Das Projektportfolio mit der Gesamtstrategie in Einklang bringen: So funktioniert es!

In der dynamischen Welt des Projektportfoliomanagements ist die Auswahl der richtigen Projekte entscheidend für den Erfolg einer Organisation. Mitglieder des Project Management Office (PMO) tragen eine entscheidende Verantwortung und stellen sicher, dass eine Abstimmung mit den strategischen Zielen erfolgt. Dieser Artikel vertieft sich in wichtige Leitlinien für PMO-Mitglieder, um Projekte aus dem Portfolio geschickt zur Verwirklichung der übergreifenden strategischen Vision auszuwählen.

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Strategische Ausrichtung kennen:

Eines ist ziemlich offensichtlich: Damit die zur Strategie passenden Projekte ausgewählt und priorisiert werden können, müssen PMO-Mitglieder natürlich ein umfassendes Verständnis für die strategischen Ziele der Organisation haben. Dies beinhaltet die Abstimmung mit Schlüssel-Interessengruppen wie Führungskräften und Abteilungsleitern, um tiefe Einblicke in die langfristige Vision, Ziele und Leistungskennzahlen (KPIs) zu gewinnen. Dieses grundlegende Wissen, und alle damit einhergehenden Informationen, dient als Kompass für die Projektauswahl. Wenn dieser Schritt scheitert - was oft der Fall ist - akzeptiert das Managementteam entweder nicht die Idee und den Nutzen des PPM (mehr dazu in diesem CEO Leitfaden zu PPM) oder hat einfach keine strategischen Ziele und/oder Strategie.

Klare Kriterien festlegen und Projekte nach strategischer Bedeutung priorisieren:

Entwickeln Sie klare und gut definierte Kriterien zur Bewertung von Projektvorschlägen innerhalb Ihres Portfolios. Diese Kriterien sollten die strategischen Prioritäten der Organisation widerspiegeln. Zu den gemeinsamen Elementen gehören der potenzielle Return on Investment (ROI), die Ausrichtung an Unternehmenszielen und die Machbarkeit mit vorhandenen Ressourcen. Sobald Sie sich auf einen Satz von Kriterien geeinigt haben, identifizieren Sie Projekte, die direkt zu den Kernzielen der Organisation beitragen und einen erheblichen Einfluss auf die Gesamtleistung haben. Diese Priorisierung gewährleistet, dass Ressourcen Projekten mit dem höchsten strategischen Wert und Nutzen zugewiesen werden. Möchten Sie mehr über Priorisierungsmethoden innerhalb des Portfolios erfahren und einen detaillierten Überblick erhalten? Tauchen Sie hier in das PPM-Rabbit-Hole ein.

Kriterien regelmäßig überprüfen und aktualisieren:

Das Geschäftsumfeld ist dynamisch, und strategische Prioritäten können sich im Laufe der Zeit ändern. PMO-Mitglieder sollten die Kriterien, die für die Projektauswahl und -priorisierung verwendet werden, regelmäßig überprüfen und bei Bedarf aktualisieren. Dieser proaktive Ansatz gewährleistet, dass die Organisation agil bleibt und sich an sich ändernde Umstände anpassen kann.

Ein Projektportfoliomanagement (PPM)-System erstellen:

Implementieren Sie ein robustes Projektportfoliomanagementsystem, um die Bewertung, Auswahl und insbesondere die laufende Verwaltung von Projekten und dem gesamten Projektportfolio zu erleichtern. Eine elegante Möglichkeit, dies in diesem Stadium zu tun, ist die Implementierung einer dedizierten PPM-Softwarelösung. Wir kennen zufällig eine ziemlich gute, die Sie sich mal ansehen sollten.

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Förderung der interdisziplinären Zusammenarbeit im Unternehmen:

Fördern Sie die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Abteilungen und Teams innerhalb der Organisation. PMO-Mitglieder sollten aktiv mit verschiedenen Interessengruppen zusammenarbeiten, um vielfältige Perspektiven zu sammeln, Informationen auszutauschen und sicherzustellen, dass Projekte aus dem Portfolio den Bedürfnissen der gesamten Organisation entsprechen. Die interdisziplinäre Zusammenarbeit erhöht die Wahrscheinlichkeit erfolgreicher Ergebnisse des Projektportfolios.

Durchführung von Machbarkeitsstudien:

Bevor ein Projekt grünes Licht bekommt, führen Sie gründliche Machbarkeitsstudien durch und verschaffen Sie sich einen Überblick im Hinblick auf das Portfolio. Bewerten Sie die technischen, operativen und finanziellen Aspekte, um sicherzustellen, dass das Unternehmen die Kapazität und Fähigkeit zur erfolgreichen Durchführung des Projekts hat. Machbarkeitsstudien liefern wertvolle Einblicke in potenzielle Herausforderungen und Risiken. Sie sollten auch sogenannte Stage Gates in Betracht ziehen. Sie tragen dazu bei, dass Ihre Projektportfoliostandards erfüllt werden (mehr dazu hier).

Überwachung und Messung der Projektperformance:

Legen Sie Key Performance Indicators (KPIs) fest, um die Projektperformance im gesamten Projektportfolio zu überwachen und zu messen. Bewerten Sie regelmäßig, wie gut Projekte in Bezug auf Zeitpläne, Budgets und Lieferergebnisse vorankommen. Diese fortlaufende Bewertung ermöglicht es PMO-Mitgliedern, Abweichungen von den strategischen Zielen zu identifizieren und auf Projekt- und Portfolioebene korrektive Maßnahmen zu ergreifen.

Einführung eines kontinuierlichen Verbesserungsprozesses:

Fördern Sie eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung innerhalb des PMO. Analysieren Sie die Ergebnisse abgeschlossener Projekte, identifizieren Sie Lernpunkte und wenden Sie diese Erkenntnisse aus dem Projektportfolio an, um zukünftige Prozesse zur Projektauswahl zu verfeinern. Kontinuierliche Verbesserung gewährleistet, dass die Organisation im Laufe der Zeit geschickter darin wird, Projekte auszuwählen, die sich mit den individuellen strategischen Zielen abstimmen.

Fazit:

Die effektive Projektauswahl ist für Unternehmen ein Eckpfeiler erfolgreichen Projektmanagements. PMO-Mitglieder, als Hüter der strategischen Ziele, müssen einen durchdachten und systematischen Ansatz zur Projektauswahl und -priorisierung verwenden und stets den Überblick über das gesamte Projektportfolio wahren. Durch das Verständnis der Organisationsstrategie, das Festlegen klarer Kriterien und die strategische Priorisierung von Projekten können PMO-Mitglieder erheblich zum Gesamterfolg und Wachstum der Organisation beitragen. Durch kontinuierliche Verbesserung und das Bekenntnis zur Abstimmung von Projekten mit strategischen Zielen können PMOs die Komplexitäten des Projektportfoliomanagements (PPM) selbstbewusst und präzise bewältigen.

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