Projektportfoliomanagement - Einführung für alle Experten, Praktizierende, und Interessenten

Wofür ist dieser Artikel bestimmt?

Unternehmen sehen sich oft mit mehreren Projekten gleichzeitig konfrontiert. Aber warum? Am Ende geht es darum, eine Strategie oder strategische Ziele zu verwirklichen. Doch welche Projekte sollten verfolgt werden und welche eher nicht? An dieser Stelle kommt das Projektportfoliomanagement (PPM) ins Spiel. Dieser Artikel soll Ihnen einen breiten Überblick über PPM liefern - und dabei fortwährend Hinweise geben, wo Sie bei Bedarf tiefer einsteigen können.

Was ist Projektportfoliomanagement (PPM)?

Bevor wir ans Eingemachte gehen: Lassen Sie uns ganz nach akademischen Standards starten: und zwar mit einer Begriffsdefinition. Bisschen langweilig - zugegeben. Aber das muss schon sein.

Definition: Projektportfoliomanagement (PPM)

PPM umfasst die zentrale Verwaltung eines Projektportfolios, um strategische Ziele zu erreichen. Dabei geht es darum, alle Vorhaben - von der Ideenphase bis zum Abschluss - in Form eines Portfolios so zu steuern, dass die Strategie möglichst effektiv und effizient umgesetzt wird. Es verbindet Aspekte der Strategie und Umsetzung und wird in der Regel von dem Project Management Office (PMO) geleitet.

In gewisser Weise unterscheidet sich die Disziplin nicht von der Verwaltung eines Aktienportfolios - die Projekte sind Ihre Aktien, und Sie versuchen, Ihre Rendite durch die Verwaltung des Portfolios zu maximieren und Risiken zu hedgen. Doch umfasst die Verwaltung in diesem Fall viel mehr als nur den Kauf und Verkauf von Aktien. Zu den wichtigsten Aspekten des Projektportfoliomanagements gehören u.a. folgende Aspekte:

Strategische Ausrichtung:

  • Zielsetzung: Richten Sie Ihre Projekte anhand der strategischen Ziele Ihres Unternehmens aus. Weitere Informationen dazu finden Sie hier.

Portfolioplanung:

  • Ressourcenverteilung: Gestalten Sie Ihre Ressourcenverteilung so effizient wie möglich und berücksichtigen Sie dabei Aspekte wie Budget, Personal und Zeit innerhalb des Projektportfolios. Weitere tiefgreifende Informationen dazu liefern wir Ihnen hier.
  • Risikomanagement Identifizieren, bewerten und managen Sie Risiken innerhalb des Portfolios, um den Projekterfolg sicherzustellen. Mehr dazu erfahren Sie hier.

Projektauswertung und Priorisierung:

  • Entwicklung von Kriterien: Entwickeln Sie klare Kriterien für die Projektauswahl unter Berücksichtigung der strategischen Ziele, potenzieller Vorteile sowie der jeweiligen Durchführbarkeit. Mehr dazu finden Sie hier.
  • Scoring und Ranking: Nutzen Sie einen systematischen Ansatz, um Projekte zu scoren und zu ranken und Ihre Entscheidungsfindung zu vereinfachen. Um tiefer in das Thema einzutauchen, lesen Sie hier weiter.

Performance Überwachung:

  • KPIs und Metriken: Legen Sie Key Performance Indicators (KPIs) als Kennzahlen fest, um die Performance Ihrer individuellen und des gesamten Portfolios zu messen und tracken Sie diese auch regelmäßig.
  • Regelmäßiges Reporting: Etablieren Sie ein regelmäßiges und transparentes Reporting, in dem der Fortschritt, der aktuelle Status und die Performance des Projekts innerhalb des Portfolios abgebildet wird. Hier erfahren Sie mehr dazu.

Governance und Entscheidungsfindung:

  • Leitfaden zur Entscheidungsfindung: Etablieren Sie einen Governance Leitfaden, der Ihre Entscheidungsfindungsprozesse, die jeweiligen Rollen der Projektbeteiligten und die Verantwortlichkeiten abbildet. Hier finden Sie weitere Informationen dazu.
  • State Gates: Überprüfen Sie Ihr Portfolio regelmäßig, um sicherzustellen, dass Ihre Projekte mit den strategischen Zielen des Unternehmens übereinstimmen. Weitere Informationen dazu finden Sie hier.

Optimierung des Portfolios:

  • Anpassung und Neuzuteilung: Überprüfen Sie Ihre Projekte und nehmen Sie Anpassungen aufgrund von Änderungen strategischer Prioritäten, der Verfügbarkeit von Ressourcen oder der Projektleistung vor.
  • Optimierungsstrategien: Ermitteln Sie Möglichkeiten, um das gesamte Portfolio zu verbessern, indem Sie Projekte hinzufügen, anpassen oder entfernen.

Kommunikation und Einbindung von Stakeholdern:

  • Transparenz: Stellen Sie eine offene Kommunikation mit allen Stakeholdern sicher und achten Sie dabei besonders auf den aktuellen Status, den Fortschritt und die Auswirkungen des Projektportfolios auf die strategischen Unternehmensziele.
  • Engagement: Binden Sie die Stakeholder in den Entscheidungsfindungsprozess ein und stellen Sie sicher, dass Ihr Input berücksichtigt wird, um Ihre Projektlandschaft langfristig zu stützen.

