Wie lässt sich schlank und schnell ein PMO aufsetzen? Ein Leitfaden für Geschäftsführer & Co.

Dieser Artikel mit praktischem Leitfaden hat ein einfaches Ziel: Er soll Ihnen ohne viel Chichi möglichst rasch und sinnvoll dabei behilflich sein, ein PMO in Ihrem Unternehmen aufzusetzen. Neben dem Warum geht es insbesondere um das Wie. Los geht’s!

Suchen Sie nach umfassenderen Informationen über Projektportfoliomanagement?

Der Artikel "Projektportfoliomanagement - Einführung für alle Experten, Praktizierende, und Interessenten" bietet einen tiefgreifenden Einblick in das Thema.

Insbesondere in volatilen Zeiten, in denen agile Unternehmenslenkung gefordert ist, soll ein Project Management Office (PMO) dabei helfen, fortwährend sicherzustellen, dass alle Projekte - also das sog. Projektportfolio - wirklich auf die strategischen Ziele des Unternehmens einzahlen und sinnig priorisiert sind. Klingt natürlich erstmal gut. Allerdings auch ziemlich allgemein, zugegeben. Doch die Daten sprechen eine eindeutige Sprache: Effektives Projektportfolio-Management (PPM) ist der entscheidende Faktor, um in einer sich immer schneller verändernden Umgebung im Unternehmen erfolgreich zu sein. Mehr zu diesen Daten samt Auswertung finden Sie unter anderem hier: in der #SHIFTHAPPENS-Studienreihe.

Brauchen Sie auch ein PMO?

Wahrscheinlich würden Sie diesen Artikel nicht lesen, wenn Sie das nicht denken würden. Aber der Vollständigkeit halber sei gesagt: Es gibt deutliche Anzeichen dafür, dass ein PMO gut für Ihre Organisation sein könnte. Im Kern steht dabei die Anzahl der parallel laufenden Projekte und deren strategische Relevanz. Wird eine gewisse Grenze gerissen - und die ist für jedes Unternehmen individuell - ist das auffälligste Merkmal zunächst Mangel an Transparenz im Unternehmen. Wenn also Echtzeit-Einblicke in den Status und den Fortschritt verschiedener Projekte eine Herausforderung darstellen oder wenn nicht klar ist, welches Projekt mehr oder weniger auf die strategischen Ziele einzahlt, könnte ein PMO notwendig sein. Aber lassen Sie uns etwas praxisnäher rangehen.

  • Wie viele Projekte laufen derzeit in Ihrer Organisation?
  • Wie viel Budget ist jedem Projekt zugewiesen, und wie viel wurde bereits verwendet?
  • Welchen Gesamteffekt erreichen Sie mit allen Projekten aktuell und welche Projekte zahlen akut am meisten darauf ein?
  • Welche Projekte sind derzeit gefährdet, warum, und wie problematisch ist das für Ihre Gesamtstrategie?
  • Welche neuen Projekte stehen derzeit in der Pipeline, und welchen sollten Sie Priorität einräumen?
  • Und wenn es um neue Projekte geht, wer entscheidet, ob eine Idee gut genug ist, um ein Projekt zu werden, und nach welchem Standard?

Wenn Sie all diese Fragen leicht beantworten können, benötigen Sie möglicherweise kein PMO, um Sie mit Ihren projektbezogenen Aufgaben und Prozessen zu unterstützen... oder Sie haben es wahrscheinlich bereits. Wenn nicht, ist es vielleicht an der Zeit, über die Implementierung nachzudenken. Das Stichwort lautet Projektportfolio-Management (PPM) - und genau diese Aufgabe übernimmt das PMO.

PPM ist nicht PM

Immer wieder werden PPM (Projektportfoliomanagement) und Projektmanagement (PM) inhaltlich gleichgesetzt - und natürlich sind die beiden Themen eng miteinander verwandt. Aber bei PPM geht es wahrhaftig um mehr als nur ein Projekt - es geht um das gesamte Projektportfolio. Wenn Sie tiefer in die Unterschiede zwischen PPM und PM eintauchen wollen, können Sie das in unserem Artikel "Der Unterschied zwischen PPM und PM - ein Vergleich" nachlesen.

Welche Aufgaben übernimmt das Project Management Office (PMO)?

