In der sich schnell entwickelnden Geschäftswelt von heute navigieren Unternehmen durch nahezu beispiellose Herausforderungen und Chancen - mehr noch als in den letzten Jahrzehnten. Daher war der Bedarf an effektivem Portfoliomanagement für Projekte selten so kritisch wie heute, und exakt hier spielt das sog. Projekt Management Office (PMO) mit seinen Aufgaben eine entscheidende Rolle. Lassen Sie uns einen Blick auf ein paar dieser Faktoren und Herausforderungen werfen.
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Unser Artikel "Projektportfoliomanagement - Einführung für alle Experten, Praktizierende, und Interessenten" ist eine umfangreiche Ressource für jeden, der sich eingehender mit dem Thema beschäftigen möchte.
Globale wirtschaftliche Unsicherheit und Volatilität
Die globalen wirtschaftlichen Bedingungen sind von Unsicherheit und Volatilität geprägt. Die Folgen von Ereignissen wie der COVID-19-Pandemie oder auch den aktuellen geopolitischen Spannungen haben die Notwendigkeit unterstrichen, dass Unternehmen agil und anpassungsfähig sein müssen. Ein PMO bietet einen strukturierten Rahmen für Unternehmen, um Projektportfolios effizient zu managen, sich an sich verändernde Umstände anzupassen und Risiken effektiv zu mindern. Die Fähigkeit des PMOs, Ressourcen schnell umzuverteilen und Projekte neu und anhand der strategischen Ziele zentral zu priorisieren, ist in Zeiten wirtschaftlicher Unsicherheit entscheidend.
Quelle: Dashboard Deutschland
Ein gutes Beispiel dafür, wie schnell globale Entwicklung auf Unternehmen einwirken, zeigt sich anhand der Energiepreisentwicklung in Deutschland. Deutschland, stark abhängig von gas- und ölbasierten Energiequellen, erlebte einen drastischen Anstieg ab September 2020, der bis Anfang 2023 anhielt. Organisationen aller Größen und Branchen mussten schnell reagieren, insbesondere wenn die zugehörigen Energieverträge nicht langfristig abgesichert waren. In unserer eigenen Studie #SHIFTHAPPENS2023 stellen wir fest, dass die Mehrheit der Unternehmen mit Kosteneinsparungsinitiativen reagierte und gleichzeitig investitionsintensive und risikoreiche Projekte aufschob. PMOs sind nicht nur entscheidend, wenn es darum geht, die richtigen Projekte in einem gegebenen Portfolio zu priorisieren, sondern auch gleichermaßen wichtig für die zentralisierte Kommunikation - und hoffentlich schnelle Rückkehr zur eigentlichen Strategie.
Zunehmende Komplexität von Projekten
Mit dem fortschreitenden technologischen Fortschritt werden Projekte immer komplexer. Organisationen integrieren neue Technologien, bewältigen komplexe regulatorische Umgebungen und managen diverse Teams an unterschiedlichen geografischen Standorten.
Ein markantes Beispiel dafür ist das allgegenwärtige Aufkommen und die Verbreitung von Künstlicher Intelligenz (KI). Der Anteil der Unternehmen, die 2022 KI übernommen haben, hat sich seit 2017 mehr als verdoppelt, obwohl er in den letzten Jahren zwischen 50% und 60% stagniert ist, wie die Ergebnisse der jährlichen Forschungsumfrage von McKinsey zeigen. Noch wichtiger ist, dass Organisationen, die KI eingeführt haben, bedeutende Kostensenkungen und Umsatzzuwächse verzeichnen.
Werfen wir einen genaueren Blick auf einige Informationen aus dem AI Index Report 2023 von McKinsey und Stanford: In jedem Sektor in den Vereinigten Staaten, mit Ausnahme von Landwirtschaft, Forstwirtschaft, Fischerei und Jagd, gab es einen durchschnittlichen Anstieg der KI-bezogenen Stellenausschreibungen. Dies deutet auf eine wachsende Nachfrage bei US-Arbeitgebern nach Personen mit KI-bezogenen Fähigkeiten hin. Doch KI hat bereits einen weiten Weg zurückgelegt. Die KI-Funktionalitäten, die bereits flächendeckend in Unternehmen integriert sind, umfassen die Robotikprozessautomatisierung (39%), Computer Vision (34%), Verständnis natürlicher Sprache (33%) und virtuelle Agenten (33%). Darüber hinaus war die am weitesten verbreitete KI-Anwendung im Jahr 2022 die Optimierung von Serviceoperationen, gefolgt von der Entwicklung neuer KI-basierter Produkte, der Kundensegmentierung, der Analyse des Kundenservice und der neuen KI-basierten Verbesserung von Produkten. Unternehmen, die in Branchen tätig sind, die durch KI gefährdet sind, werden gebeten, das Projektportfolio besonders eng zu führen.