Lifecycle Management:

  • Beginn und Abschluss: Stellen Sie sicher, dass es in den Projekten innerhalb des Portfolios einen klaren Start- und Abschlusspunkt gibt.
  • Kontinuierliche Verbesserung & Debriefings: Etablieren Sie einen Prozess für kontinuierliche Optimierung und lernen Sie dabei aus den Ergebnissen bereits abgeschlossener Projekte. So können Sie Ihre PPM Management Praxis langfristig verfeinern. Hier finden Sie mehr zu Debriefings.

Technologie und Tools:

  • Software: Nutzen Sie spezielle Projektportfoliomanagement Software, um Ihre Prozesse zu optimieren, Informationen zentral zu organisieren und die Entscheidungsfindung zu erleichtern. Mehr zur richtigen Software finden Sie hier.
  • Integrieren Sie Ihre Lösung mit anderen Organisationssystemen oder Tools, um einen nahtlosen Datenfluss und ein regelmäßiges Reporting sicherzustellen.

Krisenmanagement und Kontingenzplanung:

  • Planung von Szenarien: Entwickeln Sie Kontingenzpläne und führen Sie Szenarioanalysen durch, um potenziellen Störungen und unerwarteten Herausforderungen innerhalb des Portfolios bestmöglich zu begegnen.
  • Anpassbarkeit: Halten Sie Ihre Projektlandschaft so flexibel wie möglich, um jederzeit auf Veränderungen im Geschäftsumfeld reagieren zu können.
    Vergessen Sie dabei nicht: Für viele Unternehmen ist ein effektives Projektportfoliomanagement unabdingbar, um Ihre Projektinvestitionen zu optimieren, Ressourcen effizient zu managen und strategische Ziele zu erreichen.

Was ist eigentlich ein Projekt?

Wir sprechen an unterschiedlichen Stellen immer wieder von Projekten. Aber was genau ist eigentlich ein Projekt? Schauen wir uns das einmal genauer an. Ein Projekt im geschäftlichen Kontext ist ein zeitlich begrenztes und einmaliges Unterfangen, mit dem ein bestimmtes Ziel oder eine Reihe von Zielen innerhalb eines festgelegten Zeitrahmens, Budgets und Umfangs erreicht werden soll. Projekte entscheiden sich demnach vom laufenden Tagesgeschäft und haben einen klaren Anfang und ein klares Ende. Hier sind die wichtigsten Elemente, die ein Projekt in einem Unternehmen ausmachen:

Es gibt einen Anfang und ein Ende:

  • Festgelegte Dauer: Projekte haben einen bestimmten Start- und Endpunkt. Sie finden nicht dauerhaft oder laufend statt.
  • Begrenzte Dauer: Die Projekte sind zeitlich begrenzt, und ihre Teams lösen sich auf, sobald die Projektziele erreicht sind.

Einheitliche Zielsetzung:

  • Projekte werden initiiert, um bestimmte Ziele zu erreichen. Oftmals beinhalten diese die Kreation eines neuen Produkts, einer neuen Dienstleistung oder ein anderes bestimmtes Ergebnis.
  • Einzigartigkeit: Jedes Projekt ist mit seinen individuellen Anforderungen, Bedingungen und Vorgaben einzigartig.

Der Umfang wurde festgelegt:

  • Festlegung des Umfangs: Projekte haben einen klar definierten Umfang, der angibt, was zum Projekt zählt und was nicht mehr.
  • Grenzen: Der Projektumfang setzt Grenzen dafür, was das Projekt erreichen wird und hilft dabei, Erwartungen zu managen.

Ressourcenverteilung:

  • Teambildung: Um Projekte durchzuführen, braucht man ein Team mit den passenden Kompetenzen und der richtigen Expertise, um die Ziele zu erreichen.
  • Ressourcenplanung: Zu den wichtigen Aspekten im Projektmanagement zählen u. a. die sinnvolle Verteilung von Ressourcen, Personalkosten, Budget und Materialkosten inbegriffen.

Risiko und Unsicherheit:

  • Projekte bringen oft Unsicherheit und Risiken mit sich. Daher zählt es zu den Aufgaben eines Projektmanagers, Risiken zu bewerten und zu managen, um eventuell negative Auswirkungen auf das Projekt zu verhindern.
  • Kontingenzplanung: Indem unerwartete Ereignisse mit eingeplant werden, können generelle Störungen des Projekts vermieden werden und das Projekt wird darauf vorbereitet, sich an potenzielle Veränderungen anzupassen.

Ergebnisse:

  • Tangible oder immaterielle Ergebnisse: Projekte führen zu spezifischen Ergebnissen. Das können Produkte, Dienstleistungen oder Verbesserungen in bereits existierenden Prozessen sein.
  • Messbare Erfolge: Der Erfolg eines Projekts lässt sich in der Regel daran messen, wie viele der ursprünglichen Ziele erreicht wurden und inwiefern die gewünschten Ergebnisse geliefert wurden.

