PMO-Leitfaden: Ressourcenmanagement für Projektportfoliomanager

Für Projektmanagementbüros - oder auch Projekt Management Offices (PMOs) - ist es eine große Herausforderung, sicherzustellen, dass die besten Teams die wichtigsten Projekte bedienen. Denn so viel ist sicher: Ressourcenkonflikte und Engpässe können den Projektfortschritt behindern, Zeitpläne beeinflussen und damit schlicht den allgemeinen organisatorischen Erfolg beeinträchtigen und sind dennoch meist vorprogrammiert. Was kann getan werden? In diesem Blog finden Sie einige Antworten.

Brauchen Sie weitere Informationen zum Thema Projektportfoliomanagement?

Lesen Sie unseren Artikel "Projektportfoliomanagement - Einführung für alle Experten, Praktizierende, und Interessenten", um eine detaillierte Übersicht zu erhalten.

Ressourcen- vs. Projekt-Ressourcenmanagement und das PMO

Die Aufgabe des Ressourcenmanagements, traditionell mit HR Planung oder dem klassischen Management verbunden, erstreckt sich immer häufiger auch auf Projektmanagementbüros (PMOs). Allerdings ist das nicht ganz im Sinne des Erfinders: Die Aufgabe des PMOs besteht eigentlich darin, sicherzustellen, dass strategische Projekte verwirklicht werden, und das Projektportfolio gesund zu halten und nicht im klassischen Ressourcenmanagement. Doch spielen die Projektteilnehmer natürlich eine sehr wichtige Rolle. Exakt daher verwaltet das PMO in der Regel eben auch “nur” Projektressourcen. Dieser Artikel konzentriert sich daher nur auf Ressourcen im Rahmen des Projektportfoliomanagements (PPM) - und das allein ist oft schon herausfordernd genug. Also, los geht’s!

Ressourcenmanagement und Projektportfoliomanagement zusammenführen

Wenn Sie bereits andere Artikel auf diesem Blog gelesen haben, wissen Sie wahrscheinlich, dass wir in Summe Fürsprecher des Projektressourcenmanagements sind. Möglicherweise haben Sie jedoch auch bemerkt, dass wir es nicht jedem Unternehmen empfehlen. Denn unsere Erfahrung zeigt, dass viele Unternehmen die erforderlichen Voraussetzungen, die notwendig sind, um auch wirklich von Projektressourcenmanagement zu profitieren, schlicht nicht erfüllen.

Hier ist eine Liste von Voraussetzungen, die eine Organisation und ihr PMO erfüllen sollten, bevor sie sich und das gesamte Team in das Projektressourcenmanagement stürzen:

  • Echtzeit-Ressourcendaten: Wer ist verfügbar? Wer nicht? Welche Fähigkeiten haben einzelne Personen im Team? Und so weiter. Daten dieser Art sind die grundlegende Voraussetzung für Ressourcenmanagement im Rahmen von PPM. Aber es reicht nicht aus, sie einmal zu haben. Sie müssen immer auf dem neuesten Stand sein.

  • Klare, strategische Ziele im Unternehmen: Gut, das gilt für gutes Projektportfoliomanagement (PPM) ganz generell... aber trotzdem: ohne klare und strategische Ziele, kann der Einsatz von Ressourcen in Ihren Projekten nicht sinnstiftend priorisiert werden.

  • Halbwegs detaillierte Projektpläne & Stage Gates: Es ergibt keinen Sinn, Ressourcenmanagement durchzuführen, wenn Sie keine Projektpläne haben - aber oft ist das erforderliche Detailniveau kontraproduktiv für Ihr PPM (unser Governance-Artikel verrät mehr darüber). Eine Lösung für dieses Problem sind sog. Stage-Gates, die eine gute Hilfe für Projektressourcenplanung sind (mehr dazu hier).

  • Verständnis von Ressourcentypen und Fähigkeiten: Das PMO muss die Crew bzw. die einzelnen Mitarbeiter im Team ziemlich gut kennen.

  • Unterstützung der Führungsebene: Ja, wie bei allem auf dieser Liste kostet Projektressourcenmanagement nicht nur Kapazitäten der Mitarbeiter, sondern auch Geld. Daher ist der Support durch die Führungsebene unabdingbar.

