Ertrinken Sie in einer Flut von Excel-Tabellen für das Projektportfolio-Management? Excel, das Standardtool für viele Anfänger, mag seinen Zweck erfüllt haben, aber mit dem Wachstum Ihres Portfolios wachsen auch die Fallstricke. Begleiten Sie uns, wenn wir den Schneeballeffekt des "Scope Creep" und das "Special Snowflake Syndrome" aufdecken, das den Umstieg auf eine leichtgewichtige PPM-Software wie Falcon notwendig macht.
Im Bereich des Projektportfoliomanagements (PPM) ist Excel seit langem das Standardwerkzeug für Anfänger, um mit dem Organisieren, Verfolgen und Analysieren von Projektportfolios zu beginnen. Die Allgegenwart, Vertrautheit und Einfachheit machen es zu einer attraktiven Wahl für viele Teams, insbesondere in den ersten Stufen der sog. PMO maturity.
Da Projektportfolios jedoch über die Zeit die Eigenschaft haben immer komplexer und umfangreicher zu werden, sind die Grenzen und Risiken, die mit der ausschließlichen Verwendung von Excel verbunden sind, meist recht schnell sehr deutlich. In diesem Artikel untersuchen wir die Probleme, Risiken und versteckten Kosten bei der Verwendung von Excel für PPM, identifizieren Anzeichen dafür, dass es an der Zeit ist, zu einer geeigneteren Lösung überzugehen, und bieten eine Schritt-für-Schritt-Anleitung für die Migration zu einer geeigneten PPM-Software Ihrer Wahl. Viel zu tun also. Los geht's!
Die Fallstricke von Excel für PPM
Excel ist zwar ein vielseitiges Werkzeug, wird aber den Anforderungen des modernen Projektportfoliomanagements nicht gerecht. Hier sind einige der wichtigsten Probleme, Risiken und versteckten Kosten, die mit der Verwendung von Spreadsheet-Lösungen für PPM verbunden sind:
Eingeschränkte Zusammenarbeit und nicht geeignete Berechtigungen: Excel-Tabellen werden in der Regel auf lokalen Computern gespeichert oder per E-Mail freigegeben, was zu Problemen bei der Versionskontrolle und einer eingeschränkten Zusammenarbeitsmöglichkeit zwischen den Teammitgliedern führt. Selbst wenn Sie SharePoint oder andere kollaborative Ansätze verwenden, um diesem Problem zu begegnen, bleibt es schwierig. Denn Sie brauchen eigentlich auch ein Berechtigungssetting. Dies wiederum führt oft dazu, dass mehrere Dateien – z. B. eine mit sensibleren Projekten und eine andere mit mehr öffentlichen Projekten – in Kombination verwendet werden.
Unvollständige Informationen: Excel-Tabellen fehlt oft eine umfassende Datenintegration, was es schwierig macht, einen ganzheitlichen Überblick über Projektportfolios und deren Abhängigkeiten zu erhalten.
Mangel an qualitativen Daten: Excel befasst sich in erster Linie mit quantitativen Daten, was bedeutet, dass qualitative Aspekte von Projekten, wie Risiken, Probleme und Stakeholder-Feedback, übersehen oder schlecht verwaltet werden können.
Mühsame manuelle Aktualisierungen: Die Pflege von Excel-Tabellen erfordert manuellen Aufwand, der zeitaufwändig und fehleranfällig sein kann, insbesondere wenn sich Projekte weiterentwickeln und Daten ständig aktualisiert werden müssen.
Scope Creep und Komplexität: Wenn sich Projekte ausweiten, neigen Excel-Tabellen dazu, aufgebläht und verworren zu werden, was zu erhöhter Komplexität und einem höheren Fehlerrisiko führt.
Probleme mit der Versionskontrolle: Da mehrere Versionen von Tabellenkalkulationen innerhalb von Teams im Umlauf sind, besteht ein erhöhtes Risiko von Fehlern, Inkonsistenzen und Verwirrung darüber, welche Datei die aktuelle ist.