Was ist der Unterschied zwischen Projektportfolio-, Programm-, Multiprojekt- und Projektmanagement?

Begibt man sich in das Reich aller projektbezogenen Aktivitäten, wird praktisch ständig mit verwirrend ähnlichen Begriffen um sich geworfen: Projektportfolio-, Multiprojekt-, Programm- und Projektmanagement. Im Grunde genommen sind diese Begriffe eng miteinander verwandt, haben aber unterschiedliche Gesichtspunkte.

Projektmanagement ist die Disziplin, die sich auf die Planung, Durchführung und den Abschluss einzelner Projekte innerhalb eines Unternehmens konzentriert. Es umfasst die Koordinierung von Ressourcen, Aufgaben, Zeitplänen und Budgets, um sicherzustellen, dass die Ziele eines bestimmten Projekts innerhalb der festgelegten Vorgaben erreicht werden. Das Project Management Institute (PMI) definiert Projektmanagement als "die Anwendung von Wissen, Kompetenzen, Werkzeugen und Techniken auf Projektaktivitäten, um die Projektanforderungen zu erfüllen".

Im Multiprojektmanagement geht es um die koordinierte Überwachung und Kontrolle mehrerer, nicht miteinander verbundener Projekte innerhalb eines Unternehmens. In einer Multiprojektumgebung werden verschiedene Projekte gleichzeitig durchgeführt, und Ressourcen wie Personal, Zeit und Budget werden unter den Projekten aufgeteilt. Ziel des Multiprojektmanagements ist es, die Ressourcennutzung zu optimieren, die Projekte nach Prioritäten zu ordnen und sicherzustellen, dass jedes Projekt mit den strategischen Zielen des Unternehmens übereinstimmt.

Das Programmmanagement beinhaltet die koordinierte Verwaltung einer Reihe von zusammenhängenden Projekten und Aktivitäten, um strategische Unternehmensziele zu erreichen. In einem Programm werden einzelne Projekte zusammengefasst, weil sie zu einem gemeinsamen Ziel beitragen, das größer ist als die Summe der einzelnen Projektergebnisse. Programm Manager überwachen die Abhängigkeiten, Risiken und Ressourcenzuweisungen zwischen diesen Projekten, um sicherzustellen, dass die kombinierten Maßnahmen zu den gewünschten Ergebnissen führen.

Projektportfoliomanagement ist ein strategischer Ansatz für die Verwaltung einer Reihe von Projekten, Programmen und anderen Initiativen innerhalb eines Unternehmens. PPM zielt darauf ab, diese Vorhaben auf die strategischen Ziele des Unternehmens abzustimmen, die Ressourcenverteilung zu optimieren und den Mehrwert für das Unternehmen insgesamt zu maximieren. Dazu gehört die Auswahl und Verwaltung eines Projektportfolios, in dem die Projekte allesamt zum Erfolg des Unternehmens beitragen. Das Projektportfoliomanagement nimmt eine übergeordnete Perspektive im Unternehmen ein und konzentriert sich auf die Verwaltung der gesamten Projektlandschaft. Laut dem PMI ist es "die zentralisierte Verwaltung eines oder mehrerer Portfolios, das die Festlegung, Priorisierung, Genehmigung, Verwaltung und Kontrolle von Projekten, Programmen und anderen damit verbundenen Arbeiten umfasst".

Projektportfoliomanagement: Eine kleine Metapher

Ein Blickwinkel, wenn wir über diese eng miteinander verwurzelten Begriffe sprechen, ist die folgende Metapher: Wenn Sie dafür verantwortlich sind, ein Schiff zu beladen, ist das Ihr Projekt. Dieses Projekt managen Sie. Die Person, die mehrere Schiffe dabei beaufsichtigt, wie sie mit unterschiedlicher Fracht beladen werden, agiert im Bereich des Multiprojektmanagements. Der Hafenmitarbeiter, der dafür sorgt, dass alle Schiffe mit Fracht beladen sind, praktiziert Programmmanagement. Und die Person, die alle Schiffe beaufsichtigt und sicherstellt, dass das An- und Ablegen mit dem allgemeinen Plan in Einklang steht, ist im Projektportfoliomanagement tätig…und gehört wahrscheinlich zum PMO. Aber mehr dazu später.

Wenn Sie mehr über die Unterschiede und Nuancen zwischen Projekt- und Projektportfoliomanagement erfahren möchten, empfehlen wir Ihnen diesen Artikel.

Wer sind die Stakeholder im Projektportfoliomanagement und was sind ihre Aufgaben?

Im Projektportfoliomanagement sind viele verschiedene Stakeholder involviert, um den Erfolg des Projektportfolios zu garantieren. Hier finden Sie einige dieser Stakeholder und ihre Aufgaben:

Führungskräfte

  • Aufgabe: Legen die strategische Ausrichtung des Unternehmens fest und stimmen das Projektportfolio auf die allgemeinen Geschäftsziele ab.
  • Verantwortlichkeiten: Treffen wichtige Entscheidungen, genehmigen Portfolio-Initiativen und gewährleisten die Ausrichtung an der Vision des Unternehmens.

