Haben Sie bereits einen konkreten Plan für das Change Management in Ihrem Unternehmen? Egal, ob Sie die Frage mit Ja oder Nein beantworten, wir geben Ihnen in diesem Artikel ein paar nützliche Tipps und Methoden an die Hand, mit denen Sie einen neuen soliden Change Prozess erarbeiten können. Helfen Sie Ihrem Team, die Veränderung Stück für Stück und ohne großen Widerstand zu adaptieren.
Es gibt viele Gründe, um direkt mit dem Change Management Prozess loszulegen
Unsere Umwelt, Märkte und Prozesse sind im ständigen Wandel. Ausgelöst wird dies z.B. durch technologische, politische oder soziale Veränderungen. Unternehmen sehen sich deswegen einem stetigen Druck ausgesetzt, auf Veränderungen zu reagieren, indem sie z.B. interne Prozesse anpassen oder gar Unternehmenstransformationen durchlaufen. Wir erklären Ihnen, mit welchen Methoden Sie einen erfolgreichen Change Management Prozess in Ihrem Unternehmen etablieren, wie Sie eine Unternehmenskultur etablieren, die Veränderung unterstützt und wie Sie Ihre Mitarbeiter von Anfang an miteinbeziehen.
Kein Change Management? Fangen Sie an!
Bevor wir erklären, wie Sie das Change Management in Ihrem Unternehmen angehen, betrachten wir erst einmal, warum Sie so schnell wie möglich damit starten sollen:
- In vielen Branchen gibt es in letzter Zeit massive Veränderungen. Um wettbewerbsfähig zu bleiben und den Anschluss nicht zu verlieren, müssen Sie jetzt reagieren.
- Neue Möglichkeiten und neue Methoden für die Organisation und die Geschäftsbereiche. Innovative Technologien und die Globalisierung eröffnen Ihnen viele Chancen, neue Märkte zu erschließen.
- Die nötigen Strukturen für ein erfolgreiches Change Management lassen sich nicht über Nacht etablieren. Wie alles, was gut werden soll, braucht es Zeit, fähige Mitarbeiter und eine innovative Unternehmenskultur mit einem deutlichen Ziel. Um jedoch langfristig erfolgreich zu sein, sind Veränderungen und Anpassungen unabdingbar.
Infobox: Change Management vs. Transformation?
Viele Menschen, die sich mit einem der beiden Begriffe beschäftigen, stellen sich früher oder später die Frage:
Inwiefern unterscheiden sich Change Management und Transformation und kann man die beiden Begriffe synonym verwenden?
Wir sind uns einig: Nein, denn es gibt klare Unterschiede: Transformation beinhaltet größere Veränderungen oder gar Neuausrichtungen von Unternehmen, die u.a. Faktoren wie das Geschäftsmodell (kein Autoverkauf, sondern Autovermietung) oder die Märkte (mehr in Richtung China, weg von Europa) betreffen. Darüber hinaus können diese Veränderungen auch generelle Prozesse, Strukturen oder die Unternehmenskultur betreffen. In den meisten Fällen sind die Veränderungen disruptiver Natur und betreffen das gesamte Unternehmen.
Die jeweiligen Unternehmen sehen nach der Transformation (manchmal grundlegend) anders aus als vorher und haben eine Art Metamorphose durchlaufen. Diese Veränderung ist nur in seltenen Fällen reversibel, da Transformationen in der Regel langfristig gedacht und angelegt werden.
Change Management beinhaltet hingegen das Begleiten der betroffenen Stakeholder (Mitarbeiter, aber z.B. auch Lieferanten und Kunden) im Verlauf einer größeren neuen Veränderung und kann damit Teil einer Transformation sein. Der Fokus liegt hier eher auf der erfolgreichen Umsetzung von Veränderungen innerhalb eines Unternehmens und darauf, wie Mitarbeiter am besten begleitet und unterstützt werden können. Die Beziehungs- und Interaktionsebene spielt demnach eine große Rolle, denn die Akzeptanz für Veränderung innerhalb des Unternehmens soll in nur kurzer Zeit erhöht werden. Es sind tendenziell eher einzelne Teams und Abteilungen betroffen. Ohne Change Management gestaltet sich die Umsetzung einer Transformation eher schwierig: Es sollte daher im Rahmen einer Transformation immer mitgedacht werden. Die strategische Vision des Unternehmens sollte immer klar kommuniziert werden, damit sie von allen Beteiligten verstanden und akzeptiert wird. Mithilfe von Change Management Maßnahmen können notwendige Anpassungen im Unternehmen realisiert werden, da es gezielt auf individuelle Bedürfnisse und Herausforderungen der Mitarbeiter eingeht. Der Begriff des Change Managements wurde besonders von John P. Kotter geprägt, der das bekannte 8-Stufen-Modell im Veränderungsmanagement entwickelte.
