Viele Unternehmen starten ihr Projektportfoliomanagement (PPM) im "Excel-Chaos": unzählige Listen, verstreute Prioritäten, fehlende Transparenz. Kein Wunder – der Übergang zu einem strukturierten PPM wirkt oft kompliziert und aufwändig. Doch genau hier setzen wir an: Mit einem klaren 5-Schritte-Plan gelingt Ihnen der Einstieg überraschend einfach und praxisnah.
Für wen ist dieser Leitfaden gedacht?
✔ PMOs in der Aufbauphase
✔ Transformationsteams
✔ Programmmanger
✔ und alle anderen, die Transparenz und Steuerbarkeit für das Projektportfolio schaffen wollen
Schritt 1: Ziele und Prioritäten klären
Bevor Sie Projekte sammeln, definieren Sie klar: Was wollen wir überhaupt erreichen?
Typische Oberziele:
- Umsatz steigern
- Prozesse digitalisieren
- Risiken reduzieren
- Liquidität schaffen
Tipp: Leiten Sie daraus konkrete Bewertungskriterien für Projekte ab – so wird später klar, was wirklich ins Portfolio gehört.
Schritt 2: Projekte und Initiativen erfassen
Jetzt wird gesammelt: Listen Sie alle aktuellen und geplanten Projekte. Achten Sie darauf, auch kleinere Initiativen und interne Vorhaben aufzunehmen.
Checkliste für jede Initiative:
- Name und kurze Beschreibung
- Verantwortliche Person
- Geschätzter Aufwand (Zeit/Budget)
- Erwarteter Nutzen
Schritt 3: Projekte kategorisieren
Bringen Sie Ordnung ins Chaos: Ordnen Sie die Projekte ersten Kategorien zu, z.B.:
- Wachstum vs. Effizienz vs. Risikomanagement
- Pflichtprojekte vs. Wahlprojekte
Warum? Diese Zuordnung hilft später, Portfolioentscheidungen nachvollziehbar und strategisch zu treffen.
Schritt 4: Bewertungslogik einführen
Jetzt geht es ans Eingemachte: Entwickeln Sie ein einfaches Scoring-Modell, um Projekte objektiv zu bewerten. Beispiel:
- Strategische Relevanz (1–5 Punkte)
- Wirtschaftlicher Nutzen (1–5 Punkte)
- Risiko/Komplexität (1–5 Punkte, invers)
Formel: Projektwert = (Strategie + Nutzen) − Risiko
Tipp: Dieser Schritt kann mühsam sein... wenn Sie merken, dass es mit dem Zuordnen der Werte schwierig wird, machen Sie es lieber grob als es komplett zu lassen.
Schritt 5: Entscheidungen treffen und Portfolio etablieren
Basierend auf Bewertung und Kategorien treffen Sie erste Portfolioentscheidungen:
- Was startet?
- Was pausiert?
- Was wird eingestellt?
Wichtig: Binden Sie Stakeholder frühzeitig ein und dokumentieren Sie Entscheidungen transparent.
Ein kleiner Extra-Schritt:
Machen Sie diese kleine Übung regelmässig - z.B. alle 6 Monate oder jedes Quartal. Denn Prioritäten ändern sich schnell.
Damit schaffen Sie die Grundlage für ein skalierbares, zukunftsfähiges Projektportfoliomanagement – und beenden das Excel-Chaos ein für alle Mal.
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Diese kostenlose Checkliste erleichtert Ihre Planung und dient als Starthilfe.
Fazit
Mit einem klar strukturierten Vorgehen schaffen Sie es, aus unstrukturierten Projektlisten ein belastbares, strategisch ausgerichtetes Portfolio zu entwickeln. Und genau dabei unterstützt Nordantech – mit praktischen Tools und der richtigen Portion Struktur.
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