Angenommen, Sie können die Häkchen bei allen oder zumindest den meisten der oben genannten Aspekte setzen. Was kommt als Nächstes?

1. Durchführung einer robusten Ressourcenkapazitätsplanung

Die Ressourcenkapazitätsplanung beinhaltet eine sorgfältige Analyse der Fähigkeiten, Verfügbarkeit und Arbeitsbelastung jedes Teammitglieds. Nutzen Sie Ressourcenmanagementtools und Software, um Einblicke in die aktuelle und zukünftige Ressourcenlandschaft zu erhalten. Durch das Verständnis der Ressourcenkapazität können Mitglieder des PMOs informierte Entscheidungen treffen und Ressourcen effizient zuweisen.

2. Implementierung eines Ressourcenmanagementsystems:

Die Einführung eines umfassenden Ressourcenmanagementsystems bietet eine zentrale Plattform für Mitglieder des PMO, um die Verfügbarkeit, Fähigkeiten und Zuweisung von Ressourcen zu verfolgen. Solche Systeme fördern die Transparenz und ermöglichen die schnelle Identifizierung potenzieller Konflikte, was eine proaktive Lösung ermöglicht, bevor
sie eskalieren.

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3. Druck mindern:

Im Rahmen Ihrer Planungsphase möchten Sie möglicherweise Ihre Ressourcen möglichst homogen zum Einsatz bringen. Ressourcenausgleich ist eine Technik, bei der Projektzeitpläne angepasst werden, um die Ressourcenzuweisung zu optimieren. Indem Aufgaben gestaffelt und Spitzen und Täler in der Ressourcennachfrage ausgeglichen werden, können PMOs im Unternehmen Konflikte verhindern und eine ausgewogenere Arbeitslast für Teams sicherstellen.

4. Etablierung eines Standards zur Lösung von Ressourcenkonflikten

Jetzt haben Sie im Grunde alles, um die Dinge ins Rollen zu bringen. Angenommen, Sie haben alle Ressourcen geplant und Ihre Projekte laufen. Doch an einem bestimmten Punkt tauchen neue Ideen auf, und andere erweisen sich als weniger wertvoll als zunächst gedacht. Dann wäre Ihre Planung über den Haufen geworfen. Jetzt ist es an der Zeit, das zu nutzen, was in Unternehmen oft als Ressourcenkonfliktlösungsprotokoll bezeichnet wird. Es handelt sich um ein klares und gut dokumentiertes Protokoll zur Lösung von Ressourcenkonflikten. Ein vordefinierter Prozess gewährleistet Konsistenz und Effizienz bei der Bewältigung von Konflikten, wenn sie auftreten, und minimiert Störungen der Projektzeitpläne. In der realen Welt bezieht sich das Protokoll oft auf die Priorisierungslogik - und zwar hinsichtlich der Projekte Ihres Projektportfolios.

5. Regelmäßige Überprüfung und Anpassung der Ressourcenzuweisung:

Ressourcenbedarf und Projektprioritäten können sich im Laufe der Zeit ändern. Überprüfen Sie regelmäßig die Ressourcenzuweisung im Vergleich zu Projektprioritäten und Organisationszielen. Seien Sie bereit, Anpassungen vorzunehmen, um sicherzustellen, dass Ressourcen mit den wichtigsten Initiativen übereinstimmen.

Wenn Sie diese fünf Aspekte beherrschen, befinden Sie sich ehrlich gesagt bereits in einem elitären Kreis - und zwar im Kreis der PMOs, die einen hohen Reifegrad aufweisen. Glückwunsch! Wenn Sie jedoch noch weitere Aspekte des Ressourcenmanagements angehen wollen, dann sind es wahrscheinlich die Folgenden.

  • Fähigkeitsentwicklung und Schulung
    Investieren Sie in die kontinuierliche Fähigkeitsentwicklung der Mitarbeiter im Team, um ihre Fähigkeiten im Rahmen Ihrer PPM und Projektaufgaben zu verbessern. Vielseitige Teams können eine breitere Palette von Aufgaben bewältigen und die Wahrscheinlichkeit von Ressourcenkonflikten verringern. Darüber hinaus kann das Cross-Training von Teammitgliedern Flexibilität und Vorteile bei der Ressourcenzuweisung bieten.

