Strategien zur effektiven Skalierung Ihres PMOs

Sobald Unternehmen wachsen, sieht sich das Project Management Office (PMO) meist mit steigender Projektportfoliokomplexität- und diversität konfrontiert. Um dem Wachstum gerecht zu werden und folglich die Effizienz aufrechtzuerhalten und erfolgreiche Projektergebnisse zu gewährleisten, muss das PMO in gewisser Art mit wachsen. In diesem Artikel geht es um die strategischen Ansätze zur Skalierung des PMOs. Los geht’s!

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Die Basis schaffen und Ziele angleichen

Um Ihr PMO bestmöglich zu skalieren, sollten Sie die Ziele des PMOs an die allgemeinen Ziele des Unternehmens angleichen. Dabei ist die Voraussetzung, dass die strategische Unternehmensausrichtung, die Ziele und groben Prioritäten bekannt sind. Durch die Angleichung wird sichergestellt, dass die Erweiterung des PMOs in Einklang mit den strategischen Zielen des Unternehmens steht und zu deren Erfolg beiträgt.


Teamentwicklung und Recruiting

Investieren Sie in die berufliche (Weiter-)Entwicklung Ihres PMO-Teams. Skalierbarkeit und Wachstum verlangen gut ausgebildete Mitarbeiter, die dazu in der Lage sind, mit wachsender Verantwortung umzugehen. Aus diesem Grund sollten Sie Schulungsangebote, Mentoring-Programme und Weiterbildungsangebote anbieten. Übrigens: der Posten “Mitarbeiter PMO” darf ruhig ausgeschrieben werden. Denn Personen, die nach diesem Jobtitel suchen, bringen meist Erfahrung mit.

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Prozesse standardisieren:

Die Standardisierung von Prozessen im Unternehmen über alle Projekte hinweg fördert eine gewisse Konsistenz und Effizienz. Dafür sollten zunächst einmal standardisierte Projektmanagement-Prozesse und Templates eingeführt werden. So wird nicht nur ein einheitlicher Ansatz sichergestellt, wenn das PMO wächst, auch der Onboardingprozess für neue Mitarbeiter wird vereinfacht.

Effizienz im Auge behalten und schlank bleiben

Sobald Ihr Projektportfolio wächst und Sie sich an Standardisierungen und Templates wagen, sollten Sie auch abwägen, welche PMO Prozesse schlanker gestaltet werden können. Ein häufiger Ansatz ist es, Technik einzusetzen, um generelle Routineaufgaben zu automatisieren. Dies steigert nicht nur die Produktivität, sondern setzt auch wertvolle Ressourcen für neue, strategische Initiativen frei. Kleiner Tipp: häufig ist der Schlüssel zu mehr Skalierbarkeit schlicht in schlanken, einfachen Prozesses gegeben. Es lohnt sich also, hier genau hinzusehen.

Führen Sie ein Projektportfoliomanagement (PPM) Tool ein:

Um dem wachsenden Projektportfolio gerechnet zu werden, sollten Sie ein robustes PPM System, am besten in Form einer Software, im Unternehmen etablieren. Dieses zentrale System Ihre Wahl ermöglicht - so zumindest der Anspruch - eine bessere Visibilität der Projektlandschaft und vereinfacht die Prioritätensetzung samt Entscheidungsfindung für das PMO. Zudem bietet die Einführung eines Tool die perfekte Möglichkeit, um die PPM Governance von Grund auf zu überarbeiten und auf Wachstum auszurichten. Wenn das Tool dann auch noch Automatisierungen bereithält - zum Beispiel ein Reporting auf Knopfdruck - heben Sie natürlich auch an dieser Stelle Effizienzen.

