Viele Unternehmen starten ihr Projektportfoliomanagement (PPM) im "Excel-Chaos": unzählige Listen, verstreute Prioritäten, fehlende Transparenz. Kein Wunder – der Übergang zu einem strukturierten PPM wirkt oft kompliziert und aufwändig. Doch genau hier setzen wir an: Mit einem klaren 5-Schritte-Plan gelingt Ihnen der Einstieg überraschend einfach und praxisnah.
Für wen ist dieser Leitfaden gedacht?
✔ PMOs in der Aufbauphase
✔ Transformationsteams
✔ Programmmanger
✔ und alle anderen, die Transparenz und Steuerbarkeit für das Projektportfolio schaffen wollen
Schritt 1: Ziele und Prioritäten klären
Bevor Sie Projekte sammeln, definieren Sie klar: Was wollen wir überhaupt erreichen?
Typische Oberziele:
- Umsatz steigern
- Prozesse digitalisieren
- Risiken reduzieren
- Liquidität schaffen
Tipp: Leiten Sie daraus konkrete Bewertungskriterien für Projekte ab – so wird später klar, was wirklich ins Portfolio gehört.
Schritt 2: Projekte und Initiativen erfassen
Jetzt wird gesammelt: Listen Sie alle aktuellen und geplanten Projekte. Achten Sie darauf, auch kleinere Initiativen und interne Vorhaben aufzunehmen.
Checkliste für jede Initiative:
- Name und kurze Beschreibung
- Verantwortliche Person
- Geschätzter Aufwand (Zeit/Budget)
- Erwarteter Nutzen
Schritt 3: Projekte kategorisieren
Bringen Sie Ordnung ins Chaos: Ordnen Sie die Projekte ersten Kategorien zu, z.B.:
- Wachstum vs. Effizienz vs. Risikomanagement
- Pflichtprojekte vs. Wahlprojekte
Warum? Diese Zuordnung hilft später, Portfolioentscheidungen nachvollziehbar und strategisch zu treffen.
Schritt 4: Bewertungslogik einführen
Jetzt geht es ans Eingemachte: Entwickeln Sie ein einfaches Scoring-Modell, um Projekte objektiv zu bewerten. Beispiel:
- Strategische Relevanz (1–5 Punkte)
- Wirtschaftlicher Nutzen (1–5 Punkte)
- Risiko/Komplexität (1–5 Punkte, invers)
Formel: Projektwert = (Strategie + Nutzen) − Risiko
Tipp: Dieser Schritt kann mühsam sein... wenn Sie merken, dass es mit dem Zuordnen der Werte schwierig wird, machen Sie es lieber grob als es komplett zu lassen.
Schritt 5: Entscheidungen treffen und Portfolio etablieren
Basierend auf Bewertung und Kategorien treffen Sie erste Portfolioentscheidungen:
- Was startet?
- Was pausiert?
- Was wird eingestellt?
Wichtig: Binden Sie Stakeholder frühzeitig ein und dokumentieren Sie Entscheidungen transparent.
Ein kleiner Extra-Schritt:
Machen Sie diese kleine Übung regelmässig - z.B. alle 6 Monate oder jedes Quartal. Denn Prioritäten ändern sich schnell.
Damit schaffen Sie die Grundlage für ein skalierbares, zukunftsfähiges Projektportfoliomanagement – und beenden das Excel-Chaos ein für alle Mal.
Fazit
Mit einem klar strukturierten Vorgehen schaffen Sie es, aus unstrukturierten Projektlisten ein belastbares, strategisch ausgerichtetes Portfolio zu entwickeln. Und genau dabei unterstützt Nordantech – mit praktischen Tools und der richtigen Portion Struktur.
Neugierig, wie Sie Ihr PPM noch schneller professionalisieren? Kontaktieren Sie uns – wir zeigen Ihnen, wie einfach der Einstieg sein kann.
