Effektive Projekt Portfolio Governance: Definition und Leitfaden für PMOs

In diesem Artikel liefern wir Ihnen neben einer Standard Definition Empfehlungen und Best Practice Ansätze dazu, wie Sie eine sinnvolle Governance aufsetzen, die mit Ihren Unternehmenszielen in Einklang steht und diese im besten Falle vorantreibt.

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Der Begriff der Governance: Verstehen, was dahinter steckt

Der Bereich des Projektportfoliomanagements bringt eine gewisse Komplexität mit sich. Eine gut ausgearbeitete PPM Governance ist daher unabdingbar, um in Unternehmen langfristige Erfolge zu erzielen. Die Mitglieder des Project Management Office (PMO) müssen daher einen Governance Rahmen schaffen, der möglichst zu 100% auf die Ziele des Unternehmens einzahlt. Diese Aufgabe entwickelt sich oftmals zu einer Mischung aus Kunst und Handwerk.

Definition Governance

Unter der Corporate Governance, versteht man ganz allgemein einen Leitfaden, welcher die rechtlichen und faktischen Regelungen für die Leitung und Überwachung eines Unternehmens bezeichnet (vgl. Definition, Gabler Wirtschaftslexikon). Im Bereich des Projektportfoliomanagements handelt es sich hierbei in der Regel um ein lebendes Dokument, in dem gewisse Bestandteile, wie die Organisationsstruktur und das PMO, der Reportingzyklus, die Rolle des PPM Tools, der Detaillierungsgrad sowie das Stage-Gate/Härtegradsystem festgelegt werden. In einigen Fällen werden im Governance Framework auch Bestandteile wie die Problem- und Eskalationsstruktur, Prioritäten und neue Ideen sowie Stakeholder und Berichtswesen festgelegt.

Warum überhaupt ein Governance Framework? Und wer ist für Erstellung, Steuerung und Prozesse verantwortlich?

Der Begriff der Governance im Projektportfoliomanagement bezieht sich auf eine Reihe von Richtlinien, Verfahren und Entscheidungsprozessen, die vorschreiben, wie Projekte - und das gesamte Portfolio - innerhalb einer Organisation verwaltet werden. Sie dient als Kompass, der sicherstellt, dass die Projekte mit den übergeordneten Unternehmenszielen, Werten und Standards übereinstimmen. Letztere sind ein wesentlicher Bestandteil von Governance-Handbüchern - und das aus einem ganz einfachen Grund: Nur wenn man sich an bestimmte Standards hält, kann man Projekte sinnvoll miteinander vergleichen. Das wiederum ist die Voraussetzung für eine sinnvolle Zusammenstellung und Verwaltung von Projekten zu einem Portfolio.

Die Mitglieder des PMOs sind für den Erfolg des Projektportfolios und dessen Management verantwortlich. Demnach fällt es in ihren Aufgabenbereich, die Governance auszugestalten, neue Prozesse für die Steuerung zu etablieren und die Umsetzung im Unternehmen zu beeinflussen. Das klingt jedoch leichter gesagt. als getan. Denn nicht alle Projekte lassen sich immer so einfach über einen Kamm scheren. In der Regel sind Projekte - wie auch die beteiligten Akteure - sehr unterschiedlich und individuell. Umso schwerer ist es, einen einheitlichen Governance Rahmen zu kreieren, der für das gesamte Portfolio im Unternehmen passt. Doch gibt es gerade für dieses Problem erprobte Lösungsansätze - und genau darauf geht der nächste Abschnitt ein.

Zentrale Bestandteile einer wirksamen Corporate Governance

Eine gut durchdachte Governance umfasst alles, was Sie und Ihre Organisation brauchen, um Ihr Projektportfolio auf die strategischen Ziele Ihres Unternehmens auszurichten und transparent zu halten. Dies kann für jede Organisation und die jeweilige Unternehmenskultur unterschiedlich sein. Dennoch gibt es ein paar Dinge, die die meisten Governance Frameworks gemeinsam haben.

Stellen Sie die strategische Ausrichtung sicher

Ein Governance-Rahmen sollte das Projektportfolio nahtlos mit der generellen Unternehmensstrategie verknüpfen. Die Mitglieder des PMOs müssen aktiv an den strategischen Planungssitzungen teilnehmen und sicherstellen, dass die Projektinitiativen direkt zu den Zielen der Organisation beitragen und diese stärken. Eine relativ einfache Möglichkeit, dies zu gewährleisten, besteht darin, nur Projekte aufzusetzen und zu priorisieren, die zu mindestens einem der strategischen Unternehmensziele beitragen.

