Sie wollen mit Projektportfoliomanagement beginnen? Hier sind Sie richtig!

Erfahren Sie in diesem Blogartikel alles über die grundlegenden Techniken für die strategische Projektportfoliooptimierung (SPPO) und wie Sie damit beginnen können. Durch eine klare Zieldefinition, Priorisierung von Projekten, Ressourcenoptimierung, Risikomanagement und laufende Berichterstattung können PMO Mitglieder ihr Projektportfoliomanagement sicher zum strategischen Erfolg führen.

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Worum geht es beim Projektportfoliomanagement und welche Rolle spielt das PMO?

Kurz gesagt, strategische Projektportfoliooptimierung (SPPO) soll es Unternehmen ermöglichen, fundierte Entscheidungen über Projekt-Auswahl, Priorisierung, Risikomanagement und Ressourcenzuweisung zu treffen. Alles mit der Idee, die strategischen Ziele des Unternehmens mittels der im Unternehmen laufenden Projekte möglichst gut zu realisieren. Diese Aufgabe übernimmt in aller Regel das sogenannte Projekt Management Office – kurz PMO. Es ist das Organ, das über alle Projekte des Unternehmens – also das Projektportfolio – wacht und das Portfolio steuert.

Die strategische Projektportfoliooptimierung ist dabei keine Einheitslösung, sondern erfordert ein differenziertes Verständnis der strategischen Ziele, der Risikotoleranz, der Ressourcenbeschränkungen, sowie der Unternehmenskultur. Letztlich geht es darum, den Wert des Portfolios zu maximieren – nämlich so, dass durch die Übereinstimmung mit den strategischen Unternehmenszielen letztere möglichst gut realisiert werden. Zwar ist das PMO im Kern verantwortlich, doch um die Vorteile von SSPO vollständig zu heben, ist die Unterstützung der gesamten Organisation erforderlich – angefangen bei der Führungsebene. Bevor wir einen kurzen Abstecher zu den kulturellen Aspekten von SPPO machen, möchten wir Ihnen zunächst die grundlegenden Aufgaben im Projektportfoliomanagement (PPM) erläutern:

Das PMO…
… ist praktisch die Voraussetzung für erfolgreiches PPM/SPPO. Wenn Sie vor diesem Schritt stehen, könnte dieser Artikel hilfreich sein.

Projektportfoliomanagement: Definieren Sie strategische Ziele und strategische Gaps (Lücken):

Beginnen Sie damit, die strategischen Intentionen Ihrer Organisation klar zu definieren und zu verstehen. Was sind die zentralen Treiber und Prioritäten Ihres Unternehmens? Die Zieldefinition bildet die Grundlage, auf der das Projektportfoliomanagement und die Projekte aufgebaut werden. Setzen Sie sich mit den wichtigsten Stakeholdern aus dem Unternehmen zusammen, um ein umfassendes Verständnis der strategischen Ausrichtung sicherzustellen; dabei ist die Einbindung der Führungsebene, respektive des Managements von größter Bedeutung.

Vorausgesetzt, die strategischen Ziele stehen, gilt es nun möglichst gut zu operationalisieren. Versuchen Sie dazu, Ihre strategische Ausrichtung mit einfachen KPIs zu operationalisieren (z. B. XYZ EBITDA bis 2024). Diese strategischen Ziele bilden nun die Grundlage für Ihre sogenannten strategischen Gaps – d. h. die Lücken oder auch die Differenz zwischen den geplanten/vorhergesehenen/tatsächlichen Auswirkungen des Projektportfolios und Ihren strategischen Zielen. Die fortwährende Analyse der Gaps ist entscheidend, um den aktuellen Zustand Ihres Projektportfolios zu verstehen, und spielt gleichzeitig eine wichtige Rolle bei der Priorisierung von Projekten (weitere Informationen zu diesem Thema folgen später).

Bewerten Sie die strategische Ausrichtung des Projektportfolios:

Beurteilen Sie im nächsten Schritt objektiv, inwiefern aktuelle und mögliche Projekte mit den festgelegten strategischen Zielen übereinstimmen. Dafür sollten Sie im Vorfeld festlegen, nach welchen Kriterien und Bewertungsmechanismen Entscheidungen im Unternehmen getroffen werden. Mit diesem Schritt haben Sie den passenden Schlüssel in der Hand, um Projekte im Portfolio zu identifizieren, die optimal im Einklang mit den Unternehmenszielen stehen. Am einfachsten ist es, potenzielle Auswirkungen von Projekten den bestehenden strategischen Gaps zuzuordnen.