Portfolio-Manager und das PMO

  • Aufgabe: Überblickt das gesamte Projektportfolio und stellt sicher, dass es mit der Unternehmensstrategie in Einklang steht und die Projekte optimal priorisiert sind. Das ist die wichtigste Aufgabe im Projektportfoliomanagement (PPM). Weitere Informationen zu den Aufgaben des PMOs finden Sie hier.
  • Verantwortlichkeiten: Entwickelt und erhält das Portfolio, priorisiert Projekte und überwacht die gesamte Performance des Portfolios.

Projekt Manager & Sponsoren:

  • Aufgabe: Individuelle Projekte innerhalb des Portfolios managen.
  • Verantwortlichkeiten: Entwickelt Projektpläne, verwaltet Ressourcen, überwacht den Projektfortschritt und berichtet über die Performance des Projekts, um einen erfolgreichen Projektabschluss zu gewährleisten.

Finanzen & Controlling:

  • Aufgabe: Mitarbeitende aus den Finanz- und Controlling Abteilungen verwalten alle finanziellen Aspekte des Portfolios und sind oftmals involviert, wenn es um die Bereitstellung von KPI Werten geht.
  • Verantwortlichkeiten: Verwaltung des Budgets und der Kosten, Finanzreporting und sicherstellen, dass alle Projekte innerhalb des Portfolios auf die finanziellen Ziele des Unternehmens abgestimmt sind.

Projekt Teams:

  • Aufgabe: Individuelle Projekte innerhalb des Portfolios durchführen.
  • Verantwortlichkeiten: Projektpläne befolgen, mit anderen Teams zusammenarbeiten und Projektergebnisse entsprechend den Anforderungen liefern.

Interne Stakeholder:

  • Aufgabe: Individuen oder Gruppen von mehreren Individuen aus dem Unternehmen, auf die sich die PPM Aktivitäten auswirken oder die anderweitige Interessen an dem Projektportfolio haben.
  • Verantwortlichkeiten: Sie liefern Input, Feedback und Unterstützung, um sicherzustellen, dass das Projektportfolio auf die allgemeinen Unternehmensziele einzahlt.

Kunden:

  • Aufgabe: Diejenigen, die die Endergebnisse oder den Nutzen der Projekte aus den Portfolioaktivitäten erhalten.
  • Verantwortlichkeiten: Sie liefern Input und Feedback und bestätigen, dass die Projektergebnisse ihren Bedürfnissen und Erwartungen entsprechen.

Eine effektive Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen diesen Stakeholdern ist für ein erfolgreiches Projektportfoliomanagement (PPM) entscheidend und stellt sicher, dass das Portfolio einen Mehrwert liefert und zum strategischen Erfolg des Unternehmens beiträgt.

Was genau ist ein PMO und was zählt zu seinen Aufgaben?

Der Begriff PMO steht für Project Management Office. Das PMO hat innerhalb eines Unternehmens eine zentrale Funktion und ist dafür verantwortlich, das gesamte Projektportfoliomanagement (PPM) sowie gewisse Projektmanagement Standards und Praktiken zu navigieren und weiterzuentwickeln. Das Hauptziel der PMO-Mitglieder besteht darin, sicherzustellen, dass alle Projekte unter Berücksichtigung der strategischen Unternehmensziele erfolgreich geplant, durchgeführt und abgeschlossen werden. Das PMO trägt zu einem gewissen Grad immer die sog. PMO Brille und ist für die Gesundheit des gesamten Projektportfolios zuständig. Zu den wichtigsten Aufgaben des PMOs zählen die folgenden:

Strategische Ausrichtung:
Das PMO stellt sicher, dass alle Projekte mit den strategischen Zielen der Organisation übereinstimmen und zu deren Gesamtausrichtung beitragen. Das ist die absolute Kernaufgabe.

Projektportfoliomanagement (PPM):
Es priorisiert und optimiert das Projektportfolio basierend auf strategischen Zielen und Ressourcenverfügbarkeit fortwährend so, dass die Ziele möglichst rasch erreicht werden.

Standardisierte Projektmanagement Prozesse
Das PMO schafft standardisierte Projektmanagement-Methoden und -Prozesse in der gesamten Organisation und setzt diese erfolgreich um.

Ressourcenmanagement
Das PMO weist Ressourcen effizient zu und verwaltet diese, um Überauslastung oder Unterutilisierung im Unternehmen zu verhindern und eine optimale Projektperformance sicherzustellen. Tiefgreifende Informationen zu Ressourcenmanagement Techniken für PMOs finden Sie hier.

Risikomanagement und Eskalation:
Das PMO bewertet und mindert Risiken in Projekten, um die Auswirkungen auf Projektergebnisse auf Portfolioebene sinnvoll zu minimieren. Mehr zu Risikomanagement Techniken für PMOs finden Sie hier.

Projektportfolio Governance:
PMO-Mitglieder stellen die sog. PPM Governance bereit und leben sie so vor, dass alle Projekte den Organisationsrichtlinien, Standards und regulatorischen Anforderungen entsprechen. Mehr dazu finden Sie hier.