Definieren Sie Rollen und Zuständigkeiten im Unternehmen

Eine klare Zuordnung von Rollen und Zuständigkeiten ist die Grundlage für eine effektive Governance. Definieren Sie die Aufgaben von PMOs, Teammitgliedern, Sponsoren und anderen Beteiligten innerhalb des Unternehmens. Diese klare neue Aufteilung sorgt für Verantwortungsbewusstsein und schafft die Voraussetzungen für eine rationale Entscheidungsfindung. Stellen Sie sicher, dass auch Ihre eigene Rolle - d. h. Ihre PMO-Aufgaben und -Verantwortlichkeiten - geklärt sind.

Legen Sie Ihren gewünschten Detaillierungsgrad fest

Für die Planung von Meilensteinen ist es entscheidend, dass Sie den Detaillierungsgrad definieren, der zu Ihrem Projektportfolio passt. Entgegen der allgemeinen Annahme, dass mehr Detaillierung besser ist, empfehlen wir eher einen geringen Detaillierungsgrad.Das liest sich auf den ersten Blick sonderlich. Doch führt zu viel Detail dazu, dass Projekte ständig umgeplant werden müssen. Das darf ruhig auf Arbeitsebene passieren. Doch für das Management des gesamten Portfolios, eignen sich grobe Pinselstriche besser. Denn nur so lassen sich auch unterschiedliche Projekte halbwegs gut vergleichen - insbesondere dann, wenn je Projekt unterschiedliche Management-Methoden zum Einsatz kommen (z.B. Wasserfall vs. Agil). Dazu gibt es einen weiteren klaren Vorteil von gröberen Detaillierungsschritten: Sie zwingen Projektmanager & Sponsoren nicht zur ständigen Update-Arbeit.

Bestimmen Sie einen Stage-Gate-Prozess

Die Einführung eines Stage-Gate-Prozess stellt ein ziemlich umfassendes Thema dar. Dennoch befinden sich Projekte während ihres Lebenszyklus meist in verschiedenen Phasen (z.B. von der Ideen- bis zur Umsetzungsphase). Stellen Sie daher sicher, dass Sie einen geeigneten Prozess auswählen, der den Bedürfnissen der jeweiligen Phase entspricht.

Wie soll Ihr Risiko- und Eskalationsprozess aussehen?

Was passiert, wenn sich ein Projekt nicht wie geplant entwickelt? Wird diese Information weitergeleitet und gegebenenfalls oder beim Auftreten bestimmter Risiken eskaliert? Und über welche Kanäle wird dies kommuniziert? Jeder Projektteilnehmer sollte zu jeder Zeit wissen, was über welche Kanäle vermittelt wird.

Etablieren Sie einen robusten Reporting-Zyklus

Der Projektzyklus hilft dabei, eine neue erfolgreiche Routine für die Projektportfolioarbeit zu etablieren. Es gibt kaum etwas Wichtigeres für das Management Ihres Portfolios als die quasi-religiöse Verfolgung dieses Zyklus. Nur mit dieser Regelmäßigkeit kann das Projekt durch das PMO gut begleitet werden, und Probleme können zeitnah angegangen werden.
Die Erfahrung zeigt, dass Projektportfoliomanagement und damit auch die einzelnen Projekte ohne einen strikten Zyklus und dessen ständige Unterhaltung fast immer zum Scheitern verurteilt sind, weil sie einschlafen. Wählen Sie also einen Zyklus und ein Format (z. B. einen monatlichen Lenkungsausschuss mit Beteiligung des C-Levels, des PMO und aller weiteren Akteure/ Projektsponsoren), das Ihren Bedürfnissen entspricht. Weitere Informationen dazu finden Sie hier

Schaffen Sie robuste Prozesse zur Entscheidungsfindung

Zu einer sinnvollen Governance gehören auch solide Entscheidungsprozesse im Unternehmen. Daher sollten Sie im Vorfeld festlegen, wo und wann Entscheidungen getroffen werden, wer die Entscheidungsträger sind und nach welchen Kriterien diese Entscheidungen getroffen werden. Dadurch werden Unklarheiten minimiert und der generelle Entscheidungsprozess wird beschleunigt.