Grob gesagt fungiert ein PMO als zentrale Anlaufstelle für alle in einem Unternehmen laufenden Projekte. Es soll jederzeit den ganzheitlichen Überblick über laufende Projekte auf Portfolioebene gewährleisten - aber das ist nicht alles. Ein gutes PMO übernimmt eine beträchtliche Management Verantwortung und zahlreiche Aufgaben im Unternehmen.

Aufgaben, die ein gutes PMO übernehmen sollte

Strategische Ausrichtung:
Stellt sicher, dass alle Projekte mit den strategischen Zielen der Organisation übereinstimmen und zu deren Gesamtausrichtung beitragen. Das ist die absolute Kernaufgabe.

Project Portfolio Management (PPM):
Priorisiert und optimiert das Projektportfolio basierend auf strategischen Zielen und Ressourcenverfügbarkeit fortwährend so, dass die Ziele möglichst rasch erreicht werden.

Budgetmanagement:
Überwacht und verwaltet Projektbudgets, um sicherzustellen, dass finanzielle Ressourcen angemessen zugeordnet sind und Projekte innerhalb der Budgetbeschränkungen bleiben.

Effekte & Benefits
Überwacht und misst die Realisierung von Projekteffekten, um sicherzustellen, dass Projekte positiv zu den Zielen der Organisation beitragen.

Ressourcenmanagement:
Weist Ressourcen effizient zu und verwaltet diese, um Überauslastung oder Unterutilisierung im Unternehmen zu verhindern und eine optimale Projektperformance sicherzustellen.

Risikomanagement:
Bewertet und mindert Risiken in Projekten, um die Auswirkungen auf Projektergebnisse auf Portfolioebene sinnvoll zu minimieren.

Standardisiert Projektmanagementprozesse:
Etabliert standardisierte Projektmanagementmethoden und -prozesse in der gesamten Organisation.

Projektgovernance:
Stellt die sog. PPM Governance bereit und lebt sie so vor, dass alle Projekte den Organisationsrichtlinien, Standards und regulatorischen Anforderungen entsprechen.

Berichterstattung und Analytik:
Erstellt Berichte und Analysen, um Stakeholdern Einblicke in die Leistung, Meilensteine und Leistungskennzahlen (KPIs) der einzelnen Projekte und insbesondere des Portfolios zu bieten.

Stakeholder-Kommunikation:
Fördert effektive Kommunikation der Mitarbeiter zwischen Projektteams, Stakeholdern und Führungskräften und die dazugehörigen Prozesse, um Transparenz und Zusammenarbeit zu gewährleisten.

Qualitätssicherung:
Implementiert Qualitäts­sicherungsprozesse, um die Qualität der Projektergebnisse zu überwachen und zu verbessern.

Change Management:
Unterstützt bei Change-Management-Initiativen, indem es sicherstellt, dass Änderungen effektiv an Mitarbeiter kommuniziert, geplant und innerhalb der Projektrahmen umgesetzt werden.

Schulungen und Entwicklung:
Bietet Schulungs- und Entwicklungsprogramme für Projektmanager und Teams an.

Projektbewertung und Lessons Learned:
Führt Projektbewertungen bei Abschluss durch, erfasst gewonnene Erkenntnisse und stellt sicher, dass gewonnenes Knowhow barrierearm auch zukünftigen Projekten und Teams zur Verfügung steht.

Eskalation & Störungsmanagement:
Bildet das Organ und den Weg, um Projektschwierigkeiten zu eskalieren und trägt subsequent zur Lösung bei.

Klar, diese Liste ist ziemlich lang. Die gute Nachricht: Es ist nicht notwendig, dass das PMO von Anfang an alle Aufgaben der PPM Prozesse übernimmt. Es ist durchaus gängig, peu à peu in die lange Liste aller Aufgaben des PMOs hineinzuwachsen. Übrigens: In der PMO-Welt kratzen wir gerade am Thema der sog. PMO Maturity, oder auf der Reife / dem Reifegrad eines PMOs. Das ist ein Thema für sich und wenn Sie mögen, erfahren Sie in unserem Artikel "PMO Maturity: Ein Best Practice Leitfaden für Ihr Projekt-Portfoliomanagement" mehr. Doch für diesen gehen wir davon aus, dass Sie für die Einführung des PMOs zunächst den Weg des geringsten Widerstandes wählen wollen.

