Statusberichte geben einen Überblick über den Fortschritt eines Projektes, Teilprojektes oder eines Arbeitspaketes. Um möglichst schnell ein klares Bild von der Entwicklung des Projektes zu erhalten, können Ampeln, die den Stand des jeweiligen Projektes anzeigen, eine große Hilfe sein. Neben den Vorteilen dieser Visualisierungsform möchten wir Ihnen ein paar Tipps mit an die Hand geben, wie Sie Projektampeln erfolgreich einsetzen können.
Unsere Tipps für erfolgreiches Projektmanagement mithilfe von Projektampeln:
- Eine eindeutige Logik der einzelnen Ampelphasen erleichtert die Interpretation
- Datenbasierte Ampeln verhindern absichtliche oder unbewusste Fehleinschätzungen
- Reagieren Sie rechtzeitig und angemessen auf die Signale
- Setzten Sie auf Software mit automatisch berechneten Projektstatus-Ampeln
Eine Erklärung der einzelnen Punkte finden Sie in diesem Artikel.
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Ampel für die Visualisierung des Projektstatus
Projektampeln sind ein beliebtes Tool im Projektmanagement, denn ihre Anwendung ist simpel und für jedermann verständlich. Doch an Projektampeln wird auch viel Kritik geübt. Oftmals liegt dies daran, dass die Anwendung der Projektampel nicht ausreichend diskutiert wird. Das Visualisierungswerkzeug wird meist durch die subjektive Einschätzung einzelner zuständiger Mitarbeiter "eingestellt", sodass die Aussagekraft einzelner Ampelphasen schnell verzerrt wird. Um dieser Verzerrung entgegen zu wirken, gibt es einige Aspekte, die bei der Verwendung von Projektampeln zu beachten sind:
Eine eindeutige Logik der einzelnen Ampelphasen erleichtert die Interpretation
Damit der Statusbericht präzise ist, muss die exakte Bedeutung der einzelnen Projektampel-Phasen im gesamten Projekt einheitlich sein und genau kommuniziert werden. Bei der Definition können unter anderem Kosten- und Terminüberschreitungen als Schwellenwerte für die jeweilige nächste Ampelstufe definiert werden. Dabei sollte darauf geachtet werden, dass die definierten Grenzwerte auch zu den jeweiligen Fällen passen. Es empfiehlt sich eine Art Projekthandbuch, in dem die Kriterien aufgeführt werden, die ein Projektleiter bei der Festlegung des Ampelstatus zu berücksichtigen hat.
Noch besser ist jedoch, wenn die Ampeln einen berechneten Erreichungsgrad zwischen den geplanten und tatsächlich erreichten Werten widerspiegeln. Das kann zum einen das Start- und Enddatum für ToDos/Aktivitäten sein oder sich z.B. auf geplante Finanzeffekte beziehen. Die kumulierten Unterschiede sind dann jeweils für die Ampeln einer Maßnahme verantwortlich. Die Erreichungsgrade der Maßnahmen können wiederum auf überliegenden Strukturebenen aggregiert werden und so eine weitere, höherrangige Ampel erzeugen.
Datenbasierte Ampeln verhindern absichtliche oder unbewusste Fehleinschätzungen
Es sollte nicht nur klar sein, unter welchen Bedingungen sich ein Status ändert, sondern auch wer für die Änderung verantwortlich ist. Liegt diese Entscheidung beispielsweise beim Projektleiter, sollten folgende mögliche Problemszenarien beachtet werden:
- Der Projektleiter weiß nicht, wann ein Projekt von Grün auf Gelb oder Rot gesetzt werden muss – die auslösenden Faktoren sind ihm nicht bekannt.
- Der Projektleiter setzt die Projektampel „sicherheitshalber“ auf gelb, weil er sich unsicher ist, ob er alles im Griff hat.
- Der Projektleiter vermeidet rote Ampeln – sodass der Projektstand verzerrt ist.
- Der Projektleiter ist zu optimistisch und sieht über gelbe oder rote Ampeln hinweg - nach dem Motto "es wird schon klappen".
Der oder die Entscheider über den Status der Ampeln sollten über diese Verhaltensweise aufgeklärt, damit ein reflektiertes Handeln möglich ist. Der „Fehler“ liegt hier also nicht an den Projektampel, sondern an den Beteiligten und den Gründen, die dazu führen, den Projektstatus falsch einzuschätzen.
Natürlich lässt sich auch diese Problematik letztlich am besten mittels automatisch berechneten Status Ampeln verhindern. Durch eine klar definierte Ampellogik wird ein Schönrechnen von Projektergebnissen verhindert, da die Ampeln auf Fakten und nicht auf persönlichen Einschätzungen und Gefühlen beruhen.
Reagieren Sie rechtzeitig und angemessen auf die Signale
Im Straßenverkehr signalisiert eine rote Ampel signalisiert „Halt! Abwarten, bis die Ampel wieder grün ist.“ Diese Bewertung wäre bei einer Projektmanagement-Ampel fatal. Während eine grüne Ampel durchaus mit „Gut so, weitermachen wie bisher.“ gleichgestellt werden kann, besteht bei roten und auch gelben Ampeln Bedarf an Veränderung. Abwarten allein würde die Situation nur verschlimmern, denn in Projekten beziehen sich die Ampelfarben klassischerweise auf den Zeitplan oder auf das Budget. Bei gelben oder roten Ampeln besteht also akuter Bedarf, die Situation zu analysieren und wenn möglich und nötig etwas zu verändern. Ist ein Problem zufällig oder systematisch? Diese Frage muss unbedingt beantwortet werden. Denn Verzögerungen kann es z.B. durch Ausfälle oder höhere Gewalt immer geben. Außerdem passieren auch bei bester Planung immer mal wieder Fehler. Wenn jedoch systematisch zu wenig Zeit für einen Vorgang eingeplant wurde oder sich das Projektumfeld grundsätzlich verändert hat, werden früher oder später auch andere Projektbereiche getroffen sein. Das gleiche gilt für geplante Budgets oder Einsparungsziele. Im nächsten Schritt gilt es also in diesem Fall, Handlungen zu erarbeiten, die die Ampeln wieder auf grün bringen oder verhindern, dass sich weitere Ampeln verschlechtern.
Projektstatus Ampeln, ein Muss für erfolgreiche Projekte
Bei richtiger Anwendung mit klaren Definitionen und Aufgabenverteilung stellt die Projektampel ein besonders effizientes Tool zur Feststellung des Projektstatus dar. Es lassen sich sehr viele Informationen in kürzester Zeit erfassen und problematische Bereiche schnell identifizieren. Deswegen ist eine klare Projektstruktur mit Projektstatus-Ampeln auf allen Ebenen eine von Falcons Kernfunktionen - natürlich automatisch berechnet. Überprüfen Sie mit nur einem Blick den Projektstatus und leiten Sie nötige Handlungen ab.