Ein PMO erleichtert die Strukturierung dieser komplexen Prozesse und stellt sicher, dass Projekte reibungslos von der Initiierung bis zur Fertigstellung durchgeführt werden. Ein gutes PMO treibt dabei auch die Standardisierung von Projektmanagementpraktiken in der Organisation voran und trägt so zu größerer Effizienz und zur Reduzierung von Wiederholungsfehlern bei.
Ressourcenoptimierung in einer Arbeitsumgebung im Home Office
Der Anstieg von Remote Work hat sich zu einem prägenden Merkmal der modernen Geschäftsumgebung entwickelt. Schauen wir uns dazu ein weiteres Beispiel an. Im April 2022 lag der Prozentsatz der deutschen Arbeitnehmer, die teilweise von zu Hause aus arbeiteten, laut einer Umfrage des ifo Instituts bei etwa 25%. Tatsächlich ist die Anzahl der Menschen, die von zu Hause aus arbeiten, trotz der Aufhebung der pandemiebedingten Verpflichtung am 20. März relativ hoch geblieben. Dies legt nahe, dass viele Unternehmen dauerhaft flexiblere Arbeitsregelungen angenommen haben. Das ifo Institut schätzt im Übrigens, dass das Potential für Remote Work über alle Industrien bei über 50% liegt.
Quelle: ifo Institute
Die Verwaltung von Projekten mit Teams an verschiedenen Standorten birgt besondere Herausforderungen für Unternehmen. Ein PMO erleichtert die effektive Kommunikation bezüglich Aufgaben, Zusammenarbeit und Ressourcenallokation in virtuellen Arbeitsumgebungen für alle beteiligten Mitarbeiter und bietet Unterstützung im Management der Projekte. Durch die Nutzung von Tools und Methoden für das Portfoliomanagement von Projekten stellt das PMO sicher, dass Remote-Teams auf die Ziele des Unternehmens ausgerichtet bleiben und die Produktivität sowie den erfolgreichen Projektverlauf fördern.
Datengestützte Entscheidungsfindung im Management
In einer Ära, in der Daten nahezu wie Gold behandelt werden, ist die Fähigkeit, Projektdaten über das gesamte Projektportfolio zentral zu unterhalten, ein echter Wettbewerbsvorteil. Ein gutes PMO etabliert ein robustes System zur Sammlung, Analyse und Nutzung von Projekt- und Portfoliodaten und instruiert alle Mitarbeiter. Dieser datengesteuerte Ansatz ermöglicht es Unternehmen, Trends zu identifizieren, Prozesse zu optimieren und strategische Entscheidungen zu treffen, die sich positiv auf die Gesamtleistung des Unternehmens auswirken.
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Erreichung strategischer Ziele mit PPM
Angesichts des ständigen Drucks auf Unternehmen, innovativ zu sein und sich gegenüber der Konkurrenz zu behaupten, ist eine wirksame strategische Ausrichtung und die konsequente Verfolgung der Strategie entscheidend. Ein PMO dient als Brücke zwischen der Ausführung von Projekten und strategischen Zielen und stellt sicher, dass das Projektportfolio mit der übergreifenden Unternehmensstrategie in Einklang steht. Diese Ausrichtung erhöht die Wahrscheinlichkeit eines erfolgreichen Projektabschlusses und trägt zur Erreichung langfristiger Unternehmensziele und einem erfolgreichen PPM bei.
TLDR?
Wir empfehlen nachdrücklich die Einrichtung eines PMOs für das Management Ihrer Projekte - auch, weil die aktuelle wirtschaftliche Landschaft einen proaktiven und strategischen Ansatz für das Portfoliomanagement von Projekten erfordert. Ein PMO ermöglicht es Unternehmen, Herausforderungen zu bewältigen, Chancen zu nutzen und in der dynamischen Geschäftsumgebung von heute nachhaltigen Erfolg zu erzielen, indem es Struktur, Standardisierung der Prozesse und einen datengesteuerten Rahmen bereitstellt. Da sich Unternehmen weiterentwickeln, bleibt die Rolle des PMOs zentral für den Erfolg von Projekten und die Widerstandsfähigkeit des Unternehmens.