Was macht eine gute und schlanke Projektportfoliomanagement-Software aus?

In diesem Artikel gehen wir auf die wichtigsten Aspekte bei der Auswahl und Implementierung von Software-as-a-Service (SaaS)-Lösungen für Ihr PPM ein, die es den Mitgliedern des PMOs ermöglichen, fundierte Entscheidungen zu treffen und ihre Projekte langfristig zu Effizienz und Spitzenleistungen zu führen.

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Intro

In der dynamischen Landschaft des Projektportfoliomanagements (PPM) zu bestehen, erfordert mehr als nur effektive Planung; es erfordert eine robuste und gleichermaßen schlanke PPM-Softwarelösung. Dabei spielen die Mitglieder des Project Management Office (PMO) eine entscheidende Rolle für den Erfolg des Unternehmens im Bereich PPM.

Wenn möglich, nutzen Sie PPM/ SaaS Lösungen für Ihre Projektportfolio!

Bevor Sie durch diesen Artikel in die Welt der SaaS-Lösungen eintauchen, sollten Sie unbedingt ein klares Verständnis von Projektportfoliomanagement haben. Bei PPM geht es nicht nur um die Verwaltung einzelner Projekte, sondern auch um die strategische Ausrichtung und Priorisierung von Projekten zur Erreichung der strategischen Unternehmensziele. Effektives PPM verbessert die Entscheidungsprozesse, die Ressourcenzuweisung und den gesamten Projektportfolioerfolg.

Traditionelle On-Premise-Lösungen werden zunehmend durch die Flexibilität und Skalierbarkeit von SaaS-Lösungen ersetzt. SaaS-PPM-Tools bieten PMO Mitgliedern den Vorteil der Zugänglichkeit, der Echtzeit-Zusammenarbeit und nahtlosen Aktualisierungen. Da in vielen Unternehmen die Nachfrage nach Remote-Arbeit zunimmt, passt die Cloud-basierte Natur von SaaS perfekt zu den sich entwickelnden Anforderungen des modernen Projektmanagements. Außerdem sind SaaS Lösungen oft viel einfacher einzurichten und zu implementieren als On-Premise-Lösungen und bieten somit schneller Nutzen. Dieser Aspekt ist absolut wesentlich. Insbesondere dann, wenn Sie am Beginn der PPM-Reise stehen.

Diese Funktionen sollte eine geeignete PPM-Software mitbringen:

Bei der Auswahl eines PPM-Tools für Ihr Unternehmen ist es entscheidend, die Zielgruppe, in diesem Falle das PMO, stets im Hinterkopf zu behalten und bei allen Entscheidungen zu berücksichtigen. Dabei sollten mehrere Kriterien in Betracht gezogen werden:

Aggregation zum Projektportfolio:
PPM-Tools sollten die Planung, Verfolgung und Berichterstattung von mehreren Projekten mit komplexen Maßnahmen erleichtern, die gleichzeitig zu den strategischen Unternehmenszielen beitragen. Der Schwerpunkt liegt auf dem Projektportfolio Management und nicht auf dem Projektmanagement.

Drilldown-Fähigkeit:
Ein PPM-Tool sollte nicht nur einen Gesamtüberblick über das Projektportfolio bieten, sondern auch eine detaillierte Aufschlüsselung der einzelnen Portfoliokomponenten ermöglichen, um eine effektive Priorisierung zu erreichen.

Segmente und Cluster:
Komplexe Projektportfoliostrukturen sollten leicht darstellbar sein, z. B. durch Clustering-Maßnahmen auf der Grundlage von Wirkungsrichtung, Priorität, Organisationshierarchie oder anderen relevanten Aspekten zur bequemen Segmentierung des Portfolios

Budget- und Benefit Tracking:
Um die quantitativen Projektergebnisse im Projektportfoliomanagement zu planen und zu messen, sollte das Tool die Planung und das Tracking von (Finanz-)Effekten unterstützen und komplexe Berechnungsstrukturen vereinfachen.

Reporting und Analyse:
Wichtige Reports zu Ihrem Projektportfolio, insbesondere für Lenkungsausschüsse, sollten jederzeit mit nur wenigen Klicks in einem Schritt abrufbar sein. Echtzeit-Dashboards sind zwar großartig, aber die Führungsebene fragt oft nach klassischen PowerPoint-Folien für eine bessere Übersicht. Wenn das Tool also Berichte in PowerPoint exportieren kann, ist das ein großes Plus für Ihr Portfolio.

Erfahren Sie mehr zu den Vorteilen eines regelmäßigen Reportingzyklus!