Fehler bei der Dateneingabe: Studien haben gezeigt, dass bis zu 90 % der Tabellenkalkulationen Fehler enthalten, und Fehler bei der Dateneingabe gehören zu den häufigsten. Diese Fehler können zu erheblichen finanziellen Verlusten und betrieblichen Ineffizienzen für Unternehmen führen.
Versionskompatibilitätsprobleme: Excel-Benutzer stoßen häufig auf Kompatibilitätsprobleme, wenn sie Dateien öffnen, die in verschiedenen Versionen der Software erstellt wurden. Während neuere Versionen von Excel Abwärtskompatibilität bieten, funktionieren einige Features in älteren Versionen möglicherweise nicht wie vorgesehen.
Große Dateigrößen: Excel-Dateien können übermäßig groß werden, insbesondere wenn sie große Datensätze, zahlreiche Formeln und Formatierungselemente enthalten. Große Dateien können die Leistung verlangsamen, den Speicherbedarf erhöhen und eine Herausforderung für die Dateifreigabe und Zusammenarbeit darstellen.
Mangelnde Datenvalidierung: Unzureichende Datenvalidierungspraktiken tragen zu Dateninkonsistenzen und Ungenauigkeiten in Excel-Tabellen bei. Ohne geeignete Validierungsregeln und -einschränkungen können Benutzer falsche oder irrelevante Daten eingeben, was zu fehlerhaften Analysen und Entscheidungen führt.
Sicherheitslücken: Excel-Dateien sind anfällig für Sicherheitsverletzungen, Malware-Angriffe und unbefugten Zugriff. Schwachstellen wie Makroviren, Phishing-Angriffe und Dateibeschädigungen stellen erhebliche Risiken für die Integrität und Vertraulichkeit von Daten dar.
Verlust der Datenintegrität: Die Copy-Paste-Funktion von Excel und manuelle Datenbearbeitungsprozesse können die Datenintegrität im Laufe der Zeit beeinträchtigen. Inkonsistente Formatierungen, Zellbezüge und Datenstrukturen können zu Fehlern und Diskrepanzen bei der Analyse und Berichterstellung führen.
Begrenzte Skalierbarkeit: Excel eignet sich zwar für kleine bis mittelgroße Datensätze, kann jedoch Schwierigkeiten haben, umfangreiche Datenanalyse- und Verarbeitungsaufgaben effizient zu bewältigen. Leistungsprobleme, Speichereinschränkungen und Verarbeitungsengpässe können bei der Arbeit mit umfangreichen Datasets in Excel auftreten und ziemlich nerven.
Zeichen dafür, dass es Zeit ist, an den Schritt von Excel zur einer PPM-Software zu wagen
Wenn Sie die folgenden Anzeichen feststellen, ist dies ein klarer Hinweis darauf, dass Excel möglicherweise nicht mehr das beste Tool für Ihre PPM-Anforderungen ist:
Schwierigkeiten bei der Zusammenarbeit: Teammitglieder haben Schwierigkeiten, aufgrund von Problemen mit der Versionskontrolle, der Dateigröße und fehlenden Echtzeit-Updates effektiv zusammenzuarbeiten.
Unfähigkeit, mit Komplexität umzugehen: Ihre Projekte sind zu komplex geworden, als dass Excel sie effizient verwalten könnte, was zu umständlichen Tabellenkalkulationen führt, die schwer zu navigieren und zu pflegen sind.
Mangel an aufschlussreichen Berichten: Die Berichtsfunktionen von Excel sind begrenzt, was es schwierig macht, umsetzbare Erkenntnisse aus Projektdaten abzuleiten.
Wachsende Fehlerfrustration: Fehler und Ungenauigkeiten in Projektdaten werden immer häufiger, was zu Misstrauen in die Zuverlässigkeit von Excel-Tabellen führt.
Das PMO repariert ständig das Excel-Monster: Wenn Ihr Project Management Office (PMO) in die Rolle der ständigen Excel-Korrekturen verfallen ist, hat es nicht die Zeit, seinen eigentlichen Wert zu erbringen: das Projektportfolio zum Erfolg zu führen und damit den Wert in Ihrer Organisation zu steigern. Wenn das der Fall ist, wird das PMO zu einem Kosten- statt zu einem Profitcenter. Übrigens: Wenn Sie noch kein PMO haben, sollten Sie über die Einführung eines solchen nachdenken.