Implementierung eines PMOs – Ein stark kondensierter Schritt-für-Schritt-Leitfaden

  1. Stellen Sie das richtige Team zusammen
    Abhängig von der Größe Ihrer Organisation benötigen Sie möglicherweise ein kleineres oder größeres Team. Eines steht ziemlich sicher fest: Ein PMO ist selten die Aufgabe einer einzigen Person. In der Realität sehen wir in der Regel ein Team von mindestens zwei Personen. Aber Teams können auch schnell deutlich größer sein und mehr Mitarbeiter umfassen. Unabhängig von der Größe sollte das PMO-Team gut mit der Strategie der Organisation vertraut sein, praktisches Wissen in Finanzen/Controlling und Projektmanagement haben und alle Funktionen der Organisation gut genug kennen, um mit Projektmanagern und -sponsoren halbwegs auf Augenhöhe zu sprechen. Wenn möglich, profitiert das Team von guter Vernetzung innerhalb der Organisation. Um die Verantwortlichkeiten klar zu halten, sollte eine einzige Person der PMO-Direktor / Leiter sein.

  2. Statten Sie das neue PMO mit einem passenden Mandat und Sanktionsmöglichkeiten aus
    Stellen Sie sicher, dass das PMO Durchschlagskraft im Unternehmen hat. Der einfachste Weg dazu besteht darin, das PMO direkt an Sie berichten zu lassen – und das regelmäßig einzufordern. Wenn möglich, machen Sie das auch im Organigramm klar, indem Sie das PMO als Stabsstelle unter der Geschäftsführung etablieren. Doch ein Organigramm ist schnell gezeichnet. Der schwierige Teil besteht darin, dass die angesprochene Berichterstattung tatsächlich erfolgt. Doch ist exakt dieser Aspekt das absolut entscheidende Kriterium. Ein quasi-religiöser Berichtszyklus – zum Beispiel ein monatlicher Bericht auf Ihrem Schreibtisch. Das ist so wichtig, dass es einen eigenen Punkt auf dieser Liste verdient hat...

  3. Richten Sie einen Lenkungsausschuss ein, planen Sie regelmäßige Meetings und lassen Sie diese durch das PMO vorbereiten
    Wieder zurück zur Berichterstattung. Ein wunderbarer Ort, um die bunten Berichte zu besprechen, ist ein sog. Lenkungsausschuss. Er sollte aus der Geschäftsführung/Ihnen, dem PMO und allen relevanten Projektmanagern/Sponsoren – und oft auch dem CFO – bestehen. Lassen Sie das Gremium regelmäßig zusammenkommen. Monatlich ist oft sinnvoll – obwohl Sie vielleicht zu Beginn sogar zweimal pro Monat tagen sollten. Das PMO sollte das Treffen vorbereiten und einen Bericht über das Projektportfolio vorlegen. Dies sollte es Ihnen ermöglichen, einen Eindruck von der Gesundheit des Gesamtportfolios zu bekommen und somit die Grundlage für Portfolioentscheidungen und folgende Prozesse zu bilden. Auch große Projektportfolios sollten binnen 90-120 Minuten bedienbar sein.

  4. Halten Sie ein All-Hands-/Kickoff-Meeting ab und stellen Sie das neue Organ vor
    Damit jeder Mitarbeiter im Unternehmen über das neue PMO Bescheid weiß, hat es sich bewährt, ein All-Hands-/Kickoff-Meeting abzuhalten. Informieren Sie die gesamte Organisation (oder zumindest den relevanten Teil) über die neue Rolle, die das PMO übernimmt. Wenn möglich, lassen Sie das PMO seine Governance präsentieren. Letzteres ist einen eigenen Artikel wert (und glücklicherweise haben wir "Effektive Projekt Portfolio Governance: Definition und Leitfaden für PMOs" für Sie).

Effektive Projekt Portfolio Governance: Definition und Leitfaden für PMOs

  1. Lassen Sie Ihr PMO an PMO-Schulungen und Zertifizierungen teilnehmen
    Wenn Ihr PMO unerfahren ist, können Schulungen Wunder wirken. Achten Sie nur darauf, dass Sie tatsächlich eine PMO-Schulung und keine Trainings im Projektmanagement auswählen. Dies sind zwei sehr unterschiedliche Dinge und nur eine PMO-Schulung kann in diesem Falle Nutzen bringen.