Multi-User & Berechtigungskonzept:
Die Zusammenarbeit mit mehreren Teilnehmern ist für eine effektive Berichterstattung unerlässlich. Das Tool sollte eine klare Zuweisung von Verantwortlichkeiten innerhalb des Portfolios ermöglichen und individuelle Berechtigungseinstellungen gewährleisten.

Schnelle Einrichtung:
Insbesondere in gängigen Projektportfoliomanagement-Szenarien wie einer Transformation muss das Tool vom ersten Tag an einsatzbereit sein und einen Einrichtungsprozess bieten, der nicht übermäßig viel Zeit in Anspruch nimmt. Cloud-Lösungen sind in dieser Hinsicht von Vorteil, da sie im Vergleich zu On-Premise-Alternativen meist schnell einsatzbereit sind.

Statt Anpassung Konfiguration:
Oftmals werden im Projektportfoliomanagement einzelne Prozesse als etwas ganz Besonderes und Einzigartiges angesehen. Doch um die Wahrheit zu sagen: In der Regel sind sie es nicht. Dieses Phänomen wird oft als das "Special Snowflake Syndrom" bezeichnet. Wenn dies auftritt, ruft das bei den Nutzern oft individuelle Anpassungsbedürfnisse hervor, die nicht zwingend notwendig sind. Halten Sie Ihre Prozesslandschaft im Portfolio möglichst einfach und greifen Sie auf bewährte Best Practice Ansätze zurück. Doch klar, es gibt die Dinge, die sehr individuell sind. Am besten bietet die Software die notwendigen Konfigurationen so an, dass Sie sie selbst anpassen können (z.B. bei Phasen, Budgettypen, Tags usw.) und zwingt Sie nicht dazu, mitells oftmals teurer Entwicklerstunden Anpassungen vornehmen zu müssen.

Intuitives Design:
Da das Projektportfoliomanagement parallel zum Tagesgeschäft stattfindet, sollte Ihr Tool intuitiv gestaltet und aufgebaut sein, damit die Mitarbeiter vor allem in der Anfangsphase möglichst wenig Zeit für die Navigation aufwenden müssen und sich auf ihre operativen Aufgaben konzentrieren können. Darüber hinaus sollte die Software intuitiv sein, sodass die PMO Mitglieder nur ein Minimum an Schulungen brauchen, um zu navigieren und die Funktionen in Ihren Projekten effizient zu nutzen.

Integrationen:
Auch wenn dies nicht unmittelbar entscheidend für den Erfolg Ihrer Projekte ist, sollte ein gutes PPM-Tool Standardintegrationen bieten, z. B. an gängige Business Intelligence- und Reporting-Lösungen.

Worauf sollten Sie noch achten?

  1. Skalierbarkeit: Stellen Sie sicher, dass die von Ihnen gewählte SaaS-Lösung mit den wachsenden Anforderungen Ihres Unternehmens mithalten kann. Egal, ob Sie ein kleines PMO oder ein großes Unternehmen sind, das PPM-Tool sollte sich an den Umfang und die Komplexitätund bei dem Ihre und Ihrer Projekte anpassen.
  2. Datensicherheit und Compliance: Da über das Portfolio sensible Projektdaten verwaltet werden, ist für PMO Mitglieder Sicherheit eines der Kriterien mit höchster Priorität. Wählen Sie immer eine SaaS-Lösung, die die branchenüblichen Sicherheitsstandards und die für Ihr Unternehmen relevanten Compliance-Vorschriften einhält.

Ein Tool ist und bleibt ein Tool - der Schlüssel liegt im Management

Ein gutes Tool ist zwar ein Katalysator, aber nicht die alleinige Lösung für ein erfolgreiches Projektportfolio. Andere Erfolgsfaktoren, insbesondere das Transformationsmanagement, spielen eine wichtigere Rolle für die Erreichung Ihrer strategischen Ziele. Studien wie #SHIFTHAPPENS2023 zeigen, dass zu den häufigsten Herausforderungen in Transformationssituationen Widerstände im Team, schlechtes Veränderungsmanagement, mangelnde Einbindung der Führungsebene, unklare Ziele und unklare Prioritätensetzung gehören.

Ein erfolgreiches PMO kann diese Probleme in den jeweiligen Projekten angehen, indem es als Transformationsdienstleister fungiert, die Transformation durch aktives Management aufrechterhält und den relevanten Interessengruppen regelmäßig Bericht zu den Projekten erstattet. Die Einführung eines Tools bietet eine ideale Grundlage, um die notwendigen Strukturen zu schaffen und den Verwaltungsaufwand während der Umsetzung so gering wie möglich zu halten.

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