Priorisieren Sie Ihre Projekte im Portfolio:

Nach der Bewertung der Ausrichtung sollten Sie die Projektinitiativen auf Grundlage ihrer strategischen Bedeutung, ihrer potenziellen Auswirkungen und ihrer Dringlichkeit priorisieren. Zur Erleichterung des Entscheidungsprozesses könnten Sie zum Beispiel Priorisierungstechniken wie die MoSCoW- oder auch die Eisenhower-Methode verwenden. Es gibt eine Vielzahl von Priorisierungsmethoden (Sie können sich hier in die Tiefen des PMO Rabbit Holes begeben). Doch unabhängig davon, welche Methode Sie verwenden: Dieser Schritt soll bereits initial sicherstellen, dass die Ressourcen auf Projekte mit der höchsten strategischen Bedeutung ausgerichtet werden. Übrigens: Sie müssen nicht zwingend so wissenschaftlich vorgehen. Sie können sich auch einfach auf Ihr Bauchgefühl und eine gute Diskussion verlassen, um den Anfang für eine erfolgreiche Projektportfoliomanagementpriorisierung zu machen.

Ressourcenoptimierung:

Eine effiziente – und übrigens fortwährende – Ressourcenzuweisung ist in der Tat nicht unwichtig für eine erfolgreiche Portfoliooptimierung. Um potenzielle Engpässe, Überlastungen oder Unterauslastungen im Projektportfoliomanagement zu ermitteln, können Sie spezielle Ressourcenmanagement-Tools und -Techniken einsetzen (mehr zu diesem Thema hier).

Unter uns: Dieser Schritt ist meist recht knifflig und setzt einiges voraus. Im Kern zunächst eine immer aktuelle Datengrundlage, auf der Ressourcen abgebildet werden. Die Praxis zeigt: Nur wenige Organisationen verfügen über diese – im akademischen Sinne – erforderliche Ressourcentransparenz. Zum anderen erschwert der hoffentlich immer hohe Anteil an Neuerungen und Projektideen in strategischen Projektportfolios schlicht die Planung. Denn ein gutes Projektportfolio zeichnet sich auch dadurch aus, dass zahlreiche Ideen und Projekte jederzeit um dieselben Ressourcen konkurrieren. Ressourcen von langer Hand zu planen, ist mitunter daher eventuell etwas kontraproduktiv. Also was tun?

Verstehen Sie uns nicht falsch – es wäre ideal, wenn Sie jederzeit auf einen perfekt gepflegten Datenstand zugreifen könnten. Doch ist das nicht zwingend notwendig. Sie können Ihren Weg zu einer strategischen Projektportfoliooptimierung (SPPO) auch so beginnen – und zwar indem Sie offensichtliche Ressourcenbeschränkungen, Qualifikationsanforderungen und die ganz grundlegenden Verfügbarkeiten grob berücksichtigen. Dieser Weg ist auf dem Papier nicht optimal und verlangt im Gegenzug, dass Sie an der Frage der Ressourcentransparenz arbeiten. Doch ist der Weg durch deutlich weniger Widerstand gekennzeichnet und hat sich in der Praxis als für den Beginn ausreichend erwiesen.

Risikomanagement:

Im Rahmen Ihres Projektportfoliomanagements sollten Sie auf jeden Fall das Risikomanagement berücksichtigen – und zwar sowohl auf Projekt- als auch auf Projektportfolioebene. Eine Möglichkeit, den Anfang zu machen und die Dinge einfach zu halten, besteht darin, die Projektmanager und/oder Sponsoren zu bitten, das inhärente Risiko ihrer Projekte in regelmäßigen Abständen zu bewerten. Erhöhen Sie, falls notwendig, das Detail, indem Sie das Zusammenspiel aus Eintrittswahrscheinlichkeit und erwarteter Auswirkung erheben. Das Schöne daran: Sie können sowohl auf einer einzelnen Projektebene Eskalationsmechanismen festlegen – wenn nämlich ein vorher festgelegter Schwellenwert überschritten wird, als auch alle Risiken zur Portfolioebene aggregieren.