Strategische Kommunikation:

In Zeiten des Wachstums ist eine effektive Kommunikation wichtiger denn je. Gerade Veränderungen in Prozessen, Erwartungen und strategische Ziele und Prioritäten sollten immer schnell und klar an alle Stakeholder kommuniziert werden. Im besten Falle halten Sie die Kommunikationswege innerhalb des PMOs und mit anderen Abteilungen aus dem Unternehmen zu jeder Zeit offen, um die Zusammenarbeit und Abstimmung zu fördern. Ein Regelzyklus kann Wunder wirken. Das fängt beim Reporting an und hört bei regelmäßiger Berichterstattung an alle Stakeholder auf. Je mehr Sie an dieser Stelle auf belastbare Routinen setzen können, desto besser.

Machen Sie PMO-Leistung messbar

Ein äußerst wichtiger Aspekt, um Ihr PMO zu skalieren, besteht darin, die Akzeptanz innerhalb des Teams - und besonders von der Führungsebene - zu erreichen (oder aufrechtzuhalten). Die Skalierung des PMO ist im Kern ein Business Case und das schreit natürlich nach Performance Metriken und KPIs. Nutzen Sie die Chance PMO-Leistung früh messbar zu gestalten und um datengestützte Entscheidungen zu treffen und die PMO-Prozesse kontinuierlich (auch unabhängig vom Wachstum) zu verbessern.

Gängige KPIs, um die Leistung des PMOs zu messen

Um die Effektivität und den Erfolg eines PMOs im Unternehmen zu messen, spielen KPIs (Key Performance Indicators) eine wichtige Rolle. Die Auswahl der KPIs sollte in Einklang mit den operativen und strategischen Zielen des Unternehmens stehen und die wichtige und besondere Rolle des PMOs hervorheben. Oftmals ist es schwierig, KPIs zu definieren, die nur durch das PMO und keine weiteren Faktoren beeinflusst werden. Daher empfehlen wir eher eine Kombination verschiedenster KPIs. Hier eine Auswahl von beliebten und gängigen KPIs, die die Performance des PMOs messen:

Projekterfolgsrate:

Definition: Der Anteil der Projekte, die pünktlich, unter Einhaltung des Budgets durchgeführt wurden und dabei ihre jeweiligen Ziele erreichen.
Spiegelt die Fähigkeit des PMOs, Erfolge zu erzielen und Projektziele zu erreichen.

Einhaltung des Projektzeitplans:

Definition: Misst den Prozentsatz der Projekte, die den Zeitplan einhalten.
Zeigt die Effizienz des PMOs bei der Projektplanung und der Einhaltung des Zeitplans.

Einhaltung des Budgets:

Definition: Misst den Anteil der Projekte, die ihr jeweiliges Budget einhalten.
Zeigt die Fähigkeiten des PMOs im Bereich Finanz- und Kostenmanagement

Nutzung von Ressourcen:

Definition: Evaluiert die Effizienz der Ressourcenverteilung im gesamten Projektportfolio.
Hilft bei der Optimierung der Ressourcennutzung und stellt sicher, dass die Teams sinnvoll mit Mitarbeitern besetzt sind.

Zufriedenheit der Projektmanager

Definition: Misst die Zufriedenheit der Projektmanager oder weiterer Stakeholder mit den Leistungen des PMOs und den Projektergebnissen.
Spiegelt die Fähigkeit des PMOs wider, die Erwartungen der Stakeholder zu erfüllen, das gemeinsame Ziel zu erreichen, und einen Mehrwert beizutragen.

Gesundheit des Portfolios:

Definition: Bewertet die allgemeine Gesundheit und Performance des Projektportfolios
Bietet eine holistischen Überblick auf das Projektportfolio des PMOs und hilft bei der strategischen Entscheidungsfindung.

Effektives Risikomanagement

Definition: Misst den Erfolg des PMOs, indem Risiken im Projekt identifiziert, bewertet und gemindert werden.
Zeigt die Fähigkeit des PMOs, potenzielle Probleme und Risiken im Unternehmen proaktiv anzugehen. Sie möchten mehr zum Thema Risikomanagement erfahren?
Dann sollten Sie folgenden Artikel lesen.

