Die Nordantech Solutions GmbH ist Anbieter der PMO Software Falcon. Falcon ermöglicht es, den gesamten Lebenszyklus von komplexen Projektportfolios zu steuern. Mit zahlreichen nützlichen Funktionen ist Falcon eine großartige Option für Unternehmen, die ihre Projektportfolios auf das nächste Level bringen möchten. In diesem Artikel werden wir 5 Tricks für die optimale Nutzung von Falcon vorstellen.
Trick #1 Die Magie des Rechtsklicks
Bestimmt haben Sie in Falcon schon mal einen Rechtsklick auf ein Element im Projektbaum vorgenommen, um zum Beispiel eine neue Maßnahme hinzuzufügen. Aber wussten Sie, dass der Rechtsklick noch Einiges mehr auf Lager hat? Sie können ein einzelnes Element (z.B. eine Maßnahme) kopieren oder in ein anderes Paket verschieben. Sie können Maßnahmen in Pakete oder Aktivitäten verwandeln und andersherum. Und der Rechtsklick ermöglicht Ihnen, Teile des Projektbaums zu sperren, sodass diese nur noch für User mit Adminrecht zu bearbeiten oder zu pausieren sind. So können User weiter daran arbeiten, aber die Daten werden nicht weiter nach oben aggregiert.
Wie es funktioniert
Es braucht nur einen einzigen Klick - den Rechtsklick. Allerdings werden hierfür Admin-Rechte benötigt.
Was es bringt
Die Vorteile sind vielfältig - der Projektbaum bleibt flexibel, Sie sparen manuellen Aufwand und Sie können ausprobieren, wie sich die Daten des Gesamtprojektes ändern, wenn eine Maßnahme nicht so kommt wie geplant.
Trick #2 Einstellungen teilen
Wenn Sie den ersten Trick (Rechtsklick + Verschieben nach...) bereits ausprobiert haben, ist Ihnen vielleicht schon ein Sicherheitshinweis aufgekommen mit der Frage “Sind Sie sich wirklich sicher?” Dieser taucht immer dann auf, wenn Sie in Falcon versuchen, ein Element (z.B. eine Maßnahme) in ein anderes Paket bzw. Projekt innerhalb eines anderen Programms zu verschieben, welches nicht die gleichen Einstellungen hat wie das Programm, in dem sich die Maßnahme zuvor befunden hat. Hier erkennt Falcon ein Problem, denn stimmen beispielsweise die Effektstrukturen der Programme nicht überein, können zuvor eingegebene Daten nicht übernommen werden. Sie können sich das so vorstellen: Sie legen eine bestimmte Schablone (Effekt Struktur) auf eine Maßnahme und malen dort die Kästchen aus (Eingabe von Effekten). Wenn Sie nun eine andere Schablone auf die Maßnahme legen, können die ausgemalten Kästchen nicht mehr erkannt werden - die Effekte werden gelöscht. Nun aber zum eigentlichen Trick: Sie können über Programme bzw. Projekte hinweg die Einstellungen hinsichtlich Budgetierung/Effektstruktur, Zeitplan und Projektphasen teilen. So können Elemente ganz einfach im Baum verschoben werden und Sie haben außerdem die Möglichkeit, Daten auch programmübergreifend zu analysieren.
Wie es funktioniert
Über den Verwaltungsbereich (nur für Admins zugänglich, Rechte-Management sollte vorher geklärt sein) wählen Sie den Tab “Programme” aus. Nun können Sie über das Dropdown-Menü die gewünschte Schablone auswählen und so einen Standard für Ihre Projekte schaffen. Doch Vorsicht: bereits eingegebene Effekt-Daten können ggf. verloren gehen.
Was es bringt
Flexibilität für den Projektbaum und die Möglichkeit, auch programmübergreifende Daten zu analysieren. Dies kann für das Project Management in Ihrem Unternehmen von entscheidendem Vorteil sein.
Sie benötigen Hilfe oder ausführlichen Customer Support?
Kein Problem! Bei Nordantech wird Customer Support groß geschrieben - wir bieten in unserem Unternehmen sogar mehr als Support - wir begleiten unsere Kunden auf dem Weg zum Customer Success. Bei Fragen zu Ihrer individuellen Falcon Nutzung steht Ihnen unser Customer Success Team gerne jederzeit zur Verfügung. Buchen Sie einfach hier einen Termin oder sehen Sie unser Customer Success Angebot ein. 