Das klingt nun eventuell etwas mathematisch. Aber es lässt sich auch verkürzt ausdrücken. Ist die Eintrittswahrscheinlichkeit mittel bis hoch – und ist die Auswirkung ebenfalls mittel bis hoch? Dann ist es Zeit für eine genauere Betrachtung. Im besten Fall entwickeln Sie zudem Strategien zur Risikominderung und Notfallpläne, um die Auswirkungen von Unwägbarkeiten auf das Portfolio zu minimieren. Zu den gängigen Lösungsansätzen gehören das Pausieren, die Streichung, eine stärkere Fokussierung und/oder die Bereitstellung von mehr Budget/Ressourcen für einzelne Projekte. Letzteres funktioniert nur, wenn andere Projekte in den Hintergrund rücken.

Doch müssen wir etwas mahnend den sprichwörtlichen Finger heben: auch bei diesem Schritt ist es leicht, den Überblick zu verlieren. Insbesondere, wenn man sich zu sehr in jedes mögliche Risiko vertieft. Im Sinnbild des Sprichworts geht es bei SPPO um den gesamten Wald, nicht zwingend nur um den Baum.

Das Wichtigste zuletzt – regelmäßige Überprüfung und Anpassung:

Regelmäßige Überprüfung und Anpassung sind entscheidend für ein erfolgreiches Projektportfoliomanagement (PPM). Führen Sie daher einen wiederkehrenden Analyseprozess durch, um den Projektportfoliofortschritt zu überwachen, die Ausrichtung an den strategischen Unternehmenszielen anzupassen und das Portfolio entsprechend zu steuern. Dieser zyklische Ansatz ist im Allgemeinen als SPPO-Berichtszyklus (oder auch oft Reporting-Zyklus genannt) bekannt. Dieser Zyklus bildet die Basis für ein agiles Portfoliomanagement, welches auf die wechselnden Anforderungen und Bedürfnisse der Organisation reagiert. Grob gesagt ist SPPO kein SPPO ohne diesen Zyklus. Daher ist es von entscheidender Bedeutung, dass Ihr Zyklus wirklich konsequent, quasi religiös durchgezogen wird und insbesondere auf der Führungsebene Zustimmung findet.

Mehr zum Zyklus
Wir kratzen mit diesem kurzen Artikel natürlich nur an der Oberfläche. Wenn Sie tiefer ins PPM-Rabbit-Hole einsteigen wollen, empfehlen wir folgende Quellen.

Fazit: Aller Anfang ist schwer – umso wichtiger, dass Sie den Einstieg leicht halten

Denn strategische Projektportfoliooptimierung ist eine vielschichtige Disziplin: klare Zieldefinition, präzise Projektausrichtung, effektive Projektpriorisierung, sorgfältige Ressourcenoptimierung, umfassendes Risikomanagement und regelmäßige Überprüfungen stehen fortwährend im Fokus. Der Schlüssel zum Erfolg liegt in der Einfachheit – indem Sie die Dinge gerade zu Beginn unkompliziert halten und sich auf das 80/20-Prinzip konzentrieren.

Die Rolle einer PPM Software

Einen einfachen Einstieg kann dabei eine geeignete Software bieten. Denn eine gute PPM-Software bietet nicht nur die Basis, sondern auch Best Practices. Sie hilft Projekte an den Unternehmenszielen auszurichten, zu priorisieren, geht Risikobewertungen an, liefert Echtzeitberichterstattung, unterstützt das KPI- & Finanzmanagement und erleichtert die Portfolio-Governance. Daneben rationalisiert eine PPM Software die Entscheidungsfindung und stellt sicher, dass die Projekte mit den Zielen der Organisation übereinstimmen und gleichzeitig die Ressourcenzuweisung sinnig erfolgen kann.

Wir bei Nordantech entwickeln seit Jahren Falcon: Eine Lightweight PPM Softwarelösung, die Sie dabei unterstützt, Ihr Projektportfoliomanagement bestmöglich zu beginnen und somit die strategischen Ziele Ihres Unternehmens zu erreichen. Führende Unternehmen nutzen Falcon bereits für ihr Projektportfoliomanagement! Lernen Sie unsere PPM Software kennen. Jetzt Demo buchen!

Wie steht es um die Kultur?