  2. Rüsten Sie Ihr PMO mit geeigneter Software aus
    Der gesamte Zweck eines PMOs besteht darin, zu jedem Zeitpunkt einen klaren Überblick über alle laufenden Projekte zu haben und Projektmanagern sowie Sponsoren eine einfache Möglichkeit zu bieten, das PMO auf dem Laufenden zu halten. Wenn Sie darüber nachdenken, dass Excel & Powerpoint für diese Aufgabe geeignet sein könnte, empfehlen wir dringend, über die in Konflikt stehenden Kopien auf Ihrem Desktop oder anderswo nachzudenken. Aber im Ernst: das kann funktionieren - doch schon bei kleinen Portfolios lohnt sich eine Software meist sehr schnell für ein Unternehmen.

Denken Sie bei der Implementierung eines PMO auch an den Nutzen einer Software!

PPM-Software spielt eine entscheidende Rolle bei der Verbesserung der Effizienz, Transparenz und allgemeinen Effektivität bei der Verwaltung eines Portfolios von Projekten innerhalb einer Organisation. Hier sind wichtige Aspekte der Rolle, die PPM-Software typischerweise spielt:

  1. Zentrales Datenmanagement:
    PPM-Software fungiert als zentrales Repository für projektbezogene Daten. Sie ermöglicht die Speicherung von Projektinformationen, Zeitplänen, Budgets, Effekten und anderen wichtigen Informationen an einem zugänglichen Ort.

  2. Echtzeit-Transparenz:
    PPM-Software bietet Echtzeiteinblicke in den Status und Fortschritt einzelner Projekte sowie des gesamten Projektportfolios. Dies stellt sicher, dass Stakeholder, einschließlich Führungskräften und Projektmanagern, stets aktuelle Informationen für Entscheidungen haben.

  3. Ressourcenmanagement:
    PPM-Tools erleichtern effizientes Ressourcenmanagement, indem sie Einblicke in die Verfügbarkeit und Zuweisung von Ressourcen bieten. Dies hilft Organisationen, die Ressourcennutzung zu optimieren und Engpässe oder Überallokation zu vermeiden.

  4. Strategische Ausrichtung:
    PPM-Software unterstützt die Ausrichtung von Projekten auf die strategischen Ziele der Organisation. Sie ermöglicht Führungskräften, Projekte zu priorisieren, die am meisten zu den übergeordneten Geschäftszielen beitragen, um eine strategische Ausrichtung und Maximierung des ROI zu gewährleisten.

  5. Risikomanagement:
    PPM-Tools beinhalten oft Funktionen für das Risikomanagement. Sie helfen dabei, Risiken im gesamten Projektportfolio zu identifizieren, zu bewerten und zu mitigieren, damit Organisationen potenzielle Probleme proaktiv angehen können, bevor sie sich auf Projektportfolio Ergebnisse auswirken.

  6. Portfolioanalyse:
    PPM-Software ermöglicht eine eingehende Portfolioanalyse. Sie ermöglicht es Führungskräften, die Leistung des gesamten Projektportfolios im Unternehmen zu bewerten, Trends zu identifizieren und fundierte Entscheidungen zu Ressourcenzuweisung, Projektpriorisierung und strategischen Anpassungen zu treffen.

  7. Zusammenarbeit und Kommunikation:
    PPM-Tools verfügen oft über Collaboration-Aspekte für zentrale Berichterstattung, die eine bessere Kommunikation zwischen Projektteams und Stakeholdern fördern. Dies fördert Transparenz und stellt sicher, dass alle am Projekt beteiligten Mitarbeiter auf dem gleichen Stand sind.

  8. Berichterstattung und Analytik:
    PPM-Software bietet sinnvolle Berichte und Analysen, die Einblicke in wichtige Leistungskennzahlen (KPIs), Projektleistung und die Gesamtleistung des Portfolios bieten. Dieser datengesteuerte Ansatz ermöglicht es Führungskräften, fundierte Entscheidungen zu treffen.

  9. Projektlebenszyklusmanagement:
    PPM-Tools unterstützen den gesamten Projektlebenszyklus, von der Initiierung bis zum Abschluss. Sie helfen bei der einheitlichen Definition von Projektzielen, der Planung, Durchführung, Überwachung und Evaluation, indem sie einen umfassenden Rahmen für das Projektportfoliomanagement bieten.

