzt vielleicht auch wieder in Phase 1 und bekommt eine neue Zielsetzung. Kein Problem. Hauptsache man erkennt die Risiken und merkt, dass etwas getan werden muss. Denn nichts ist weniger effektiv, als Dinge effizienter zu planen, die nicht gebraucht werden.
In größeren Projekten mit einem größeren Team kann diese Zeit auch genutzt werden, um eventuell finanzierende Institute oder Gesellschafter zentral und strukturiert über den Projektfortschritt zu informieren. Das Ganze passiert meist sehr oft, denn diese schöne Schlüsselphase umfasst meist mehr als 90 Prozent des Projektzeitraums und nimmt damit einen großen Teil im Projektmanagement ein.
4. Closing
In der letzten Phase werden die Ergebnisse aus den vorgestellten Projektmanagement-Phasen mit den anfangs festgelegten Rahmen verglichen. Wie bereits beschrieben, hat ein Projekt zwangsläufig einen Abschluss. Irgendwann muss man einen Schlussstrich ziehen. Entweder, weil das Projekt zum Erfolg geführt hat oder aufgrund definitiven Misserfolgs zum Erliegen gekommen ist, oder weil es einfach nicht weitergeht. Jedes Projekt kann mal einschlafen oder in den Wirren des Tagesgeschäfts versanden. Das ist alles andere als gut, passiert aber - und das erschreckend häufig.
Nur ist es wichtig, das Projekt dann ganz aktiv ad acta zu legen. Gerne kann das dann "pausieren" heißen. Aber um Learnings aus dem Projekttod zu ziehen, muss zwingend ein Debriefing folgen. Was hat im Projekt geklappt, was nicht? Warum? Was war gut, was war schlecht? Wo gab es Risiken? Nur so erfolgt ein kollektiver Lernerfolg. Deswegen sollte auch das gesamte Team bei der Durchführung dabei sein. Ein gut strukturiertes Debriefing zu erstellen ist manchmal wichtiger als das Projekt. Ein schlechtes Projekt mit einem nicht vorbereiteten Debriefing zu beenden, kann es aber noch schlimmer machen.