Migration auf PPM-Softwarelösung: Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung
Der Übergang von Excel zu einer schlanken PPM-Software wie Falcon kann Ihre Projektportfoliomanagementprozesse rationalisieren und die Gesamteffizienz verbessern. Und so geht's:
Schritt 1: Bewerten Sie Ihre Anforderungen
Bewerten Sie vor der Migration Ihre aktuellen PPM-Anforderungen und identifizieren Sie die Features und Funktionen, die für Ihr Team unerlässlich sind. Berücksichtigen Sie Faktoren wie die Komplexität des Projektportfolios, die Teamgröße, die Anforderungen an die Zusammenarbeit und die Berichtsfunktionen.
Schritt 2: Wählen Sie die richtige Software
Recherchieren und vergleichen Sie verschiedene PPM-Softwareoptionen unter Berücksichtigung Ihrer Anforderungen, Ihres Budgets und der Zeit, die für die Implementierung der Lösung zur Verfügung steht. Achten Sie auf benutzerfreundliche Oberflächen, die Aggregation von einzelnen Projekten zu einer Portfolioansicht, Drilldown-Funktionen, Funktionen zur Planung und Verfolgung finanzieller Auswirkungen und Budgets, robuste Kollaborationsfunktionen, Risikobewertungsfunktionen, Berichtsfunktionen und Integrationsmöglichkeiten mit anderen Tools und Plattformen.
Stellen Sie außerdem sicher, dass Sie sich für eine Lösung entscheiden, die leicht genug ist, um schnell implementiert zu werden. Kaum etwas ist frustrierender, als von Tabellenkalkulationen auf eine Softwarelösung zu migrieren und an lange Einrichtungszeiten gebunden zu sein. Kostenlose Testversionen sind in diesem Schritt ein echtes Plus. Ausprobieren ist einfach etwas anderes, als einfach nur über eine Lösung zu lesen.
Die Wahl der richtigen und möglichst schlanken PPM-Lösung ist ein Thema, das einen eigenen Artikel verdient – und genau das haben wir: In diesem Artikel untersuchen wir die wichtigsten Erkenntnisse zur Auswahl und Implementierung von Software-as-a-Service (SaaS)-Lösungen für PPM.
Schritt 3: Planen der Migration
Entwickeln Sie einen groben Migrationsplan, der die erforderlichen Schritte, Zeitpläne, Rollen und Verantwortlichkeiten, Datenmigrationsstrategien und Schulungsanforderungen beschreibt. Stellen Sie die Zustimmung der wichtigsten Stakeholder sicher und weisen Sie ausreichende Ressourcen für den Migrationsprozess zu. Auch wenn wir diesen Punkt vielleicht etwas zu sehr verdeutlichen: Wählen Sie eine Lösung, die eine schnelle Migration ermöglicht.
Schritt 4: Daten bereinigen und vorbereiten
Bevor Sie Daten in die gewählte Lösung übertragen, bereinigen und organisieren Sie Ihre vorhandenen Projektdaten, um Duplikate, Inkonsistenzen und Ungenauigkeiten zu vermeiden. Definieren Sie Regeln für die Datenzuordnung und -transformation, um einen reibungslosen Übergang zur neuen Plattform zu gewährleisten.
Schritt 5: Schulung und Onboarding durchführen
Bieten Sie umfassende Schulungen und Onboarding-Sitzungen für Teammitglieder an, um sie mit den Funktionen der Lösung vertraut zu machen. Bieten Sie fortlaufenden Support und Anleitung, um einen nahtlosen Übergang zu ermöglichen und die Benutzerakzeptanz zu maximieren.
