Projekte scheitern. Während einige Projekte das gewünschte Ziel trotz erheblicher Bemühungen nicht erreichen, scheitern andere lange davor. Denn ein Großteil der angeschobenen Projekte schläft schlicht nebenbei ein. Man kann diese Projekte reanimieren! Wir zeigen Ihnen wie es geht!
Winterschlafverursacher
- Kein Projektmanagement: Das Projekt läuft nebenbei und es gibt niemanden, der das Vorgehen und den Stand regelmäßig challenged. Der Fokus geht verloren und andere Dinge werden wichtiger. Nicht selten wird ein Projekt ohne Führung auch einfach vergessen…
- Fehlende Ziele und Messbarkeit: Alle fangen mit dem neuen Projekt an. Doch scheint kein Ende in Sicht… denn es wurde kein Ziel definiert und messbar ist es auch nicht. Das ist meist ein absoluter Motivationskiller und das Projekt tritt seinen Weg in den ewigen Winterschlaf an.
- Fehlende Ressourcen: Alle sind Feuer und Flamme für das Projekt. Doch die Ressourcen sind nicht da. Der Anfang ist gemacht – doch geht es nicht weiter. Es gibt kaum etwas Frustrierendes. Das Projekt wird pausiert – einmal pausiert entwickelt es eine Trägheit die nur selten wieder überwunden werden kann.
- Prioritätsspirale: Das Projekt hat Prio 1 und läuft gut an. Doch plötzlich gibt es einige Feuer zu löschen. Das Projekt sinkt in der Priorität. Ist es einmal im Abwärtsmodus, entwickelt ein solches Projekt eine Art Beschleunigung und sinkt immer weiter ab.
Zweiter Frühling?
Doch was kann man machen, um ein Projekt aus der Versenkung zu heben? Das wichtigste ist Vorbereitung – und damit meinen wir sowohl vor als auch nach dem Einschlafen.
0. Basis schaffen
Projekte die einschlafen, müssen ganz aktiv beendet oder pausiert werden. Nur dann ist die Basis für eine Reanimation geschaffen. Der Satz "wir machen weiter... wenn Zeit bleibt" darf bei Projekten nicht fallen.
1. Verursacher > Symptom
Das Beste ist natürlich, wenn Sie es schaffen die Top-Verursacher a priori in den Griff zu bekommen. Versuchen Sie nur Projekte zu starten, deren Ziele, Management- und Ressourcenbedarf nicht nur Ihnen, sondern auch allen anderen ganz klar ist. Implementieren Sie einen Reportingzyklus (z.B. alle zwei Wochen) und bringen Sie alle Teilnehmer regelmäßig an einen Tisch um Plan und Realität zu vergleichen. Übrigens, was Sie vor dem Start eines Projektes beachten sollten, können Sie hier checken.
2. Changelog
Trotzdem kann auch das bestvorbereitete Projekt natürlich einschlafen. Aber Ihre gute Vorbereitung hilft enorm bei der Reanimation. Den Sie haben unbewusst einen Changelog vorbereitet.
Aus dem Changelog geht hervor, was der Plan war, wer beteiligt war, wie weit Sie gekommen sind und wann, sowie warum das Projekt pausiert wurde. Wenn Sie wieder loslegen wollen, sparen Sie sich wertvolle Zeit und vermeiden nervige Projekt-Archäologie. Sie können direkt da anfangen, wo Sie aufgehört haben. Das steigert die Wahrscheinlichkeit für eine erfolgreiche Reanimation erheblich!
3. Reanimations- und Kommunikationszyklus
Ein Changelog hilft Ihnen auch enorm um sich überhaupt an vergessene Projekte zu erinnern. Wenn Sie eine kleine Liste mit allen pausierten Projekten und deren Zielen führen, ist das die Deluxe-Variante. Denn nun können Sie z.B. alle 6-8 Monate mit allen zusammenkommen und diskutieren, welche der pausierten Projekte wieder losgehen sollen. Die gemeinsame Entscheidung und zentrale Kommunikation ist dabei absoluter Schlüsselfaktor!
Übrigens: ein solcher Deluxe-Changelog ist auch absolut super, um das Rad nicht immer neu erfinden zu müssen. Oft gehen Projekte aus Problemen hervor. Wenn Sie bereits Lösungsansätze parat haben, sparen Sie wertvolle Zeit.
4. Switcheroo
Wenn ein Projekt wieder losgehen soll, scheuen Sie sich nicht etwas zu verändern. Behandeln Sie das alte Projekt jungfräulich. Planen Sie gegebenenfalls neu. Checken Sie Ressourcen- und Managementbedarf und ändern Sie den Scope. So ist es vielleicht noch das alte Projekt – aber an die neue Situation angepasst. Denn nur selten sind die Voraussetzungen gleichgeblieben.
5. Accountability
Schaffen Sie klare Verantwortlichkeiten. Am einfachsten geht es übrigens, wenn Sie die Anpassung des alten Plans direkt mit den Mitgliedern bottom-up gestalten. So sind alle am Projektgeschehen beteiligt, bevor es mit der Implementation losgeht.
6. Re-Kickoff
Sie kennen es, Projekte haben meist einen Kickoff. Doch wieder angefangene Projekte meistens nicht. Zwischen Tür und Angel wird entschieden doch wieder loszulegen. Ein Kardinalfehler. Organisieren Sie einen ganz normalen Kickoff. Alle kommen zusammen und das Projekt geht (wieder) los.
Analysieren Sie Ihr Projektmanagement
Probleme können in einem Projekt immer auftreten. Hier sind die Erfahrungen und Fähigkeiten der Projektleiter gefragt, um die Probleme möglichst schnell zu lösen. In unserem kostenlosen 20-Punkte-Plan finden Sie 20 häufige Probleme im Projektmanagement, welche Sie zur Verbesserung Ihres Projektes verwenden können. Mit der Checkliste können Sie analysieren, wie Ihr Projektmanagement auf mögliche Probleme eingestellt ist.