Reporting und Analysen
Das PMO erstellt Berichte und Analysen, um Stakeholdern Einblicke in die Portfolio Performance, Meilensteine und Kennzahlen (KPIs) der einzelnen Projekte und insbesondere des Portfolios zu bieten.

Stakeholder Kommunikation:
Das PMO fördert die effektive Kommunikation der Mitarbeitenden, zwischen Projektteams, Stakeholdern und Führungskräften und die dazugehörigen Prozesse, um Transparenz und Zusammenarbeit zu gewährleisten.

Qualitätssicherung:
PMO-Mitglieder etablieren Qualitäts­sicherungsprozesse, um die Qualität der Projektergebnisse zu überwachen und zu verbessern.

Change Management:
Es unterstützt bei Change-Management-Initiativen, indem es sicherstellt, dass Änderungen effektiv an Mitarbeiter kommuniziert, geplant und innerhalb der Projektrahmen umgesetzt werden. Mehr dazu erfahren Sie hier.

Schulungen und Entwicklung:
Das PMO bietet Schulungs- und Entwicklungsprogramme für Projektmanager und Teams an, um ihre Kompetenzen zu schärfen und Ihnen aktuelle Best Practice Ansätze aus der Industrie nahezulegen. Übrigens sollten auch Sie über Schulungen und Entwicklungsmöglichkeiten für Ihr PMO nachdenken. Wenn Sie Interesse an unserer hauseigenen Schulung, der PMO Academy haben, finden Sie hier weiterführende Informationen und Termine.

Projektbewertung und Lessons Learned:
Das PMO führt Projektbewertungen bei Abschluss durch, erfasst gewonnene Erkenntnisse und stellt sicher, dass gewonnenes Knowhow barrierearm auch zukünftigen Projekten und Teams zur Verfügung steht. Hier finden Sie weitere Informationen zu Debriefings.

Performance Metriken und Key Performance Indicators (KPIs):
Legen Sie Leistungs-Metriken und KPIs fest und tracken Sie diese, um den Erfolg Ihres gesamten Projektportfolios und die Effektivität Ihres PMOs bewerten zu können.

Budgetverwaltung:
Überwachen und managen Sie Projekt-Budgets. Stellen Sie dabei sicher, dass finanzielle Ressourcen angemessen aufgeteilt werden und das Projekt innerhalb des geplanten Budgets bleibt.

Nutzenrealisierung:
Überwachen und messen Sie die Realisierung des Projektnutzens, damit alle Projekte aus dem Portfolio auf die Unternehmensziele einzahlen.

Unterstützung bei Veränderungen im Unternehmen:
Sobald Veränderungen im Unternehmen auftreten, sollten Sie als Unterstützung bereitstehen und sicherstellen, dass alle Projekte mit der sich verändernden Strategie und den Zielen des Unternehmens in Einklang stehen.

Wissensmanagement
Etablieren Sie Prozesse und Systeme für Wissensmanagement, um projektbezogenes Wissen und Best Practice Ansätze festzuhalten, zu teilen und einzusetzen.

Die Struktur und die Funktionen eines PMOs können von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich sein. Außerdem gibt es verschiedene Arten von PMOs, je nach dem Grad der Kontrolle und des Einflusses, den die PMO-Mitglieder auf Projekte ausüben. Ein gut funktionierendes PMO kann zu einer verbesserten Projektabwicklung, einer höheren Effizienz und einem besseren Projektmanagement innerhalb einer Organisation beitragen. Damit spielt das PMO die Schlüsselrolle bei der Erhaltung eines gesunden Projektportfolios.

PMO-Synonyme: Die vielen Begriffe für das PMO

Der Begriff PMO kann verschiedene Synonyme oder alternative Begriffe haben, die in verschiedenen Kontexten verwendet werden. Einige gängige Synonyme sind

  1. Project Office
  2. Program Management Office
  3. Project Support Office
  4. Program Office
  5. Project Control Office
  6. Project Management Unit (PMU)
  7. Portfolio Management Office
  8. Enterprise Project Management Office (EPMO)
  9. Project Governance Office
  10. Project Coordination Office

Diese Begriffe werden oft austauschbar verwendet, und der spezifische Titel oder das Synonym kann von der Struktur, Branche oder den Vorlieben der Organisation abhängen.

Was ist PMO Maturity ?

Wenn in Fachkreisen von dem “PMO Maturity Modell” gesprochen wird, verweisen Experten in der Regel auf das “Organizational Project Management Maturity Model” (OPM3), welches ursprünglich durch das PMI (Project Management Institute) eingeführt wurde. In der Projektportfoliomanagement (PPM) und Projektmanagement (PM) Landschaft existieren jedoch zahlreiche ähnliche Modelle zu diesem Thema.
Grob gesagt werden zur Erfassung des Reifegrades meist folgende Dimensionen im PMO bewertet: Prozesse, Governance, Risikomanagement, Ressourcen und Fähigkeiten sowie die Organisationskultur. Anhand dieser Kriterien werden nicht nur die Reifegrade ermittelt, sondern auch Bereiche mit Optimierungsbedarf im Unternehmen identifiziert.