Change Prozess umsetzen in drei Phasen
Um uns dem Thema gleich mit Struktur zu nähern, schauen wir uns in diesem Artikel einen Change Prozess und seine Methoden einmal genauer an. Ein einfacher Change Prozess hat gemäß dem 3-Phasen Modell von Kurt Lewin drei grobe Phasen:
Phase 1: Analyse & Auftauen
In dieser Phase werden die Vorbereitungen für die Veränderungen getroffen und klare Ziele gesetzt. Die Phase wird auch als Auftauen bezeichnet, was sinnbildlich für die Personen steht, die sich mit der neuen Situation und den Veränderungen anfreunden müssen.
Phase 2: Umsetzung
In der zweiten Phase werden die Veränderungen durchgeführt. Das können z.B. neue Strategien oder Prozesse sein, die oft auch Wandel und Umstellungen für die Mitarbeiter bedeuten. Die Umsetzung wird von Projektmanagern begleitet, die für eine strukturierte Herangehensweise an das Projekt verantwortlich sind und in dieser Zeit als Ansprechpartner für das Team fungieren.
Phase 3: Aufrechterhaltung
Sind die gesetzten Ziele einmal erreicht, wird in der nächsten Phase sichergestellt, dass alle Änderungen auch beibehalten werden und sich alte Muster nicht wieder einschleichen. Aber auch die Ergebnisse müssen, mit Blick auf das Ziel, analysiert werden, um den Erfolg oder Misserfolg der Change-Maßnahmen nachvollziehen zu können.
Konkrete Maßnahmen für das Change Management
Jetzt kommen wir zum wichtigsten Teil. Sie fragen sich sicher, wie Sie starten können und mit Hilfe des Veränderungsmanagements einen nachhaltigen Change Prozess in Ihrem Unternehmen etablieren können. Gerne erläutern wir dies im Detail.
Sie müssen der Initiator sein
Der Anstoß für Veränderung kommt in der Regel aus der Unternehmensführung. Es ist die Aufgabe der Führung, sicherzustellen, dass das Unternehmen nachhaltig erfolgreich operieren kann. Der erste Schritt ist der Aufbau der nötigen Strukturen mit verbundenen Personalentscheidungen und ggfs. externer Beratung. Außerdem müssen zu Beginn sinnvolle Ziele sowie Zwischenziele festgelegt werden.
Mitarbeiter an Veränderung beteiligen
Nutzen Sie Ihre Mitarbeiter, um Probleme in der Organisation zu identifizieren und neue Chancen für die Geschäftsfelder zu erkennen. Dadurch steigen nicht nur die Ideen, sondern es wirkt sich auch positiv auf die Unternehmenskultur aus, da sich die Mitarbeiter am Wandel beteiligt fühlen. Nicht ohne Grund wurde die Unternehmens-Kultur in einer Umfrage von 2017 als einer der wichtigsten Faktoren für erfolgreiche Veränderungen angegeben. Ohne die Mitarbeit des gesamten Teams kann ein Change Projekt in den wenigsten Fällen gelingen.
Aktiv werden
Warten Sie nicht auf Vorschläge von den Mitarbeitern, sondern suchen Sie aktiv nach Verbesserungspotential. Fordern Sie von Ihren Teamleitern eine Analyse der Geschäftsbereiche und Prozesse mit Chancen und Risiken sowie bereits bestehender Probleme an. Sie können auch Ihre Mitarbeiter direkt befragen. Dadurch sind Sie nicht darauf angewiesen, dass Ideen kommuniziert werden und können Probleme erkennen, die nicht als solche eingestuft werden.
Team für die Durchführung aufstellen
Versuchen Sie nicht, die Veränderungen im Alleingang durchzusetzen. Es ist Ihre Aufgabe, die Fortschritte und den Wandel zu überwachen und das ganze Bild im Blick zu behalten. Bestimmen Sie deswegen Verantwortliche für die Umsetzung der Change Maßnahmen und verteilen Sie die Aufgaben sinnvoll. Nach einer zu Beginn festgelegten Zeit, wie z.B. vier Wochen, können Sie ein erstes Fazit in einem Team Meeting ziehen.
Nutzen Sie eine Software für die Umsetzung Ihrer Change Projekte
Benutzen Sie unbedingt eine PPM Software für die Umsetzung Ihrer Change Projekte. Sparen Sie nicht an der falschen Stelle. Sie können es sich nicht leisten, dass Projekte scheitern wegen mangelnder Organisation und Dokumentations-Chaos! Machen Sie nicht den Fehler Projektmanagement mit Excel zu versuchen. Excel kann vieles, aber kein Projektmanagement.
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