Trick #3 Tag Management - mehr als nur ein Label
Das Maßnahmenprofil in Falcon kennen Sie ja bereits. Doch nutzen Sie auch Tags in der Software? In dem dafür vorgesehene Feld des Profils können Sie Schlagworte, wie z.B. eine Priorisierung (“Prio 1”), eine Risikobewertung (“Risiko_hoch”) oder weitere strukturierende Begriffe wie die Lokation (“Italien”) vermerken. Durch diese Verschlagwortung können Maßnahmen einerseits gelabelt werden, sodass auf einen Blick erkennbar ist, worum es geht oder was wichtig ist. Andererseits haben Sie die Möglichkeit, Ihre Zeitpläne und Effekte nach diesen Tags zu aggregieren und so eine weitere Analysemöglichkeit in der Software zu schaffen. Unser Nordantech Team ist überzeugt, dass Tag Management einen super Benefit für Ihr Unternehmen darstellt.
Wie es funktioniert
Im Profil einer Maßnahme geben Sie den gewünschten Tag ein und speichern die Änderungen wie gewohnt. Ist ein Tag einmal angelegt, ist er über das Dropdown-Menü für andere Maßnahmen verfügbar und kann auch für diese ausgewählt werden. Übrigens, im Verwaltungsbereich finden Sie auch eine Übersicht aller Tags und können diese bei Bedarf zusammenführen. Das Tag Management liegt in der Verantwortung von Falcon Admins.
Was es bringt
Zum einen spezifizieren Sie eine Maßnahme durch den Tag, und zwar so, dass es auf den ersten Blick im Profil sofort erkennbar ist. Viel wichtiger aber: die Tags ermöglichen Ihnen Daten maßnahmenübergreifend, unabhängig von Ihrer Position im Baum, zu aggregieren.
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Trick #4 Alles auf einen Schlag: Eine Übersicht des Zeitplans
Sie möchten alle Aktivitäten Ihres Programms/Projekts auf einmal sehen?
Das ist in Falcon kein Problem. Auf jeder Ebene des Projektbaums können Sie den Zeitplan auswählen und bekommen so eine Übersicht der darunterliegenden Elemente.
Wie es funktioniert
Ganz einfach - Sie wählen in Falcon das gewünschte Programm oder Projekt im Baum aus und klicken dann auf den Zeitplan. Hier wählen Sie aus der Tabelle die Aktivitäten aus und schon sehen Sie alle auf einen Schlag. Außerdem können Sie die Zeilen und Spalten individuell sortieren und filtern. Klicken Sie dazu einfach in die gewünschte Spalte und wählen Sie über den kleinen Pfeil das Drop-Down-Menü an. Wenn Sie alle Sortierungen und Filter zurücksetzen wollen, können Sie das über das Burger-Menü, das immer oben links in der Software zu sehen ist.
Was es bringt
Sie können sich eine gute Übersicht verschaffen und beispielsweise alle noch offenen Aktivitäten mit roter Ampel auf einen Blick einsehen.
Trick #5 Plan = Ist & Ist = Plan
Vielleicht haben Sie sich alle Aktivitäten auf einen Schlag angeschaut und festgestellt, dass einige Aktivitäten nur auf der Plan/Ist Seite gepflegt sind und die andere Spalte jeweils leer ist. Oder Ihr Team hat neue Aktivitäten vorgeschlagen und bittet Sie nun, die Plan-Spalte, die für User mit Schreibrechten nicht zugänglich ist, zu pflegen. Nun jedes Datum einzeln einzutragen, würde Sie Stunden kosten - Zeit, die wertvoll anders eingesetzt werden kann. Daher gibt es in Falcon eine hilfreiche Funktion: “Werte übertragen”, die Ihnen ermöglicht, die bereits vorhandenen Werte der Ist-Spalte in den Plan oder andersherum einfach zu übertragen. Der Prozess funktioniert übrigens sowohl für Aktivitäten als auch für Effekte.
Wie es funktioniert
Klicken Sie mit der rechten Maustaste im Baum auf das Element, für das Sie die Werte vom Plan in Ist/Prognose (oder andersherum) übertragen wollen. Wählen Sie dann "Werte übertragen" und anschließend die gewünschte Variante aus dem Menü der Software aus. Möchten Sie bereits bestehende Werte überschreiben, müssen Sie den Haken bei der entsprechenden Option setzen und „Zustimmen“. Diese Funktion ist übrigens nur für User mit Adminrechten verfügbar.
Was es bringt
Der manuelle Aufwand, alle Aktivitäten einzeln zu pflegen, wird massiv verringert. Zudem kann das Team sich durch den Bottom-Up Prozess besser einbringen, indem es Aktivitäten vorschlägt, die dann auch in den Plan übernommen werden. Wir bei Nordantech sehen darin einen großen Benefit für Ihre Projekte.
Sie sind auf der Suche nach dem perfekten Tool? Entdecken Sie Falcon!
Falcon ist eine intelligente PPM Software, welche von uns, der Nordantech Solutions GmbH, entwickelt wurde und bereits seit einigen Jahren im Einsatz ist. Egal wie viele Initiativen, Maßnahmen oder Ideen Sie in Ihrem Projektportfolio verfolgen: Falcon hält alle zusammen und hilft Ihnen bei Planung, Messung und Berichterstattung auf Knopfdruck.