Mehr oder weniger unabhängig vom jeweiligen Modell bieten sie alle einen strukturierten Rahmen, um den Reifegrad und die Fähigkeiten von PMOs zu bewerten und zu beurteilen. Sie dienen als Leitfaden für Organisationen und bieten einen Fahrplan für die Weiterentwicklung Ihrer PPM-Managementpraktiken. Zu den am häufigsten bewerteten Dimensionen gehören Prozesse, Governance, Risikomanagement, Ressourcen und Fähigkeiten sowie die Organisationskultur, um den Reifegrad zu ermitteln und Bereiche mit Verbesserungsbedarf aufzuzeigen.

Kurz gesagt, die PMO Maturity Modelle versuchen, einen bewährten Weg zu bieten, um das Projektportfoliomanagement (PPM) in Ihrem Unternehmen voranzubringen. Kein Rätselraten mehr. Ein klarer Fahrplan. Wer will das nicht? Aber das ist nur die Spitze des Eisbergs. Wenn Sie mehr über den Reifegrad von PMOs erfahren möchten, haben wir einen weiteren Artikel zu dem Thema für Sie.

Was hat es eigentlich mit Projektportfoliomanagement Software auf sich?

PPM-Software bietet Unternehmen eine übergeordnete Sichtweise und unterstützt diese bei der Priorisierung, Überwachung und Optimierung der Leistung ihres gesamten Projektportfolios. Die Wahl zwischen Projektmanagement- (PM) und Projektportfoliomanagement-Software (PPM) hängt von den spezifischen Anforderungen und Zielen des Unternehmens ab, unabhängig davon, ob es sich um die Verwaltung eines einzelnen Projekts oder eines Projektportfolios handelt. Manche Unternehmen nutzen sogar beide Arten von Software gleichzeitig, um verschiedene Aspekte des Projekt- und Portfoliomanagements zu behandeln.

Projektmanagement- (PM) und Projektportfoliomanagement-Software (PPM) unterscheiden sich deutlich. Aus diesem Grund sollten Sie sich sicher sein, nach welchem Tool Sie genau suchen. Die folgende sehr komprimierte Liste bietet einen schnellen Überblick über die wichtigsten Unterschiede. Und diese sind signifikant.

Projektmanagement (PM) Software:

Fokus: PM-Software wurde entwickelt, um einzelne Projekte vom Start bis zum Abschluss zu verwalten.
Anwendungsbereich: Es geht um die Planung, die Terminierung, die Ausführung und die Überwachung von Aufgaben innerhalb eines einzelnen Projekts.
Features: PM-Software umfasst in der Regel Features für die Verwaltung von Aufgaben, Terminplanung, Zusammenarbeit und Fortschrittskontrolle.
Darum eignet sie sich nicht für PPM: Es gibt keine Aggregation zu einem Portfolio - und damit fehlen auch einige wichtige PPM Features. Außerdem haben viele PM-Lösungen keinen passenden KPI- oder Benefit Bereich.

Projektportfoliomanagement Software:

Fokus: PPM Software fokussiert sich darauf, eine Projektlandschaft oder ein Portfolio zu verwalten.
Anwendungsbereich: Sie umfasst die strategische Verwaltung mehrerer Projekte und stellt gleichzeitig sicher, dass diese mit den allgemeinen Zielen der Organisation übereinstimmen.
Features: PPM-Software enthält Funktionen für die Priorisierung von Projekten, die Optimierung von Ressourcen, die Verwaltung von Finanzressourcen, die Risikobewertung und die Berichterstattung über mehrere Projekte hinweg.
Darum eignet sie sich nicht für PM: Bei PPM geht es um den Wald. PM fokussiert sich auf den einzelnen Baum. Features, die auf individuelle Planung und Tracking ausgelegt sind, sollten nicht im Fokus stehen.

Offensichtlich ist das eine eher kurze Übersicht. Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, was eine sinnvolle PPM Software ausmacht, empfehlen wir Ihnen diesen Artikel.

Wann kommt Projektportfoliomanagement (PPM) zum Einsatz?

Fragen Sie sich auch manchmal, ob Sie überhaupt Projektportfoliomanagement brauchen?
Wahrscheinlich würden Sie diesen Artikel nicht lesen, wenn dies nicht der Fall wäre. Dennoch gibt es einige Anzeichen, die darauf hindeuten, dass Projektportfoliomanagement und ein PMO für Ihr Unternehmen sinnvoll wären.
Das offensichtlichste Anzeichen dafür ist mangelnde Transparenz in Bezug auf Ihr Projektportfolio. Im akademischen Bereich finden wir dazu folgende Überlegungen:

Wenn es schwierig ist, den Status und den Fortschritt verschiedener Projekte in Echtzeit zu verfolgen, oder wenn einem die Optimierung der Ressourcenverteilung Schwierigkeiten bereitet, kann ein PMO erforderlich sein. Ob PPM für ein bestimmtes Unternehmen ratsam ist, hängt jedoch von verschiedenen Faktoren ab, u. a. von der Größe, der Komplexität, der Branche und den strategischen Zielen des Unternehmens. Hier sind einige Überlegungen dazu:

  1. Größe und Komplexität:
    Insgesamt ist es wahrscheinlicher, dass größere Unternehmen mit vielen verschiedenen Projekten, die gleichzeitig laufen, von PPM profitieren. Die Komplexität von Projekten und die Tatsache, dass Ressourcen auf die verschiedenen Projekte und Maßnahmen aufgeteilt werden müssen, machen PPM zu einer so wertvollen Methode für die Verwaltung des gesamten Portfolios.