Projektabschlussrate

Definition: Misst den Anteil abgeschlossener Projekte, die entsprechende Abschluss-Prozesse vorweisen.
Stellt sicher, dass Projekte ordnungsgemäß abgeschlossen werden, entsprechende Erkenntnisse daraus gewonnen werden und Ressourcen effizient freigegeben werden.

Erreichte Meilensteine:

Definition: Überwacht, ob und wann Meilensteine im Projekt erreicht werden und in welcher Phase sich das Projekt befindet.
Gibt Auskunft über den Fortschritt und die Einhaltung der Projektpläne und hilft dabei, potenzielle Verzögerungen zu erkennen.

Abweichung des PMO Budgets

Definition: Bewertet die Abweichung des geplanten PMO Budgets von den eigentlichen Ausgaben.
Liefert Einblicke in die Effektivität des Finanzmanagements.

Einhaltung der Projektdokumentation

Definition: Prüft die Vollständigkeit und Genauigkeit der Projektunterlagen.
Stellt sicher, dass die Dokumentationsstandards für Audits und Wissenstransfer eingehalten werden.

PMO Reifegrade:

Definition: Bewertet die Reife und die Effektivität des PMOs anhand etablierter Standards aus der Industrie (z.B. das OPM3 vom PMI)
Bietet eine langfristige Perspektive auf das Wachstum und die Entwicklung des PMOs.

Sobald Sie eine Kombination dieser KPIs anhand Ihrer individuellen Bedürfnisse und Unternehmensziele ausgewählt haben, werden Sie über eine umfassende Übersicht über die Performance Ihres PMOs verfügen. Regelmäßiges Monitoring dieser Daten sowie wiederkehrende Analyseprozesse ermöglichen es dem PMO, Bereiche mit Verbesserungspotenzial zu identifizieren, den Wert für die Stakeholder zu demonstrieren und letztendlich auch einen Beitrag zum Unternehmenserfolg zu leisten.

Skalierbare Technologie-Lösungen

Setzen Sie auf skalierbare Technologielösungen, um den wachsenden Anforderungen des PMOs gerecht zu werden und Ihr Ziel im Unternehmenswachstum zu erreichen. Führen Sie Tools für das Projektportfoliomanagement ein, die mit dem Unternehmen mitwachsen und eine steigende Anzahl von Projekten und Benutzern ohne Leistungseinbußen bewältigen können.

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Anpassungsfähigkeit und kontinuierliche Verbesserung:

Anpassungsfähigkeit ist einer der Schlüsselfaktoren im Unternehmenswachstum. Die aktuelle Unternehmenslandschaft ist sehr dynamisch, und Dinge, die in der einen Wachstumsphase gut funktionieren, müssen in der nächsten Phase ggf. wieder schnell angepasst werden. Daher ist es wichtig, dass Sie eine Verbesserungs- und Veränderungskultur innerhalb des PMOs etablieren und Ihre Mitarbeiter dazu ermutigen, immer nach neuen innovativen Wegen zu suchen, um interne Prozesse im Unternehmen zu optimieren.

Fazit:

Unternehmen, die sich in einem dynamischen Umfeld behaupten wollen, sollten in Wachstumsphasen die Skalierung des eigenen PMOs immer als wichtigen, strategischen Faktor für ihr Unternehmenswachstum betrachten. Der Artikel zeigt, dass PMO Mitglieder die Herausforderungen in der Wachstumsphase proaktiv meistern können, indem sie sich an die strategischen Unternehmensziele anpassen, Ressourcen optimiert werden, in passende Talente investiert wird und skalierbare Prozesse und Technologien im Unternehmen eingeführt werden. Außerdem sollten Anpassungsfähigkeit und kontinuierliche Verbesserung im Fokus stehen, um sicherzustellen, dass das skalierte PMO agil und schnell in seinen Reaktionen bleibt. So ist das PMO jederzeit gewappnet, um die Anforderungen der volatilen Projektlandschaft zu erfüllen und zum Unternehmenswachstum beizutragen.

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