  • Durchführung von Post-Projektbewertungen/Debriefings:
    Nach Abschluss eines Projekts führen Sie gründliche Bewertungen durch, um Verbesserungsbereiche im Ressourcenmanagement zu identifizieren. Nutzen Sie die Erkenntnisse aus diesen Bewertungen, um Ressourcenzuweisungsstrategien für zukünftige Projekte zu verfeinern.

Zusammenfassend erfordert effektives Ressourcenmanagement in PMOs eine Kombination aus strategischer Planung, offener Kommunikation und der Nutzung fortschrittlicher Technologien und Tools. Durch die proaktive Bewältigung von Ressourcenkonflikten und die Ausrichtung von Teams auf hochpriorisierte Projekte spielen Mitglieder des PMO eine entscheidende Rolle bei der Förderung des organisatorischen Erfolgs in einem wettbewerbsintensiven und sich schnell verändernden Geschäftsumfeld. Um dies zu erreichen, benötigen Sie jedoch eine solide Grundlage.

Klingt nett, oder? Aber Sie können auch etwas schmaler anfangen!

Gibt es einen leichten Einstiegt?

Ja! Den gibt es. Ein Ansatz ist es mit zentralen und einfach zu erhebenden Datenpunkten auskommen, die anzeigen, ob ein Projekt mehr oder weniger Ressourcen benötigt und ob Projektmitglieder Gefahr laufen, über die Kapazitäten hinauszugehen. Mit diesen wenigen Indikatoren, geht das bereits recht gut:

  • Anzahl der am Projekt beteiligten Teammitglieder: Je höher die Zahl der Mitarbeiter, desto ressourcenintensiver ist das Projekt.
  • Anzahl der Meilensteine im Laufe der Zeit: Überprüfen Sie Projekte und Zeiträume mit einer überdurchschnittlichen Anzahl von Meilensteinen. Wenn dies nicht auf übermäßig detaillierte Planung zurückzuführen ist, ist die Ressourcennachfrage wahrscheinlich hoch.
  • Anzahl der beteiligten Abteilungen: Je höher, desto komplexer und ressourcenintensiver ist das Projekt.
  • Budget: Korreliert häufig positiv mit der Ressourcenintensität. Je höher, desto größer der Ressourcenbedarf.
  • Nähe zur Komfortzone: Gehört das Projekt zur organisatorischen Komfortzone? Dann können Sie erwarten, dass es reibungsloser abläuft und weniger Ressourcennachfrage hat.

Wenn Sie Engpassressourcen identifizieren möchten, wenden Sie die oben genannten KPIs auf Ihre Projektressourcen an.

Halten Sie es agil: Nutzen Sie Bottom-Up, Stage Gates und planen Sie nur 3-6 Monate im Voraus

Wir schlagen nicht vor, Ihre gesamte Organisation mit Scrum oder Kanban zu führen und Ihr Management daran auszurichten. Sie können es tun. Es könnte sogar nützlich sein. Aber in vielen Fällen ist ein hybrider Ansatz der nützlichste Weg. Wenn Sie diesen Weg gehen möchten, sollten Sie vielleicht von der Top-Down Ressourcenplanung Abstand nehmen. Durch Bottom-Up-Planung internalisieren Sie eine Menge Ressourcenwissen innerhalb Ihres Projektportfolios: Ihres Teams.

Darüber hinaus ist es sinnvoll, den Planungshorizont recht kurz zu halten. Drei bis sechs Monate reichen oft aus. Zufälligerweise entspricht dieser Zeitrahmen häufig den meisten Stage-Gate-Systemen (siehe mehr zu diesem Thema hier). Planen Sie Ihre Stage-Gates Top-Down - oder lassen Sie den Projektsponsor diese Aufgabe übernehmen. Bitten Sie das Projektteam, entscheidende Meilensteine zur Erreichung des aktuellen (oder des aktuellen und nächsten) Stage-Gates Bottom-Up entsprechend zu planen. Durch diesen Ansatz wird ein Teil des Drucks bei der Ressourcenplanung gemildert und es ergeben sich weitere Vorteile für das Management des Projektportfolios.

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