  2. Strategische Ausrichtung:
    Wenn ein Unternehmen eine Vielzahl von Projekten und Initiativen hat, die mit den strategischen Zielen in Einklang gebracht werden müssen, kann PPM dazu beitragen, dass die Ressourcen den Projekten zugewiesen werden, die den größten Beitrag zu den Unternehmenszielen leisten.

  3. Limitierte Ressourcen:
    PPM ist für Unternehmen besonders von Vorteil, wenn die Ressourcen limitiert sind und Projekte folglich anhand ihrer strategischen Bedeutung priorisiert werden müssen. Es hilft dabei, die Ressourcennutzung zu optimieren und Überutilisierung zu vermeiden.

  4. Risikomanagement:
    Für Unternehmen, die bei ihren Projekten mit erheblichen Risiken oder Unsicherheiten konfrontiert sind, kann PPM sehr nützlich sein. Es bietet einen strukturierten Ansatz zur Bewertung und Verwaltung von Risiken über das gesamte Projektportfolio hinweg.

  5. Projektinterdependenzen:
    Unternehmen mit Projekten, die voneinander abhängen, können von PPM profitieren. Es ermöglicht einen ganzheitlichen Blick darauf, wie sich Änderungen in einem Projekt auf andere Projekte auswirken können, wodurch eine bessere Entscheidungsfindung begünstigt wird.

  6. Einhaltung gesetzlicher Vorschriften:
    In Branchen, in denen die Einhaltung von gesetzlichen Vorschriften von entscheidender Bedeutung ist, kann ein PPM-Ansatz positiv dazu beitragen, dass Projekte in Übereinstimmung mit den einschlägigen Vorschriften und Normen verwaltet werden.

  7. Innovation und Veränderung:
    Unternehmen, deren Fokus darauf liegt, Innovation zu betreiben und sich an Marktveränderungen anzupassen, können von PPM profitieren, indem sie Projekte, die direkt auf Innovation und Veränderungen im Unternehmen einzahlen, priorisieren.

  8. Optimierung von Kosten und Ressourcen:
    PPM ist darauf ausgerichtet, Unternehmen dabei zu unterstützen, ihre Kosten und Ressourcen zu optimieren, indem doppelte Arbeitsschritte identifiziert und ineffiziente Faktoren so gut es geht eliminiert werden. Darüber hinaus wird sichergestellt, dass alle Projekte kollektiv auf den Unternehmenserfolg einzahlen.

PPM kann zwar erhebliche Vorteile bieten, ist aber möglicherweise nicht für jedes Unternehmen sinnvoll, insbesondere nicht für kleinere Unternehmen mit weniger umfangreichen Projektportfolios. Die Einführung von PPM erfordert ein gewisses Engagement, Ressourcen und einen Kulturwandel bis hin zu einem strategischen und zentraleren Ansatz für das Projektmanagement. Unternehmen sollten ihre Bedürfnisse, Ziele und die Art ihrer Projekte sorgfältig prüfen, bevor sie entscheiden, ob PPM für sie ratsam ist.

Wie fängt man mit Projektportfoliomanagement (PPM) am besten an?

Die bereits oben angesprochenen Modelle zur sog. PMO Maturity bieten interessante Perspektiven darüber, wie man die Verwaltung von Projektportfolios (PPM) und natürlich auch PMOs etablieren kann. Doch braucht es dafür zunächst ein PMO, das die grundlegende Basis für Projektportfoliomanagement (PPM) schafft. Wenn Sie gerade erst anfangen, sollten Sie die folgenden Schritte in Betracht ziehen:

Stellen Sie das richtige Team zusammen

Abhängig von der Größe Ihrer Organisation benötigen Sie möglicherweise ein kleineres oder größeres Team. Eines steht ziemlich sicher fest: Ein PMO ist selten die Aufgabe einer einzigen Person. Um die Verantwortlichkeiten klar zu halten, sollte eine einzige Person der PMO-Direktor / Leiter sein.

Statten Sie das neue PMO mit einem passenden Mandat und Sanktionsmöglichkeiten aus

Stellen Sie sicher, dass das PMO Durchschlagskraft im Unternehmen hat. Der einfachste Weg dazu besteht darin, das PMO direkt an Sie berichten zu lassen – und das regelmäßig einzufordern.

Richten Sie einen Lenkungsausschuss ein, planen Sie regelmäßige Meetings und lassen Sie diese durch das PMO vorbereiten

Ein wunderbarer Ort, um die bunten Berichte zu besprechen, ist ein sog. Lenkungsausschuss. Er sollte aus der Geschäftsführung/Ihnen, dem PMO und allen relevanten Projektmanagern/Sponsoren – und oft auch dem CFO – bestehen.