Um SPPO in den Fokus des breiten Entscheidungsfindungsprozesses eines Unternehmens zu rücken, hilft die passende Unternehmenskultur. Die Kultur sollte idealerweise die Werte Zusammenarbeit, Anpassungsfähigkeit, Transparenz und strategische Ausrichtung schätzen. Hier sind die wesentlichen Elemente einer förderlichen Unternehmenskultur, mit Blick auf SSPO:

  1. Strategische Ausrichtung: Eine Kultur, die ein klares Verständnis und Engagement für die Unternehmensausrichtung fördert, stellt sicher, dass die Projekte mit den übergeordneten strategischen Unternehmenszielen übereinstimmen.

  2. Offene Kommunikation: Durch die Förderung von offener und transparenter Kommunikation können Teams Erkenntnisse, Herausforderungen und Erfahrungen austauschen, was die Entscheidungsfindung in SPPO verbessert.

  3. Innovation und Anpassungsfähigkeit Eine Kultur, die Innovation einzelner Teams wertschätzt und sich an Veränderungen anpasst, ermöglicht es Unternehmen, auf die Marktdynamik zu reagieren und ihr Projektportfoliomanagement entsprechend zu optimieren.

  4. Risikotoleranz: Der Umgang mit Risiken ist ein integraler Bestandteil des SPPO. Eine Kultur, die Risiken akzeptiert und managed, fördert ein Umfeld, in dem Teams neue Möglichkeiten, ohne Angst vor dem Scheitern, erkunden und in ihren Projekten nutzen können.

  5. Abteilungsübergreifende Zusammenarbeit: Eine wirksame SPPO erfordert abteilungsübergreifende Zusammenarbeit. Eine Kultur, die funktionsübergreifende Teamarbeit fördert, stellt sicher, dass bei der Entscheidungsfindung alle Perspektiven des Teams berücksichtigt werden.

  6. Datengestützte Entscheidungsfindung: Die Pflege einer datengestützten Kultur stellt sicher, dass Entscheidungen über Projektauswahl, Management, Priorisierung und Ressourcenzuweisung auf objektiven Analysen und nicht auf subjektiven Meinungen beruhen.

  7. Kontinuierliche Optimierung: Eine Kultur der kontinuierlichen Optimierung ermutigt Organisationen, aus vergangenen Projekten zu lernen, SPPO-Prozesse zu verfeinern und mit den Best Practices der Branche mitzuhalten.

  8. Flexibilität der Ressourcen: SPPO erfordert häufig eine Optimierung der Ressourcen. Eine Kultur, die eine flexible Ressourcenzuweisung und eine funktionsübergreifende Kompetenzentwicklung ermöglicht, gewährleistet einen effizienten Einsatz von Personal und Ressourcen in den Teams.

  9. Unterstützung durch Führungskräfte: Führungskräfte, die sich für SPPO einsetzen und aktiv im Prozess eingebunden werden, stärken dessen Bedeutung und ermutigen die Teams, der strategischen Ausrichtung und dem effektiven Portfoliomanagement Priorität einzuräumen.

  10. Befähigung der Mitarbeiter: Die Befähigung der Teams, Ideen einzubringen und Verantwortung für ihre Projekte zu übernehmen, fördert das Verantwortungsgefühl und das Engagement und trägt so zum Erfolg der SPPO-Projekte bei.

Die Grundlage für eine erfolgreiche strategische Projektportfoliooptimierung bildet eine Unternehmenskultur, in der strategisches Denken, Zusammenarbeit, Anpassungsfähigkeit und Lernen einen hohen Stellenwert haben. Diese kulturelle Basis ermöglicht es Unternehmen, komplexe Situationen zu meistern, Projekte an strategischen Unternehmenszielen auszurichten und Portfolios für einen nachhaltigen Erfolg zu optimieren.

Aber was ist Henne und was ist Ei? Das Schöne ist, Sie müssen diese Frage nicht beantworten. Das Besondere an der Implementierung von SPPO liegt darin, dass sie nicht nur einen Einfluss auf die Unternehmenskultur hat, sondern auch aktiv zu deren Förderung beiträgt. Durch SPPO können die notwendige Kultur lostreten oder - falls Sie in der glücklichen Lage sind und die Grundzüge bereits stehen - selbst stärken.

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