Schritt 6: Pilotimplementierung und -tests
Führen Sie eine Pilotimplementierung der Lösung mit einer kleinen Gruppe von Benutzern durch – vorzugsweise mit dem Project Management Office (PMO), um Probleme oder Herausforderungen zu identifizieren, bevor Sie sie für das gesamte Team einführen. Führen Sie gründliche Tests durch, um die Datenintegrität, Funktionalität und Leistung in verschiedenen Szenarien zu überprüfen.
Schritt 7: Live gehen und iterieren
Sobald die Tests abgeschlossen sind und das Feedback eingearbeitet wurde, können Sie Ihre Lösung offiziell in Ihrem Unternehmen einführen. Überwachen Sie die Nutzung, sammeln Sie Feedback und iterieren und verbessern Sie die Nutzung kontinuierlich.
Wir machen das für Sie: Wenn Sie der Meinung sind, dass Falcon die richtige Lösung sein könnte, können wir Sie bei all diesen Schritten unterstützen. Kostenlos. Falcon ermöglicht das Importieren von Excel-Lösungen per Knopfdruck. Lassen Sie uns wissen, ob Sie es ausprobieren möchten – oder tun Sie es selbst. Kein Problem!
Warum Scope Creep und das Special Snowflake Syndrome die Migration von Excel erschweren
Sie fragen sich, warum wir den Scope Creep wieder ansprechen? Denn es kann – in Kombination mit dem, was gemeinhin als Special Snowflake Syndrome bezeichnet wird – das Unterfangen der Migration extrem schwierig machen.
Lassen Sie uns schnell die notwendigen Definitionen aus dem Weg räumen:
Scope Creep bezieht sich auf die allmähliche Erweiterung der Ziele und Aufgaben eines Projekts über die ursprünglich beabsichtigten Grenzen hinaus. Dies kann zu erhöhten Kosten, Zeitüberschreitungen und potenziellen Ineffizienzen führen. Im Zusammenhang mit Excel kann sich der Umfang schleichender Anpassungen des Scopes darin manifestieren, dass einer Tabelle kontinuierlich neue Features, Funktionen oder Anforderungen hinzugefügt werden, die über das ursprünglich geplante Maß hinausgehen, was zu Komplexität und potenziellen Schwierigkeiten bei der effektiven Verwaltung der Datei führt.
Special Snowflake Syndrome bezieht sich auf die Tendenz von Unternehmen, anzunehmen, dass sie einzigartig oder außergewöhnlich sind und daher äußerst individuelle Prozesse benötigen. Im Zusammenhang mit Excel kann sich dies darin manifestieren, dass Stakeholder darauf bestehen, jeden Aspekt ihrer Datei an ihre spezifischen Vorlieben anzupassen, selbst wenn Standardlösungen ausreichen würden. Dies kann zu übermäßig komplexen und ineffizienten Tabellenkalkulationen führen, die schwer zu pflegen und zu verstehen sind.
Lassen Sie uns ein kleines und "hypothetisches" Gedankenexperiment durchführen: Stellen Sie sich vor, Sie erstellen eine Excel-Tabelle, um den Status der Projekte Ihrer Portfolios zu tracken. Sie beginnen mit einer einfachen Liste. Projektname, Verantwortung und Sponsor – vielleicht eine kleine Beschreibung und ein grober Status. Während Sie es verwenden, denken Sie jedoch: "Wäre es nicht großartig, einen Abschnitt für wichtige Meilensteine hinzuzufügen?" Also werfen Sie ein oder zwei Spalten dafür ein. Dann erinnern Sie sich daran, dass Sie die Projekte und das gesamte Portfolio wahrscheinlich mit den wichtigsten strategischen Zielen in Verbindung bringen sollten. Daher fügen Sie einen weiteren Abschnitt für diese Idee hinzu. Budget? Finanzeffekt und ein paar KPIs? Ah... Ja, Stage Gates. Noch eine Spalte, und noch eine. So weit, so gut – das sollte doch alles abdecken, oder?