Passen Sie Ihre Governance an die Unternehmenskultur an

Die Unternehmenskultur berücksichtigen

Eine erfolgreiche Governance basiert auf dem Verständnis und der Berücksichtigung der Unternehmenskultur. Die Mitglieder des PMOs sollten demnach den Governance-Rahmen so gestalten, dass er die Unternehmenskultur ergänzt, und sicherstellen, dass er von der Belegschaft angenommen wird und nicht auf internen Widerstand stößt.

Kommunikationsstrategien

Effektive Kommunikation sowie die dazugehörige Steuerung sind das Lebenselixier der Governance. Schaffen Sie transparente Kommunikationskanäle zur Verbreitung Ihrer Governance-Richtlinien, Updates und Änderungen innerhalb des Unternehmens. Ein offener Dialog fördert das Verständnis und die Akzeptanz aller Beteiligten und damit eine kooperative Governance-Kultur. Ein häufig genutzter Zeitpunkt, um die Governance effektiv zu kommunizieren, sind sog. Kick-off-Meetings. Der Kick-off ist eine Kunst für sich. Zufälligerweise haben wir ein kleines Hilfsmittel für den perfekten Kick-off in petto. Überzeugen Sie sich hier selbst!

Halten Sie die Balance zwischen Flexibilität und Kontrolle!

Anpassbare Governance-Strukturen

Die besten Governance-Strukturen schaffen ein Gleichgewicht zwischen Struktur und Flexibilität. PMO-Mitglieder sollten Formen der Governance-Strukturen entwickeln, die sich an Veränderungen in der Projektlandschaft anpassen lassen und gleichzeitig Raum für Kontrolle schaffen, um Risiken möglichst gering zu halten.

Exzellente Governance: Nutzen Sie eine PPM Software

Einführung von Projektportfoliomanagement (PPM)-Tools
Der Einsatz von Technologie, insbesondere PPM Tools, kann die Effizienz Ihrer Governance erheblich verbessern. PPM Tools bieten eine zentralisierte Plattform für die Dokumentation, das Monitoring und die Verwaltung bzw. das Management und die Steuerung von Projekten. Durch Automatisierung werden die Arbeitsabläufe vereinfacht und die Genauigkeit der Berichterstattung verbessert. Außerdem wird die Entscheidungsfindung in Echtzeit möglich.
Datengestützte Insights. Nutzen Sie datengestützte Auswertungen von PPM-Tools, um Governance-Entscheidungen zu treffen. Analysieren Sie Performance-Metriken, Ressourcennutzung und Projektergebnisse, um sicherzustellen, dass das Governance-Framework flexibel bleibt und auf die sich entwickelnden Anforderungen des Unternehmens und der beteiligten Akteure reagiert.

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Wir bei Nordantech entwickeln übrigens genau eine solche PPM Software, die bereits in führenden Unternehmen und Beratungen zum Einsatz kommt. Gerne erzählen wir Ihnen in einem persönlichen Gespräch mehr dazu!
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Es ist nicht leicht, sich im Bereich der Projektportfolio-Governance zurechtzufinden. Dieser Artikel soll vor allem PMOs eine kurze Einführung und praktische Empfehlungen geben. Darüber hinaus soll er eine generelle Hilfestellung für Akteure sein, die am Projektportfolio beteiligt sind. Wenn Sie mehr über die Formen der Governance erfahren möchten, empfehlen wir Ihnen unsere Webinarreihe, in der diese Aspekte ausführlicher behandelt werden.

Fazit: Ein Fahrplan für exzellente Governance im Unternehmen

In der komplexen Welt des Projektmanagements ist die Entwicklung eines Governance-Rahmens kein einmaliges Unterfangen, das für alle passt. PMO-Mitglieder, die über eine strategische Vision und ein tiefes Verständnis der Unternehmensziele verfügen, können einen Governance-Rahmen schaffen, der nicht nur Regeln durchsetzt, sondern auch eine Kultur der Zusammenarbeit und Innovation innerhalb des Unternehmens fördert.

Durch klar definierte Rollen, die Ausrichtung des Projektportfolios an der Unternehmensstrategie und die Balance zwischen Flexibilität und Kontrolle ebnen PMO-Mitglieder den Weg für eine erstklassige Governance. Auf diese Weise steuern sie nicht nur die Komplexität des Projektmanagements mit Fingerspitzengefühl, sondern tragen auch wesentlich zum Gesamterfolg und zur Widerstandsfähigkeit der Organisation bei. PMO-Mitglieder sind quasi die Governance Architekten und haben den passenden Schlüssel in der Hand, um das volle Potenzial eines jeden Projekts im Einklang mit den Unternehmenszielen freizusetzen.

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