  10. Anpassungsfähigkeit und Skalierbarkeit:
    PPM-Software ist darauf ausgelegt, anpassungsfähig und skalierbar zu sein und sich den sich ändernden Bedürfnissen von Organisationen nicht entgegenzustellen - zum Beispiel, wenn sie wachsen oder sich Projektportfolios entwickeln. Diese Flexibilität gewährleistet die Langlebigkeit und Relevanz des Tools.

  11. Schlank und schnell im Setup
    Gute PPM-Software macht das alles mit einem minimalen Set an Funktionen und einer echten Konzentration auf das Wesentliche. Denn PPM zu etablieren ist bereits schwer genug - da muss es mit der Software schnell und einfach gehen.

Weitere Informationen dazu, was eine gute PPM-Software ausmacht, finden Sie in unserem Artikel "Was macht eine gute und schlanke Projektportfoliomanagement-Software aus?".

Messen Sie den PMO Impact

Ja, die Einrichtung eines PMO erfordert Zeit und Geld. Aber in den meisten Fällen gleicht ein gutes PMO dies schnell und problemlos aus und es ist schnell ein Nutzen erkennbar. Um herauszufinden, ob das auch für Sie der Fall ist, sollten Sie in Erwägung ziehen, den Erfolg des PMO zu messen. Dies beinhaltet in der Regel einen vielschichtigen Ansatz, der die Projektumsetzung, Ressourcennutzung, strategische Ausrichtung, Risikomanagement und die Zufriedenheit der Stakeholder berücksichtigt. Denn ein erfolgreiches PMO verbessert nicht nur die Projektergebnisse, sondern transformiert auch die Unternehmenskultur und etabliert sich als Eckpfeiler der Exzellenz im Portfolio-Management von Projekten. Der breitere Einfluss auf die Kommunikation mit Stakeholdern, kulturelle Transformation, Skalierbarkeit und Anpassungsfähigkeit festigt weiter die Rolle des PMO als treibende Kraft für den organisatorischen Erfolg. Aber wie kann man das alles messen? Es gibt viele KPIs, aber in der Praxis sehen wir meist eine Kombination aus den nachstehenden Faktoren:

PMO-Erfolgskennzahlen

Projektumsetzungsleistung:
Bewerten Sie den Erfolg des PMO, indem Sie die Leistung der einzelnen Projekte in Betracht ziehen. Schlüsselkennzahlen sind pünktliche Lieferung, Einhaltung des Budgets und Erfüllung vordefinierter Erfolgskriterien.

Ressourcennutzung und Effizienz:
Erfolgreiche PMOs optimieren die Ressourcenzuweisung. Prüfen Sie, ob das PMO die Ressourcennutzung und Effizienz über Projekte hinweg verbessert hat, um eine Überallokation oder Unterutilisierung der Ressourcen zu verhindern.

Strategische Ausrichtung:
Messen Sie den Grad, in dem Projekte mit den strategischen Zielen des Unternehmens übereinstimmen. Ein erfolgreiches PMO stellt sicher, dass jedes Projekt zum Gesamtbild und den Zielen beiträgt.

Wirksamkeit des Risikomanagements:
Bewerten Sie, wie gut das PMO Risiken identifiziert, bewertet und mildert. Ein erfolgreiches PMO minimiert die Auswirkungen potenzieller Probleme und sorgt für einen reibungsloseren Projektablauf.

Zufriedenheit der Stakeholder:
Ermitteln Sie die Zufriedenheit der Stakeholder mit Projektergebnissen und Kommunikationsprozessen. Ein erfolgreiches PMO fördert eine verbesserte Zusammenarbeit und Kommunikation zwischen Stakeholdern.

Conclusio

Durch die strategische Implementierung eines PMOs können Sie die Vorteile eines optimierten Portfoliomanagements heben und sicherstellen, dass jedes Projekt sinnvoll zum langfristigen Erfolg des Unternehmens beiträgt. Die Integration von PPM und eines PMOs in den Entscheidungsprozess verbessert strategische Investitionen und stellt sicher, dass sie mit den übergeordneten Geschäftszielen in Einklang stehen. Dabei ist für die erstmalige Implementation oft weniger mehr.

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