Aber ehe man sich versieht, bringen auch Ihre Kollegen und andere Stakeholder ihre Ideen und Anforderungen ein. Ihre einfache Projektportfolioliste hat sich in ein sehr spezielles Projektportfolio-Management-System mit Budgetprognosen, Trendanalysen und Makros verwandelt und kann zufällig auch Ihre nächste Einkaufsliste für das heimische Abendessen im Handumdrehen bestimmen. Natürlich hat das geschaffene Monster ein eigenes Benutzerhandbuch und beschäftigt im schlimmsten Fall eine eigene IT-Abteilung zur Unterhaltung. Und das alles nur wegen dieser unschuldigen "kleinen" Ergänzungen, die damals wie gute Ideen erschienen. Die Liste ist außer Kontrolle, zahlreiche Versionen schwirren in Ihrem Unternehmen herum und es ist ebenso schwierig sie aktuell wie am Leben zu erhalten.
Sie haben genug. Sie möchten auf eine PPM-Lösung migrieren. Also machen Sie sich an die Arbeit und versuchen, eine passende Lösung für das Problem zu finden. Aber leider müssen Sie folgendes feststellen: Wenn Sie den Excelweg eingeschlagen haben und Opfer des Scope Creep in Kombination mit dem Special Snowflake Syndrome sind, ist es im Grunde unmöglich, eine PPM-Lösung zu finden, die Ihr Tabellenkalkulationsmonster von Haus aus perfekt nachahmt.
Maßgeschneiderte vs. Out-of-the-Box-Lösungen
Um bei dem hypothetischen Gedankenexperiment von oben zu bleiben, ist es nun an der Zeit, zu entscheiden, welchen Weg man einschlagen möchte.
Customization: Zum einen können Sie versuchen, einen PPM-Softwareanbieter zu finden, der bereit ist, die Lösung an Ihre Bedürfnisse anzupassen. Während Sie wahrscheinlich das meiste von dem bekommen, was Sie wollen, ist es kostspielig und zeitaufwändig.
Out-Of-The-Box-Solution: Alternativ können Sie eine Software verwenden, die den Großteil dessen, was Sie benötigen, sofort bietet und daher schnell und einfach einzurichten ist. Allerdings müssen Sie dann damit leben, dass die Lösung und Ihr bisheriger PPM-Ansatz nicht zwingend 100% deckungsgleich sind.
Es gibt jetzt richtig oder falsch. In den meisten Fällen - sicher 80% oder mehr - empfehlen wir jedoch, sich für die Out-of-the-Box-Lösung zu entscheiden. Klar, mit Falcon bieten wir genau das. Aber das ist kein Marketing-Gag. Denn in den meisten Fällen kann das Unternehmen von der Implementierung von Best Practices profitieren, die von Out-the-Box-Lösungen bereitgestellt werden. Es kann sich sehr lohnen, von den eigenen Marotten abzulassen und sich eher an die Software anzupassen als andersrum.
Dies gilt insbesondere dann, wenn das Projektportfoliomanagement für die Organisation relativ neu ist oder wenn das Project Management Office (PMO) bisher nur für eine Teilmenge von Projekten verantwortlich ist, aber darauf abzielt, seine Wirkung auf die gesamte Organisation auszuweiten. In diesen Fällen bieten Out-of-the-Box-Lösungen die Schnelligkeit und die Best Practices, die erforderlich sind, um schnell Fuß zu fassen.
Fazit?
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Excel zwar in der Vergangenheit als wertvolles Werkzeug für PPM gedient hat, aber aufgrund seiner Einschränkungen und Risiken zunehmend ungeeignet für die Verwaltung komplexer Projektportfolios im heutigen dynamischen Geschäftsumfeld ist. Durch den Einsatz von schlanken und schnell einsatzfähigen PPM-Softwarelösungen wie Falcon und einen strukturierten Migrationsansatz können Unternehmen ihre Projektmanagementprozesse optimieren und den Erfolg ihrer Initiativen steigern.
Sie möchten weg von Excel und hin zur einer PPM Software?
In diesem Fall ist Falcon genau die passende und effiziente PPM-Softwarelösung für Ihre Bedürfnisse! Wir würden uns freuen, Ihnen in einem persönlichen Gespräch zu erzählen, wie Falcon Sie und Ihr gesamtes PMO in Ihrem individuellen Case unterstützen kann.