Halten Sie ein All-Hands-/Kickoff-Meeting ab und stellen Sie das neue Organ vor

Damit jeder Mitarbeiter im Unternehmen über das neue PMO Bescheid weiß, hat es sich bewährt, ein All-Hands-/Kickoff-Meeting abzuhalten.

Lassen Sie Ihr PMO an PMO-Schulungen und Zertifizierungen teilnehmen

Wenn Ihr PMO unerfahren ist, können Schulungen Wunder wirken. Achten Sie nur darauf, dass Sie tatsächlich eine PMO-Schulung und keine Trainings im Projektmanagement auswählen.

Rüsten Sie Ihr PMO mit geeigneter Software aus

Wenn Sie darüber nachdenken, dass Excel & PowerPoint für diese Aufgabe geeignet sein könnte, empfehlen wir dringend, über die in Konflikt stehenden Kopien auf Ihrem Desktop oder anderswo nachzudenken. Aber im Ernst: das kann funktionieren - doch schon bei kleinen Portfolios lohnt sich eine Software meist sehr schnell für ein Unternehmen.
Die oben beschriebenen Schritte zeigen einen Weg, der oft auf weniger Widerstand stößt, als sofort mit voller Kraft in das PPM einzusteigen. Wenn Sie tiefer in das Warum und Wie der Einrichtung von Projektportfoliomanagement und einem Projektmanagement Office in Ihrem Unternehmen eintauchen möchten, sollten Sie möglicherweise diesen Artikel hier in Betracht ziehen.

Welche anderen und guten Ressourcen sind in Sachen Projektportfoliomanagement empfehlenswert?

Es gibt verschiedene Ressourcen, um sich über das Projektportfoliomanagement zu informieren. Hier eine kleine Liste für den ersten Einstieg:

Bücher

  • "A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide)" vom Project Management Institute (PMI).
  • "Project Portfolio Management in Theory and Practice: Thirty Case Studies from around the World" von Jamal Moustafaev.
  • "The Standard for Portfolio Management" vom Project Management Institute (PMI).

Online Kurse und Zertifizierungen

  • Coursera: Bietet Kurse zu PPM wie "Strategisches Portfolio Management" und "Fortgeschrittenes Projektmanagement und Projekt-Risikomanagement".
  • edX: Bietet Kurse wie "Project Portfolio Management" und "Strategisches Management von Projekten".
  • PMI's PMP-Zertifizierung: Die Zertifizierung als Project Management Professional (PMP) des PMI behandelt PPM-Konzepte.

Websites und Blogs:

  • nordantech.com: Sie sind bereits hier. Aber schauen Sie sich gerne um. Neben dem Blog sollten Sie auch unsere verschiedenen Checklisten, Vorlagen und Ressourcen hier durchstöbern. Sie finden einiges zum Beispiel hier.
  • Nordantechs PMO Academy & Webinare: kostenlos und voller praktischer Inhalte.
  • PMI.org: Die Website des PMI bietet Artikel, Webinare und Ressourcen zu PPM.
  • ProjectManagement.com: Bietet eine Vielzahl von Artikeln, Webinaren und Diskussionen zu Projektmanagement, einschließlich PPM.

YouTube Kanäle

  • ProjectManagement.com: Bietet Videoinhalte zu verschiedenen Themen des Projektmanagements, einschließlich PPM.
  • PMIglobal: Offizieller YouTube-Kanal des PMI mit Einblicken in Projektmanagement-Praktiken allerlei Art.

Whitepapers und Studien:

  • Unsere #SHIFTHAPPENS Studien: eine jährliche Studie zum Projektportfoliomanagement (PPM), Transformation, Trends, Problemen und Chancen. Laden Sie die Studie hier kostenlos herunter!
  • Gartner Research: Gartner veröffentlicht oft aufschlussreiche Forschungspapiere zu PPM-Trends und Best Practices.
  • PMI's Knowledge Shelf: Bietet Zugang zu Whitepaper und Forschungspapieren zu verschiedenen Themen des Projektmanagements.

LinkedIn Learning:

  • Bietet Kurse wie "Project Portfolio Management Foundations" und "Strategische Planungsgrundlagen".

Berufsverbände und Konferenzen:

  • Project Management Institute (PMI): Nehmen Sie an PMI-Veranstaltungen teil und erkunden Sie deren Ressourcen für PPM-Profis.
  • Association for Project Management (APM): APM bietet Ressourcen und Veranstaltungen zum Thema Projektmanagement, einschließlich PPM.

Podcasts:

  • SHIFTHAPPENS: Derzeit nur für deutschsprachige Hörer verfügbar, aber voller interessanter Inhalte und Perspektiven - und Menschen. Hören Sie hier gerne rein!
  • The Project Management Podcast: Deckt eine Reihe von Themen des Projektmanagements ab, einschließlich Projektportfoliomanagement

Diese kurze Liste ist sicherlich nicht abschließend. Aber ein erster Ansatzpunkt für tiefere Recherche. Ein Wort der Vorsicht: Der eher akademische Anteil von Ressourcen rund um das Thema Projektportfoliomanagement ist relativ groß. Es ist nicht immer einfach, die Ressourcen zu finden, die auch den ganz praktischen Teil abdecken. Diese Lücke versuchen wir zu schließen, so gut wir können.

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